不明確な指示をなくし、快適なコンテンツ制作だ
DonDonウェブ社のマーケティング部では、社内のweb更新依頼者からの指示に曖昧な指示が多く、編集者が作業に支障をきたしていました。現行のワークフローでは不明瞭な依頼に修正を求める手段がなく、試行錯誤による手戻りなど生産性が低下していました。そこで、編集者が依頼を差し戻せるフローを追加し、明確な指示を受けた上で作業を進められるようにしました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：指示が不明確な依頼内容に困惑
DonDonウェブ社は50人規模のWebサイト制作会社です。そのマーケティング部では、Webページ、広告クリエイティブ、販促資料など日々Webコンテンツの更新を行っています。
社内の依頼者からのweb更新依頼には「デザインを良くしたい」「テキストを分かりやすく」など、抽象的な指示が含まれることが多く、編集者が内容を正しく解釈できず、作業が滞るケースが頻発していました。
現行のワークフローでは、不明瞭な依頼があっても編集者は直接修正を求める手段がなく、試行錯誤しながら対応するしかありませんでした。その結果、意図と異なる修正が発生し、生産性の低下を招いていました。
2. 解決策：依頼の差し戻しで明確な指示を確保
プロセスオーナーは、編集者が依頼を差し戻せるフローを追加しました。具体的には、依頼内容に不明瞭な点や誤解の可能性を発見した場合、依頼を差し戻して修正を求めることが可能になります。
これにより、編集者が適切な指示を受け、作業を進められるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
0. 依頼（Request）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1. 編集（Edit）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1a. 編集（Edit, 自発的な編集）
編集者が自発的に編集作業を開始。
1b. 編集（Edit, 依頼による編集）
依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。
2. レビュ（Review）
編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。
1x. 再編集（Re-edit）
レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。
After
ワークフロー図の詳細を見る
0. 依頼（Request）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
0x. 再依頼（Request）
編集者からの差し戻しについて対応する
1. 編集（Edit）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1a. 編集（Edit, 自発的な編集）
編集者が自発的に編集作業を開始。
1b. 編集（Edit, 依頼による編集）
依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。
2. レビュ（Review）
編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。
1x. 再編集（Re-edit）
レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。
案件の破棄
再依頼の必要がない場合に終了させ
ます
3. 効果
業務の円滑化
不明瞭な依頼を事前に修正できるため、編集者の迷いや行き違いが減少。
意図が明確になることで、作業のやり直しが減少し、効率的な更新が可能に。
作業効率の向上
適切な指示を受けた状態で作業を開始できるため、試行錯誤の時間を短縮できます。
依頼の修正回数が減り、編集者が本来の業務に集中できる時間が増加します。
チームの連携強化
誤解の少ない指示が増えることで、より質の高いコンテンツ制作が可能になります。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
4. その他の業務への応用
デザイン修正
クライアントからのフィードバックが曖昧な場合、デザイナーが直接確認を求められるようになり、認識のズレを防ぎながらスムーズな修正対応が可能になります。
システム開発
タスクの仕様が曖昧な場合、開発者が要件を明確にするために差し戻しを活用。結果として、開発途中の手戻りを削減し、よりスムーズな進行が実現できます。
