1. 課題：依頼内容の不備が分析できない
◯△×社のWebサイトはWordPress.comで構築されており、現在はマーケティング部が運用・管理を担当しています。マーケティング部では、ワークフローアプリを通じて他部署からの依頼を受け取り、記事の投稿を行っています。
しかし最近では、依頼に基づいて記事を作成する中で、「掲載されている商品情報が古い」「価格や仕様に誤りがある」といった内容の不備が発生するケースが見られるようになりました。これまでは、記事の公開前にマーケティング部が内容を確認し、不備があった場合には、特定の権限を持つメンバーがワークフローアプリ上で該当の依頼を削除することで対応していました。
ところが、依頼内容の不備は増加傾向にあり、どの部署からの依頼で多く発生しているのか、どのような内容に問題が集中しているのか、といった傾向を把握するのが難しくなっています。さらに、依頼を削除するとワークフローアプリ上から完全に消えてしまうため、過去の事例を検索・分析することができません。このように、データに基づいた改善策を講じることが難しい状態が続いており、同様の不備が繰り返されるリスクが高まっています。
2. 解決策：破棄される依頼の件名にキーワードを付与
この課題に対応するため、プロセスオーナーは草稿の校正後に「草稿をWPへ」と「草稿の破棄」の2つの選択肢を設定しました。「草稿の破棄」を選択すると、ワークフロー上で以下の処理が行われます。
- 依頼の件名に自動で “[Abandon]” が付与される
- 依頼は終了扱いになるが、履歴は記録される
例えば、「ブログ『2025年の新機能』の追加」という件名の場合、「[Abandon] ブログ『2025年の新機能』の追加」と表示され、検索時に簡単に絞り込めるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
草稿投入（社員のみ）
マーケティング部社員が作成した草稿が投入できます。
依頼原稿をバックアップ
他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。
校正
公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。
画像をWPへ
WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。
原稿をWPへ
WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。
微修正して公開
マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。
公開通知
記事の公開が部内共有されます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
草稿投入（社員のみ）
マーケティング部社員が作成した草稿が投入できます。
依頼原稿をバックアップ
他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。
校正
公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。
件名変更
件名に自動で “[Abandon]” が付与されます。
画像をWPへ
WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。
原稿をWPへ
WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。
微修正して公開
マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。
公開通知
記事の公開が部内共有されます。
3. 効果
依頼ミスの識別
件名に “[Abandon]” を付与することで、過去の依頼ミスをすぐに特定できます。
依頼履歴の検索性向上
削除した依頼も履歴が残るため、”[Abandon]” をキーワードにして検索し、過去の依頼を簡単に確認できます。
データ分析の促進
ミスの傾向を可視化し、問題が多い部署や依頼内容を分析しやすくなります。
4. その他の業務への応用
レビュー・承認フローの管理
商品情報の修正依頼や広告掲載の承認フローでも、誤った依頼を識別・記録し、再発防止につなげられます。
顧客対応履歴の管理
カスタマーサポート（CS）での誤対応を明示し、同じトラブルの再発を防ぎます。
発注・仕入れ管理の最適化
発注ミスの履歴を残すことで、仕入れルールの見直しや確認強化ができます。
プロジェクト管理の効率化
不要なタスクや誤った仕様変更を識別し、無駄な作業を削減できます。
