株主名簿記載事項証明書プロセスにおいて、名簿データから株主情報を抽出して証明書を自動生成。手作業の転記ミスを防ぎ、精度と信頼性を確保します。
1. 課題：株主名簿のコピー＆ぺーストミス
EsEs株式会社（未上場・株券不発行会社）は、株主に対して「株主名簿記載事項証明書」を発行しています。株主は、Webフォームを通じて証明書の発行を依頼します。依頼を受けた管理部の担当者は、文書作成ソフトを使って証明書を作成します。記載する情報は他の資料から手動でコピー＆ペーストしています。
しかし、手作業では氏名や住所、株式数の貼り間違いや記載漏れなどのミスが起こりやすくなります。内容に誤りがある証明書を発行してしまうと、株主から企業の事務処理体制に対する不信を招いたり、会社の信頼を損なうリスクが生じます。
2. 解決策：証明書作成（情報差し込み）の自動化
プロセスオーナーは、証明書発行フローを自動化し、手作業を大幅に削減しました。
具体的には、まず、社内に保存されている株主名簿データ（Google スプレッドシート）とWebフォームで受け取った依頼者の情報（メールアドレス）が照合されます。その後、名簿データにある株主情報の項目が自動で差し込まれた証明書PDFが生成されます。
Before
ワークフロー図詳細を見る
株主が公開Webフォームより請求
1.証明書作成送信
Email送信（または申請不受理の判断）
After
ワークフロー図詳細を見る
株主が公開Webフォームより請求
株主名簿ファイルから、TSVで株主一覧を取得
請求者のメールアドレスで株主情報をフィルタし特定
TSVでの請求者データの行数（何業目か）を取得
TSVから請求者の情報（株主名・株式数）を抽出
証明書PDFの生成
1.依頼受理の判断
Email送信（またはノイズとして処理）
3. 効果
ミスの大幅な減少
手作業の大幅な減少により、コピー＆ぺーストミスが発生するリスクが大幅に減少しました。結果として、証明書の正確性が高まりました。
作業時間の短縮
従来の手作業と比べて短時間で証明書を発行できるようになりました。
プロセスの透明性向上
証明書発行の依頼状況をリアルタイムで把握できるようになりました。
4. その他の業務への応用
給与明細発行
給与データに基づいて給与明細をPDFとして自動生成することが可能です。
請求書発行
売上データをもとに請求書をPDFで生成します。請求書は、クライアントに自動送信されます。
サポート部門の顧客対応記録
顧客とのやり取りを自動で文書化できます。報告書は、自動的に管理者へ送信されます。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
