消費増税対応(追加請求)もワークフローで!

請求書PDFの自動生成

消費増税対応(追加請求)もワークフローで!: とある SaaS ベンダ。2019年の増税によって「消費税の追加請求」が必要となった。よし、ならば。。。この特殊な請求書の生成や送信も、自動化してみようではないか。。。

1. 消費税の追加請求?

2019年10月、ついに消費税が “10%” になる。

ま、「社会保障の安定財源確保」のタメだ、、、シ・カ・タ・ナ・イ(←棒読み)。

で、、、SaaS ベンダの場合、「予定売上高」(前受金売上)について修正する必要がある。平たく言えば、年間契約に対して「消費税の追加請求」をしなければならない。たとえ “すでに入金済み” であっても、関係ない。。。(詳しくは法律 H25-41, H28-85, 86 あたりを参照されたい)

そこで “差額消費税” に関する請求書PDFが、(1)自動生成され、(2)自動送信される、そんなシステムを “開発” したい。当然ながら『Questetra BPM Suite』(SaaS BPMS)で組み上げたい。(←ほとばしる自社製品愛!?!)

[心の中の声] まぁ、オレ様ほどのモデリング技術があれば、どんな「ビジネスプロセス」でもチョチョイのチョイだ。ずっと改善し続ける「日常業務」だけでなく、ちょっとした「繰り返し作業フロー」だって、速攻で “ワークフロー・アプリ” (自動化されたシステム)を作れてしまうのだ。ガハハハハ。(←誰ヤネン)

業務プロセスを構成する工程の多くは「CSV/TSV の列編集」(エクセル作業的な処理) が中心となるだろう。掛け算する、並べ替える、接尾辞を付ける、数値列を総和する、あたりの “自動処理工程” を Addon しておけば、「大半の工程が自動化された業務プロセス」を組み上げられるハズだ。

TSV数値列の総和
数値列の総和
数値列の1.1倍
並べ替え

2. 請求システム完成

ワークフロー アプリができた。(←中略スミマセン)

業務プロセスの “インプット” は『予定されていた売上伝票』の入力にした。(「ワークフローのトリガー」とも言う)

消費税、追加請求プロセス

クエステトラ社の場合、成約時点で全ての『売上伝票』(按分予定分を含む)が Accounting SaaS(マネフォ会計)に投入されている。なので、全ての売上伝票から会社名(ウチの場合「補助科目名」)でフィルタし、TSVコピペ(セル範囲の選択コピー)すればよい。その入力によって、各社への請求プロセスが開始される。

#細かい話になるが、全ての伝票は Google Spreadsheet にバックアップされているので、そちらのデータを使って “2019年10月以降分” を抽出している。(MoneyForward はコピペしづらい)

プロセス図を一見すると「長大な業務プロセス」にも見える。確かに “自動処理工程”(グレーで表現)は想像以上に沢山ならんでいる。しかし “ヒューマン工程”(水色)はそれほど多くない。今風な Workflow Automation と言っても良い?! たしかに “ニワカジコミな仕組み” な感は否めないが、”次の増税” までは5年10年かかりそうだし、まぁコレくらいでイイだろう。。。

人間が処理するヒューマン工程は、具体的に以下のような処理が行われる。(大した作業ではない)

  1. 対象売上伝票のInput: 請求先企業ごとに「10月以降の売上伝票」(売上予定伝票/前受金売上伝票)を入力する。
  2. 生成PDF全般チェック: 自動生成された請求書PDFを確認する。(必要に応じて詳細データ部を2段組にする)
  3. 入金日請求日の確認: 担当営業の視点で入金日・請求日がデフォルト設定のままで良いか判断する。
  4. 入金確認: 請求した金額の銀行着金を確認する。

ちなみに、「どうしても郵送が必要」というクライアントには “要郵送” の属性が与えられている。そのフラグが立っているプロセスは、第3工程が完了し次第、『紙の請求書』が事務所プリンターから自動的に出てくるような仕組み(Google Cloud Print)になっている。(←あとは “窓付封筒”に入れるだけ)

別途、会計システム(MoneyForward クラウド会計)のため「修正伝票」(新しい売上伝票・赤伝・入金予定伝票)も自動的に生成される機能も搭載している。(入金予定伝票だけは “未実現” フラグを入れてインポートされる)

【会計知識ある方のための補足】  “年間契約” の売上高は、契約期間の各月に按分 (万一端数あれば初月に加算) され、各月1日付にて売上計上されている。当該売上伝票のCSVは、受注対応フローにて自動生成され、Google Spreadsheet に自動連携(自動追記)されている。(翌朝に “Money Forward にインポートすべき情報” が自動集約される) この場合、会計年度をまたぐ情報(次年度以降の売上)も必要となるため、(Money Forward ではなく)、Google Spreadsheet を参照せざるを得ない。

3. 請求システム運用

さてさて、全ての “年間契約” について、早い段階で第3工程「入金日請求日確認」が終了されなければならない。いろんなクライアントの事情を考えると「早いほうが良い」と思う。とりあえず「請求日」のデフォルト値は “2019年9月1日” に、「入金期限」のデフォルト値は “2019年10月31日” にしてみた。(進捗モニタリング、大事)

まぁ、色々なトラブル・問い合わせが発生するのだろう。

たとえば「請求金額が小さいケース」は “柔軟な対応” が必要だ。小規模ユーザの場合は「年契約の金額」も少額であり、契約期間によっては「新旧消費税の差額」が数百円となってしまうケースすらある。今のところ、「入金期限を次の請求書」とか、「次の契約の話を前倒しする」みたいなアイデアが考えられるが、、、うーむ、ナカナカに悩ましい。

つまり、担当営業氏にしてみれば、(or パートナー氏にしてみれば)、「そんな面倒な話をするくらいなら、オレがポケットから出すよ」なんてことにもなりかねない。うーむ、もっと良いコミュニケーションがあるような気もする。。。

ナンにせよ、まだまだ「暗中模索」といった感じだ。何かオモシロイコト(?)が起きれば、続報したい。

#ていうか、国の根幹制度(特に税制)は、もっとシンプルにして欲しいんだけどなぁ。。。

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