こんにちは、マーケティング部の林です。

突然ですが、残業が好きで好きでしょうがない、という人はあまりいませんよね?

それも「ムダな残業」なら、なおさらです。

私が以前勤めていた会社では、長時間の残業が常態化していました。上司の「チェック」や回覧した書類の戻りを待つためだけに夜まで会社に残るのは当たり前。いま思えばそのほとんどはムダな残業です。その会社では、安い基本給をカバーするために「残業のための残業をする」人も多く、なかには時間を潰すためにデスクでひたすら「亀」の折り紙を作りつづけている強者もいました(もちろん業務には関係ありません)。

これは極端な例ですが、「ブラック企業」や「過労死」が社会問題になったとはいえ、国内にはまだまだ「家に帰るのは深夜になるのが普通」という会社員が多いのも実情です。働く側も企業側も、できれば「残業はしたくない・させたくない」はずなのに…。

そこで今回は、「業務プロセスを改善することで残業を減らす方法」について、実例を交えながら解説します。上記の「亀」の例の彼だって、会社の業務が効率化されて給与アップにつながれば、こんな残業はしなくて済むのではないでしょうか。

ムダな残業を減らすための「最適化」とは?

業務を効率化してムダな残業を減らすためには、業務を最適化する必要があります。

「最適化」という言葉の意味合いは、使われるシーンによって変化しますが、「業務の最適化」「ビジネスプロセスの最適化」という風に使われる場合には、

  • 業務の流れや手順を見直し、改善していくこと

を指します。

下記は「できれば最適化したい業務」の一例です。

  1. 承認・申請や稟議に時間がかかる
  2. 過去の事例を参照するのが難しい
  3. 「二度手間」や「重複」など明らかにムダな作業がある
  4. 担当者以外その業務についてわからない
  5. 外部とのやり取りに手間がかかる

これらは業務上で多く見られる課題や問題ですね。

では、こうしたポイントをどうやって見直せばよいのでしょうか?

次の項では、業務を最適化して残業を減らすことに成功した実例をご紹介しましょう。

業務を最適化して残業を減らした実例
(株式会社一条工務店仙台の事例から)

注文住宅メーカーである株式会社一条工務店仙台では、現場監督の残業過多が問題になっていました。

FAX によるやり取りが大きな負担に

一般的に、注文住宅の「施工」においては、さまざまな種類の工事が外部の協力会社に委託されます。また、こうした協力会社への委託には、依頼・検査・支払といった多岐にわたる手続きが発生します。

同社の業務プロセスでは,、これらの手続きに伴う「報告・連絡・確認」の作業が FAX でおこなわれており、そのため下記のようなポイントで効率化が必要でした。

  • 書類作成の負担(現場監督)
  • FAX 送信の手間が大きい(現場監督・協力会社の双方)
  • FAX された書類を確認するためだけに事務所に戻る必要がある(現場監督)
  • FAX 送信モレの発生時における後追い確認の負担(現場監督・協力会社の双方)

さらに FAX によるやり取りは、現場監督の残業過多だけでなく、状況確認のしづらさから施工の遅れを招くこともありました。

業務を自動化・ペーパーレス化して「最適化」する

まず、このケースで業務を最適化するためには、何よりも FAX でおこなっていた業務をペーパーレス化することが先決です。そこで同社は Questetra BPM Suite を導入し、業務の自動化・ペーパーレス化に踏み切りました。

具体的には、Questetra BPM Suite に施工計画のデータを投入し、それに沿って依頼書や通知書といった書類の PDF ファイルが自動生成されるようにしました。これらのファイルは協力会社にメールで自動送信されるため、現場監督における「書類作成」や「外部とのやり取り」の負担は大幅に軽減されます。協力会社側も、メールに簡単なコメントをつけて返信するだけで工事終了報告や請求処理通知をおこなえるため、業務がよりスムーズに進行するようになりました。

また、Questetra BPM Suite が生成したファイルは、Google ドライブにも自動保存されます。そのため、現場監督は書類の内容をスマートフォンやタブレットで『現場にいながら』確認できるようになりました。もう「受信した FAX を確認するため」だけにオフィスに戻る必要はありません。

※事例の詳細はこちらをご覧ください。

「最適化」によって解決した課題

株式会社一条工務店仙台では、業務の最適化をおこなったことで、現場監督の残業を大幅に減らすことに成功しました。

お気づきの方も多いと思いますが、同社の事例には、

  • 外部とのやり取りの効率化
  • 記録の参照・進捗状況の把握を容易にする
  • 効率の悪い作業の改善

といった課題が含まれていました。これは冒頭に述べた「できれば最適化したい業務」にあてはまるものですね。同社が Questetra BPM Suite や Google ドライブを活用してこうした課題を解決したことはすでに述べたとおりです。

また、同社の事例には直接出てきませんでしたが、「承認・申請や稟議に時間がかかる」といった問題も、自動化・ペーパーレス化で紙の書類を排除し、「脱ハンコ」を実現すれば解決できます。特に、クラウド型の BPM ツールやワークフローシステムの場合、インターネット環境さえあれば、どこにいても業務を処理できることから、こうした申請・承認作業の大幅なスピード化が期待できます。

※申請・承認業務をペーパーレス化して、最適化に成功した事例はこちら

業務の最適化をサポートする Questetra BPM Suite

さて、上の事例でもご紹介した Questetra BPM Suite はクラウド型の BPM ツールです。

そもそも BPM ツールは、BPM(ビジネスプロセスマネジメント)の考え方に沿って業務を進行したり、改善したりするのをサポートするソフトウェアです。BPM は、PDCAサイクルを回しながら、業務プロセスを常に最適化しておくことを目的とした業務管理の考え方です。

※PDCA サイクルについてのブログはこちら

つまり、株式会社一条工務店仙台の事例で、業務の最適化に BPM ツールである Questetra BPM Suite が使用されたのは必然ともいえるでしょう。業務の最適化とは、業務プロセスにおける問題や課題を洗い出し、それらを改善していくことですが、この作業をおこなう上で BPM ツールが果たす役割は決して小さくありません。

たとえば Questetra BPM Suite では、パソコンの画面上で業務プロセス図を描き、その通りに自動で業務を進めることができます。さらに、業務に関するデータも蓄積されていくので、過去の事例を参照するのも容易です。こうした業務の可視化データ参照の利便性は、業務に潜む課題や問題を見極めやすくして、業務の最適化を強力にサポートします。

業務の最適化は、残業の削減など職場環境の改善に直接的に影響し、企業の業績向上にもつながっていきます。この機会に、ムダな残業を減らす業務最適化の第1歩を、無料お試しもできる Questetra BPM Suite で踏み出してみませんか?

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