証明書発行フローに電子署名工程を追加し、役員が手動署名可能に。署名未付与によりVCから改ざん懸念が生じ、信頼構築や資本提携に支障を来していた。
1. 課題：電子署名の未付与
EsEs 株式会社（未上場・株券不発行会社）では、株主に対して「株主名簿記載事項証明書」を発行しています。この業務は管理部が担当しており、管理部は株主名簿をもとに証明書PDFを作成し、送信しています。
現在、証明書には電子署名が付与されておらず、一部のベンチャーキャピタル（VC）からは「改ざんの可能性が否定できない」との指摘を受けることがあります。この際の対応は、手間の増加や不信感の原因となっており、VCとの資本提携において信頼構築の妨げとなる可能性があります。
2. 解決策：電子署名工程の追加
プロセスオーナーは、ワークフローに電子署名の工程を追加しました。具体的には、管理部による証明書のチェックが完了した後、役員が証明書に電子署名する工程を設けました。
これにより、担当役員が手動で電子署名を追加することが可能になり、VCが求める「電子署名付き証明書」を提供できるようになりました。
Before
ワークフロー図詳細を見る
- 株主が公開Webフォームより請求
- 証明書PDF生成
- 株主名簿をもとに、証明書PDF自動生成される
- 1. 依頼受理の判断
- 依頼内容に不備がないかを判断する
- 2.PDFダブルチェック
- 管理部の別メンバによってダブルチェックが実施される
- Email送信
After
ワークフロー図詳細を見る
- 株主が公開Webフォームより請求
- 証明書PDF生成
- 株主名簿をもとに、証明書PDF自動生成される
- 1. 依頼受理の判断
- 依頼内容に不備がないかを判断する
- 2.PDFダブルチェック
- 管理部の別メンバによってダブルチェックが実施される
- 3.PDF電子署名
- 役員によって電子署名が行われる
- Email送信
3. 効果
信頼性の向上
電子署名により証明書の真正性が担保され、投資家との信頼構築につながります。
顧客満足度の向上
電子署名付き証明書を発行することで、多様な顧客ニーズに対応でき、満足度が向上します。
業務効率の改善
署名工程の導入により発行フローが整備され、管理部の負荷を軽減します。
4. その他の業務への応用
EC企業の納品書対応
電子署名付き納品書の要望に対してスムーズに応える体制を構築できます。
学校の成績証明書発行
成績証明書に署名を付与することで、卒業生の申請手続きを円滑に進められます。
保険会社の請求処理
署名付きフローにより、請求処理の信頼性と効率を同時に高めることができます。
