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こんにちは！矢作です！

Google カレンダーをお使いでしょうか？私はプライベートでも、仕事でもバリバリと使っています。

今回は、Google カレンダーに予定が自動追加される仕組みを紹介します。予約受付後、日時が確定すると、その予定がカレンダーに追加されます。Google Meet の URL も自動取得されます。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では業務の流れ図（ワークフロー図）の描画を通じて、組織における業務遂行のためのシステムが構築されます。このシステムでは、人への業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング（例えば、営業部長が見積承認した後）に、何らかの自動処理が行われるアイテム（例えば、見積書ファイルがGoogleドライブにアップロードされる）を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

Google カレンダー(Calendar) 予定追加

Google カレンダーとは、チームでスケジュールを共有できる仕組みです。個人だけでなくグループのスケジュール、また会議室や備品の利用スケジュールも共有できます。Google ドライブや Google スプレッドシートなどと同様に、Google Workspace に含まれています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google カレンダーに関するものが用意されています。（v13.3.0）

• Google カレンダー: 予定追加
• Google カレンダー: 予定のカレンダー移動
• Google カレンダー: 予定削除

次節で作る仕組みでは「Google カレンダー: 予定追加」（太字）が使用されます。

予約受付後、予定がカレンダーに自動追加

次のような業務を自動化することを考えます。

• 製品デモの申込者は、予約フォームから希望の時間帯を入力する。このとき、予約可能な空き時間をカレンダーで確認できる。
• 製品デモの受付担当は、予約申込の内容を確認し、予約可能 or 予約不可 を判断する。
• “予約可能” の場合、受付担当は次の2つのカレンダーに確定した予定を追加。その後、予約受付メールを送信する。
  • 空き時間カレンダー: 申込者が空き時間を確認するためのもの。予約フォームから辿れる。
  • デモ予約カレンダー: 社内で予約状況を把握するためのもの。Google Meet の URLも取得される。
• “予約不可” の場合、受付担当は予約不可メールを送信する。

この業務の中には、自動化できるポイントがいくつかあります。

• 2つのカレンダーへの予定追加
• 2種類のメール送信

これらを自動化するものとした場合、受付担当が予約可能 or 予約不可を判断した後の部分が変わります。

• “予約可能” の場合、受付担当は確定した日時を入力する。
  • 空き時間カレンダーとデモ予約カレンダーに予定が追加される。Google Meet URL が挿入された予約受付メールが送信される。
• “予約不可” の場合、予約不可メールが送信される。

これらを実際に自動化していきます。まずは、このような処理の流れ図（ワークフロー図）を Questetra BPM Suite で作成します（次図）。

ワークフロー図の最も左の丸いアイテム（製品デモ予約フォーム）は、申込者が氏名、メールアドレス、希望日時を入力します。次の青い工程は受付担当が 予約可能 or 予約不可 を判断します。

後につながる 2 つのグレーの工程は「Google カレンダー: 予定追加」と呼ばれる自動化アイテムで、次のような処理がされます。

• デモ予約カレンダーに予定追加
  • デモ予約カレンダーに、申込者の氏名を含むタイトルの予定が追加されます。Google Meet の URL も取得されます。
• 空き時間カレンダーに予定追加
  • 空き時間カレンダーに、「予約済み」というタイトルの予定が追加されます。

email と書かれた 2 つの丸いアイテムでは、メールが自動送信されます。

「デモ予約カレンダー」と「空き時間カレンダー」は事前に作成しておきます。

カレンダーIDは、カレンダーの設定画面の “カレンダーの統合” セクションに書かれています（Google カレンダーの設定画面）。また、「空き時間カレンダー」は一般に公開するものですので、同じくカレンダーの設定画面にある “予定のアクセス権限” で “一般公開して誰でも利用できるようにする” にチェックを入れておきます。

製品デモの予約申込がされると、2つのカレンダーに予定が自動登録され、メールが自動送信されます。

まとめ

Google カレンダーに予定が自動登録される方法を紹介しました。

自動化する前には、受付担当者にとっては、

• 2つのカレンダーに登録する手間
• メールを送信する手間

が大きな負担になっていました。これが自動化により解消されますが、単に手間が減るだけではありません。

カレンダーに登録する予定の内容やメールの内容には、誤字、誤情報、表現のゆらぎなどが、手作業の場合はどうしても発生します。更に、カレンダーへの登録やメール送信について、遅れや忘れも発生してしまいます。このようなミスが減るというレベルではなく、ゼロになることも自動化の大きなメリットです。

今回の自動化に使用した、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Google カレンダーの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、Google カレンダーに予定を自動追加する仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

他にもたくさんの自動化が可能です。

今回はここまで！

こんにちは！矢作です！

Google スプレッドシートのデータを読み取り、会議に使う資料を作成する、メールで報告する、というような業務はよくあると思います。データを読み取り、そのデータを他の場所に転記する、という作業はできればなくしたいものです。

本記事では、そんな転記作業を自動化してしまう方法を紹介します。

システム内製化ツール Questetra BPM Suite

本記事で取り組む「業務の自動化」では、クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では、ワークフロー図の描画を通じて、業務システムが構築されます。ワークフロー図には、人に処理される工程、自動処理が行われる工程を配置することができます。これにより、人の処理が終了する（例：上司に承認される）と、続けて自動処理が行われる（例：電子メールが自動送信される）、という仕組みの構築が可能になります。

Questetra BPM Suite に用意されている自動処理が行われるアイテムには、文字変換、数値計算、メール送信などができるものに加え、Google Workspace、Box、Slack、kintone、等のクラウドサービスとのデータ連携を行えるものがあります。

これらの自動化アイテムを利用すると、APIやプログラミングの知識や経験がなくても「業務を自動化」できるようになります。

Google スプレッドシート(Google Sheets) セルの値取得

Google スプレッドシートとは、Web ブラウザで利用可能な表計算ソフトのことです。Google ドライブや Google カレンダーなどと同様に Google Workspace に含まれています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google スプレッドシートに関するものが用意されています。（v13.3.0）

• Google スプレッドシート: ファイル作成
• Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
• Google スプレッドシート: 行追加
• Google スプレッドシート: シート追加
• Google スプレッドシート: シートコピー
• Google スプレッドシート: シート削除
• Google スプレッドシート: 行更新
• Google スプレッドシート: 行取得

次節で作る仕組みでは、「Google スプレッドシート: 行取得」（太字）が使用されます。

スプレッドシートのデータが取得されメールで報告される仕組み

「自動化のススメ – Google スプレッドシートのセル更新」という記事では、承認された集計値（記事の中では “◯◯者数”）とその報告日が、自動的にスプレッドシートのセルに入力される仕組みを構築しました。

本記事では、セルに入力された値が読み取られ、メールで報告される仕組みを構築します。この仕組では、次のような処理が毎日17:00に行われます。

• 「報告日」が入力されたセルの値が読み取られる。
• 「◯◯者数」が入力されたセルの値が読み取られる。
• 「報告日」「◯◯者数」を含むメールが送信される。

このような処理の流れ図（ワークフロー図）を Questetra BPM Suite で作成します（次図）。

ワークフロー図の最も左の丸いアイテム（毎日 17:00）は、タイマーの役割を担当します。毎日17:00になると、この後ろに連なるアイテムが順番に処理されていきます。

2 つ並んだグレーの四角は、Google スプレッドシートを操作する「Google スプレッドシート: 行取得」というアイテムです。

• 報告日 取得
  • スプレッドシートのセル（B3）に入力されている「報告日」を取得する
• ◯◯者数 取得
  • スプレッドシートのセル（B2）に入力されている「◯◯者数」を取得する

email という文字が書かれた丸いアイテムでは、「報告日」「◯◯者数」が本文に挿入されたメールが送信されます。

スプレッドシートIDは、対象のスプレッドシートの URL の中で、次に示す青い部分のことです。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example/edit#gid=1234567890

毎日17:00になると、次の図にあるようなメールが送信されます。

まとめ

Google スプレッドシートのセルに入力された値が自動取得される仕組みを紹介しました。

クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを用いると、Google スプレッドシートの API(Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、Google スプレッドシートのセルの値を取得する仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には 60 日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

今回はここまで！

こんにちは！矢作です！

「自動化のススメ」シリーズでは、目の前の業務を「自動化」し、少しでも楽をして良い成果をあげるためのヒントを紹介しています。

今回は、Googleスプレッドシートの「ファイル作成」と「シートコピー」という 2 つの処理を自動化します（タイトルには書ききれなかったので 1 つしか書きませんでした）。これら 2 つの処理を組み合わせて、請求内容に合った申込書が自動的に用意される仕組みを構築します。

システム内製化ツール Questetra BPM Suite

本記事で取り組む「業務の自動化」では、クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では、ワークフロー図の描画を通じて様々な業務システムが構築されます。構築されるシステムでは、ワークフロー図通りにワーカーへの業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、Google Workspace、Box、Slack、kintone、 等の他のクラウドサービスとのデータ連携も自動化されます。

これらの自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング（例：問い合わせへの回答が入力された後）に、自動処理が行われるアイテム（例：問合者データが kintone に追加される）を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、プログラミング等のスキルや経験がなくても「業務を自動化」できるようになります。

Google スプレッドシート(Google Sheets) ファイル作成

Google スプレッドシート(Google Sheets) とは Web ブラウザで利用可能な表計算ソフトです。Google が提供する Google Workspace に含まれています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google スプレッドシートに関するものが多く用意されています。（v13.3.0）

• Google スプレッドシート: ファイル作成
• Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
• Google スプレッドシート: 行追加
• Google スプレッドシート: シート追加
• Google スプレッドシート: シートコピー
• Google スプレッドシート: シート削除
• Google スプレッドシート: 行更新
• Google スプレッドシート: 行取得

次節で作る仕組みでは、「Google スプレッドシート: ファイル作成」と「Google スプレッドシート: シートコピー」（太字）が使用されます。

請求内容に合った申込書が自動案内される仕組み

2021 – 2022年の冬は例年以上に雪が多いこと、また2月2日からは北京で開催される冬季オリンピックの競技がスタートすることもあり、スノースポーツへの関心も高まっているのではないか？とスキー愛好家の私（矢作）は勝手に思い込んでいます。

ということで (!?)、今回はスキー・スノーボードに関連する業務での自動化を考えます。

スキー・スノーボードのレンタル申込書を Google スプレッドシートのファイルで提供する仕組みを構築します。レンタル希望者が、スキーかスノーボードのどちらの道具を借りたいのかを選ぶと、選んだ方の申込書URLが書かれたメールが送信されます。

• レンタル希望者が申込書請求フォームで、スキー・スノーボードのどちらかを選び、メールアドレスを入力する。
• Google スプレッドシートのファイルが作られる。
• 作られたファイルに、あらかじめ用意されていたレンタル申込書（スキー用 or スノーボード用）がコピーされる。
• 作られたファイルの閲覧用 URL がメールに差し込まれ、レンタル希望者に送信される。

この業務のワークフロー図を Questetra BPM Suite で作成します。

ワークフロー図の最も左の丸いアイテム（申込書請求フォーム）が申込書を請求するためのフォームを表しています。レンタル希望者がここでメールアドレス等を入力すると、ワークフローはスタートします。

3つあるグレーの四角は、Google スプレッドシートを操作する自動化アイテムです。「Google スプレッドシート: ファイル作成」「Google スプレッドシート: シートコピー」という 2 種類の自動化アイテムが使われています。

• スプレッドシートファイル作成（Google スプレッドシート: ファイル作成）
  • レンタル希望者に案内する申込書ファイルが作られる。
• SKI申込書コピー（Google スプレッドシート: シートコピー）
  • 作られた申込書ファイルに、別のファイルに用意されていたスキーレンタル用の申込シートがコピーされる。
• SNOWBOARD申込書コピー（Google スプレッドシート: シートコピー）
  • 作られた申込書ファイルに、別のファイルに用意されていたスノーボードレンタル用の申込シートがコピーされる。

菱形のアイテムは条件分岐に関連するもの、email と書かれた丸いアイテムではメールが自動送信されます。

各アイテムでは、次の図のように設定されます。

「Google スプレッドシート: ファイル作成」の “親フォルダの ID” は、ファイルが作成されるフォルダ URL の中で、次に示す青い部分のことです。

https://drive.google.com/drive/folders/folder-id-example-folder-id-example-folder-id-example

また、このフォルダの共有設定を「リンクを知っている全員」にしておきます。（Google ドライブでの設定）

「Google スプレッドシート: シートコピー」では、予め用意されたスプレッドシートのシートが、指定されたスプレッドシートにコピーされます。今回は、コピー元のシートとして “スキーレンタル申込書” と “スノーボードレンタル申込書” を用意しておきます。

スキーとスノーボードでは、レンタルの前に確認しておくべきことが少し異なります。スキーの場合は、ビンディングの外れやすさ（解放値）くらいで良いと思いますが、スノーボードの場合は、バインディングの角度やスタンスの幅など、を確認する必要があります。（ちなみに、ブーツと板を固定する部品は、スキーではビンディング、スノーボードではバインディングと呼ばれます。なぜか。）

予め用意しておいたコピー元のスプレッドシートを表示させる URL の中で、次に示す青い部分を “コピー元スプレッドシートの ID” に入力します。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example

次の図のように、レンタル希望者がレンタル申込書を請求すると、メールが届きレンタル申込書を確認できるようになります。

まとめ

Google スプレッドシートについて、ファイルが自動作成され、シートが自動コピーされるアイテムを活用した仕組みを構築しました。

クラウド型システム内製化プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Google スプレッドシートの API(Application Programming Interface) に関する知識・経験が」なくても、Googleスプレッドシートを自動操作する仕組みを構築できるようになります。

「Questetra BPM Suite」には 60 日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。（クレジットカードの登録など不要です！）

他にも様々な「自動化」を実現できます。

今回はここまで！

こんにちは！矢作です。

今回は、Google スプレッドシートのセルの値が自動更新される仕組みの構築方法を紹介します。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では業務の流れ図（ワークフロー図）を描くことを通じて、組織における業務遂行のためのシステムが構築されます。このシステムでは、人への業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング（例えば、営業部長が見積承認した後）に、何らかの自動処理が行われるアイテム（例えば、見積書ファイルがGoogleドライブにアップロードされる）を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

Google スプレッドシート(Google Sheets) セルの値を自動更新

Google スプレッドシート(Google Sheets)とは、クラウドで利用可能な表計算ソフトです。Google が提供する Google Workspace の 1 機能です。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Googleスプレッドシートに関連するものが多く用意されています。（v13.3.0）

• Google スプレッドシート: ファイル作成
• Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
• Google スプレッドシート: 行追加
• Google スプレッドシート: シート追加
• Google スプレッドシート: シートコピー
• Google スプレッドシート: シート削除
• Google スプレッドシート: 行更新
• Google スプレッドシート: 行取得

次の節以降で作る仕組みでは、「Google スプレッドシート: 行更新」（太字）を使用します。

報告・承認後、セルの値が自動更新

2022年2月1日現在、毎日のように「◯◯者数」がニュースで知らされます。今回は、◯◯者数を報告する機関の中に存在するであろう、◯◯者数報告業務を超簡略化したものを題材にします。報告された◯◯者数が最新情報として Google スプレッドシートのセルに更新されるような仕組みを構築します。

構築する仕組みでは、次のような処理が行われます。

• 報告者が◯◯者数を報告する。
• 承認者が◯◯者数を承認する。
• Google スプレッドシートのセルが、報告日で更新される。
• Google スプレッドシートのセルが、◯◯者数で更新される。

このような業務の流れ図（ワークフロー図）を、Questetra BPM Suite で作成します（次図）。

青の四角が人（報告者・承認者）により処理されるもので、グレーの四角が自動化アイテムです。自動化アイテムは「Google スプレッドシート: 行更新」という名称で、2つあるワークフロー図中のアイテムでは、次のような処理が行われます。

• Google ドライブ 報告日
  • 報告時に入力された「報告日」がスプレッドシートのセル（B3）に入力される。
• Google ドライブ ◯◯者数
  • 報告時に入力された「◯◯者数」がスプレッドシートのセル（B2）に入力される。

これら 2 つの自動化工程では、次の図のように設定されます。

スプレッドシートIDは、対象のスプレッドシートの URL の中で、次に示す青い部分のことです。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example

実際に、報告・承認が行われるとスプレッドシートでは次図のように値が更新されます。

まとめ

Google スプレッドシートのセルが自動更新される仕組みを構築する方法について紹介しました。

クラウド型ノーコードプラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている、自動化アイテムを用いると、Google スプレッドシートの API(Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、Google スプレッドシートのセルの値を自動更新する仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には 60 日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

他にも様々な「自動化」を実現できます。

今回はここまで！

こんにちは！矢作です！

Google スプレッドシート(Google Sheets)とは

クラウドで利用可能な表計算ソフトです。Google が提供する Google Workspace の 1 機能です。

私が所属するクエステトラ社でも、創業時（2008年）から Google スプレッドシートを活用しています。クエステトラ社では、コロナ禍のずっと前からリモートワークが行われていたため、オンライン上でスプレッドシートのデータが共有され、効率よく業務が遂行されていました。

個人向けの Google スプレッドシートもありますが、本記事では企業向けの Google スプレッドシートを対象にしています。

スプレッドシートへの転記を自動化したい

どんな業務においても、とにかく面倒なのは「データの転記」です。

Google スプレッドシートを使う業務でも、

• 届いたメールの内容を、コピー&ペーストで転記する
• 何らかのシステムの画面に表示されているデータを、コピー&ペーストで転記する
• 何らかのシステムからエクスポートしたCSVデータをスプレッドシートで開く

など、このような手作業があちらこちらで発生していると思います。単に面倒で手間が大きいだけでなく、業務ミスが発生する原因にもなっています。

手間を削減し、ミスを防止するために、 Google スプレッドシートへの転記作業を自動化したい、と考えることは当然のことだと思います。

自動化するなら Google Sheets API !?

Google スプレッドシートが関係する業務での「自動化」なら API を活用することになります。

API (Application Programming Interface) とは、データの受け渡しのためのつなぎ目のようなものです。Google スプレッドシートにデータを渡したり、逆に Google スプレッドシートのデータを読み取ったりするための API を活用すると、他のシステムとデータ連携できるようになります。 （APIについては「ワークフローと相性抜群！？APIとは？」も参考にしてください）

Google スプレッドシートを操作するための API は、Sheets API と呼ばれるものですが、使いこなすのは簡単ではありません。というのも、次のようなハードルがあるからです。

• 細かな仕様は英語で書かれている。
  • 海外企業が提供するクラウドサービスの場合、ドキュメントは英語だけの場合が多い。
• API の詳細を理解しなければならない
  • API に渡すデータ、API から受け取るデータの内容、形式はどのようなものなのか？
• 理解したことをプログラミングしなければならない
  • 業務データを API に渡せる形に、API から受け取るデータを業務で使える形に、それぞれ変換。

このようなハードルがあるため、API を使って自動化の仕組みを構築するには、一定レベルの知識と経験が必要です。

Sheets API の詳細を自分で調べて自動化に取り組むのは大変ですが、API のことを意識することなく API を利用した自動化を実現する方法があります。

ノーコードで Google スプレッドシート自動化

Google スプレッドシートを操作する自動化アイテム

クエステトラ社が提供する、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Sheets API にアクセスするアイテムが用意されています。

このアイテムを利用すると、API を使うための知識・経験がなくても「自動化」に取り組めます。

Questetra BPM Suite に用意されている Google スプレッドシートを操作する自動化アイテムには次のようなものがあります。

• Google スプレッドシート: ファイル作成
• Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
• Google スプレッドシート: 行追加
• Google スプレッドシート: シート追加
• Google スプレッドシート: シートコピー
• Google スプレッドシート: シート削除
• Google スプレッドシート: 行更新
• Google スプレッドシート: 行取得

本記事では、「Google スプレッドシート: 行追加」を活用して、「データ転記」の課題を解決する方法を紹介します。

業務データがスプレッドシートに自動挿入

次のような業務を考えます。

• 問い合わせ者が問い合わせる。
• 問い合わせ窓口が問い合わせに対応する。
• 問い合わせデータのうち、「問い合わせ日」と「問い合わせカテゴリ」が Google スプレッドシートに記録される。

上記 3 つ目「Google スプレッドシートに記録」は、問い合わせ窓口メンバーの誰かが、Google スプレッドシートへの転記を手作業で行います。今回は、この部分が自動化される仕組みを作っていきます。

自動化を実現するために、前述の Questetra BPM Suite を利用します。（60日間無料トライアルはこちら）

Questetra BPM Suite はワークフロー図を作成しながら、システムを開発するプラットフォームです。次のようなシンプルな問い合わせ対応フロー図を作成します。

本当は、問い合わせが発生したら、

• 一次回答メールが自動的に送信される
• 担当者が問い合わせへの回答を作成する
• マネージャが回答をレビューする
• 関連部署が助言する
• 回答メールが自動的に送信される

など、人による工程や自動処理工程が存在しますが、説明を簡単にするためにとてもシンプルなフローにしています（Questetra BPM Suite ですべて実現可能）。

問い合わせが発生したら、

• 問い合わせ窓口のメンバーは、対応結果のメモを記録する。（問い合わせ対応）
• Google スプレッドシートにデータが追記される。（スプレッドシートへ）

この 2 つが処理されるフローです。

なお、ワークフロー図は BPMN というワークフロー図の表記ルールに基づいて描かれています。青い四角のアイテムは人による処理を、グレーの四角いアイテムは何らかの自動処理を示しています。

グレーのアイテム「Google スプレッドシート: 行追加」については、次の図のように設定すること、問い合わせの「受付日」と「カテゴリ」がスプレッドシートに追記されるようになります。

データが追記されるスプレッドシートはあらかじめ作成しておきます。作成したスプレッドシートの URL の中で、次に示す青い部分を、上図「入力先のスプレッドシートのID」に入力します。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example

問い合わせ対応フローで取り扱うデータ項目を設定します。問い合わせフォームと問い合わせ対応工程で入力される項目を定義します。

他にもいくつか設定を行うと、次のような画面で、問い合わせ者が問い合わせを行う、問い合わせ窓口メンバーが問い合わせ対応の結果を入力する、ということが可能になります。

実際に問い合わせがいくつも入り、スプレッドシートへの連携がされた結果は次の図のようになります。

問い合わせ対応フローについて、今回の自動化が行われると、

• 転記担当者の負荷が減る
• 入力忘れ、入力漏れなどのミスがなくなる
• リアルタイムで集計されるようになる

というような効果が期待されます。

まとめ

Google スプレッドシートにデータが自動転記される方法を紹介しました。

クラウド型のノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google スプレッドシートにデータを追記するためのアイテムが用意されています。これを活用すると、Google スプレッドシートの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、簡単に Google スプレッドシートにデータを自動追記する仕組みを構築できます。

今回紹介した「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

まだまだ様々な「自動化」を実現できます。今後の記事で紹介していきます。

今回はここまで！

日々の定型業務。資料請求に対するメール返信や資料送付、問合せに対する受付メールの送付など…日々の定型業務における単純作業には、多くの時間が費やされています。

この様な単純作業にかかる時間を削減すれば、新たに生まれた時間を他の業務に使うことができ、適切な職務分掌により人件費の削減も可能となります。

今回は、定型業務の単純作業にかかる時間を試算し、どうすればこの様な無駄な時間を削減できるかを考察したいと思います。

定型業務で消費する時間

では、以下の業務について、単純作業がどれくらいの時間を消費しているかを試算してみます。

受注対応

郵送／電話／FAX注文を除き、顧客が企業／一般消費者であっても、取扱商材が有形／無形であっても、受注後速やかにメール返信することは、顧客の安心感を得る上で重要な取組みとなります。

しかし、受注後の注文内容の確認や、受注完了の返答に時間を要するケースが多いのも事実。そのため、一旦「注文を承りました」という返答を即座に返すことで、顧客の安心感を得られます。

この様な確認メールを手動で作成／送信する場合、以下のようなフローが考えられます。

1. 受注管理画面／受注メールを開く
2. 注文者のメールアドレスをコピーする
3. メーラーを開く
4. 送信先にメールアドレスをペーストする
5. 受注管理画面／受注メールを開く
6. 注文者の会社名や部署、名前をコピーする
7. メーラーを開く
8. メール本文に宛名をコピーする
9. メール本文の雛形を選択（コピペ）する
10. 受注管理画面／受注メールを開く
11. 注文内容をコピーする
12. メーラーを開く
13. 本文に注文内容をペーストする
14. 送信内容（メールアドレス／宛名／本文／注文内容）を確認する
15. メールを送信する

作業時間を約2分と考えると、30件の受注で約1時間かかることになります。

問合せ対応

問合せへの回答においても、受注対応と同様に素早いレスポンスが求められます。問合せに対する「問合せを承りました」メールを手作業で作成／送信するとどれくらいの作業時間がかかるでしょう。

作業内容は受注対応と同じようなフローとなるため、2分程度の時間がかかると考えられ、30件の問合せで約1時間の作業時間がかかることになります。

資料請求対応

資料請求への対応も、素早いレスポンスが求められます。自社の製品／サービスに興味を持ってくれる見込客に対して、求める情報を出来るだけ早く提供することは、購買意欲を低下させないためにも重要な取組みです。

作業時間は、受注確認メール送信の作業フローに、資料ファイルを探す／添付する／確認する／請求者情報をデータベースに保存する／確認するなどの作業が加わるため、約6分かかると考えると、30件の資料請求で約3時間かかることになります。

Webページのアクセス報告

自社サイトのアクセス数チェックは、コンテンツマーケティングやデジタルマーケティングのPDCAを実施する上で重要な取組みです。

作業時間は、アクセス解析ソフトやCMSなどの管理画面から、該当ページ／該当期間（前日／過去1週間）のアクセスデータを検索／取得し、グラフ化するなどまとめたものを関係者にメールで報告する作業の場合、1ページあたり約4分かかると考えると、30ページで約2時間かかることになります。

自動化の方法と削減できる時間

例えば、これまで作業時間を試算してきた4つの業務（受注確認メール送信／問合せ確認メール送信／資料請求対応／Webページのアクセス報告）を手作業で行うと約7時間かかることになります。また、これらが毎日の定型業務となると、1人の人材が必要になります。

定型業務を自動化する具体的方法

定型業務の自動化には、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」がお勧めです。Questetra BPM Suiteはワークフロー図を作成し、タスク設定するだけでノーコードで業務システムが構築できます。（作成したワークフロー図が業務システムの設計図となり、ワークフロー図通りにシステムが動いていくイメージです）

Questetra BPM Suiteを使って、業務のワークフロー図を描き、タスク設定などを行うことで業務アプリが完成します（業務システム化されます）。タスクには人が処理するタスクと自動処理されるタスクが用意されています。この自動処理タスクを使うと、定型業務を自動化できます。

具体的にどの様に自動化されるか、業務毎にワークフロー図を見ていきます。

受注確認メール送信

上図は受注対応のワークフロー図です。赤線で囲まれた箇所は、確認メールが自動送信されるフローです。「受注メールを受信する」と自動的にプロセスが開始し（ワークフロー図が開始タスクから終了タスクに向かって動き始め）ます。

1. 「受信した受注メールの内容」が自動的に取り込まれます。
2. 予め作成した文章がメール本文にセットされます。また、1で取り込んだデータ（メールアドレスや氏名、注文内容など）が、指定した箇所（メールの宛先や本文の指定箇所など）に自動で差し込まれます。
3. 2で自動的に作成されたメールが自動的に送信されます。

問合せ確認メール送信

上図は問合せ対応のワークフロー図です。赤線で囲まれた箇所は、確認メールが自動送信されるフローです。「問合せメールを受信する」或いは 「問合せフォームが送信される」と自動的にプロセスが開始します。

1. 「受信した問合せメールの内容」や「問合せフォームに入力された内容」が自動的に取り込まれます。
2. 予め作成した文章がメール本文にセットされます。また、1で取り込んだデータ（メールアドレスや会社名、部署名、氏名、問合せ内容など）が、指定した箇所（メールの宛先や本文の指定箇所など）に自動で差し込まれます。
3. 2で自動的に作成されたメールが自動的に送信されます。

資料請求対応

上図は資料請求対応のワークフロー図です。赤線で囲まれた箇所は、資料ダウンロードURLメールが自動送信されるフローです。「資料請求フォームが送信される」と自動的にプロセスが開始します。

1. 「資料請求フォームに入力された内容」が自動的に取り込まれます。
2. 資料ダウンロードURLを取得します。先ず、資料請求者がアクセスできるフォルダがストレージサービス「Box」上に自動作成されます。予めBoxの別のフォルダに保存しておいた資料のマスターファイルが一時フォルダに複製／保存され、フォルダ共有リンクが作成されます。
3. 予め作成した文章がメール本文にセットされます。また、2で作成されたフォルダのURLや、1で取り込んだデータ（メールアドレスや会社名、部署名、氏名、問合せ内容など）が、指定した箇所（メールの宛先や本文の指定箇所など）に自動で差し込まれます。
4. 3で自動的に作成された「資料ダウンロードURLの案内」メールが自動的に送信されます。

Webページの日々のアクセス数チェック

上図はアクセス数自動取得のワークフロー図です。

1. 毎朝午前7時にタイマーが起動し、自動的にプロセスが開始します。
2. 計測日（前日、過去7日間）を取得し、予め設定したページについて、計測日のアクセス数がWordPressから自動的に取得されます。
3. （グラフ化しやすいよう）取得データが成形され、棒グラフ化されます。
4. 取得データ（ページ毎の前日のアクセス数／過去7日間のアクセス数推移グラフ）がメールに自動的に差し込まれます。
5. 4で生成されたメールが予め設定した関係者に自動送信されます。

これらの定型業務を全て自動化することで、毎日7時間の業務時間が削減され、1人の人件費を削減できることになります。アルバイト1人の1ヶ月の給与を約15万円（東京都最低賃金、月140時間労働で換算）とすると、Questetra BPM Suiteのプロフェッショナルエディションを利用した場合、約145,000円が削減できることになります。

また、複数人で業務を分担している場合は、各担当者において別の業務に充てる新たな時間が創出されます。

自動化のメリットは時間削減だけじゃない

手動でメールを送る場合は、オペレーションミスが発生する可能性があります。例えば、受注対応の注文確認メール送信において、誤って別の注文者に確認メールを送ってしまうケースです。

この場合、謝罪メールの検討／作成／内容確認／メール送信には、通常より多くの時間を費やす必要があり、余分な作業時間がかかってしまいます。また、顧客に不安を抱かせてしまいます。本来、顧客の安心感向上のためにするこの取組みが、逆効果になってしまいます。これはメール送信に限らず、他の業務でもいえることです。

自動化は、この様なリスクを軽減する方法の一つであり、自動化を上手く活用すれば、オペレーションミスを起こす心配がなくなります。

人件費を含めた業務工数の削減や、業務品質の向上実現には、Questetra BPM Suiteをお勧めします。

※実際にどのように動くかは、無料トライアルでお試しいただけます。（テンプレートも豊富にご用意しております。テンプレートを使えばすぐに挙動もご確認していただけます）

こんにちは！矢作です！

Google Workspace をご利用の組織では、Google ドライブを積極的に使われていることかと思います。そのような組織で、更に有効活用していただくために、見積承認フローを例に、フォルダ作成を自動化する方法を紹介します。

Googleドライブ (Google Drive) でフォルダをシェア

次の2つの記事で、承認された見積書ファイルが Google ドライブにアップロードされ、そのファイルの閲覧・ダウンロード用の URL がメールで顧客に案内される、という仕組みを構築しました。

• 自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード
• 自動化のススメ – Google ドライブのファイルを自動削除

この仕組みでは、アップロードされるファイルが複数の場合、ファイルごとに閲覧・ダウンロード用 URL が用意されます。

見積書を 3 パターン作成し、関連する参考資料が 2 種類あるとします（こういうこともありますよね）。この場合、合計 5 つのファイルが Google ドライブにアップロードされ、閲覧用 URL が 5 つ、ダウンロード用 URL が 5 つ用意されます。その結果、顧客に案内されるメールには 10 個の URL が挿入される、ということになります。

このような状態の場合、クリックするまでファイル名が分からないという問題があります。ファイル名から優先度を推測して、順番に見ていくことができません。

このような問題を解決するために、ファイルが保存されたフォルダのURLを案内する、という方法が考えられます。フォルダを開くとファイル名の一覧が表示されるので、見るべきファイルの優先度を決定できます。

ノーコードでフォルダ作成を自動化

Google ドライブのフォルダを作成する自動化アイテム

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブのファイル・フォルダに対する様々な操作を行える自動化アイテムが用意されています。

これらのアイテムを活用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、業務の自動化に取り組めます。（APIについては「ワークフローと相性抜群！？APIとは？」を参考にしてください）

今回は複数ある自動化アイテムのうち、次の 3 つを使用します。

• Google ドライブ: フォルダ作成
• Google ドライブ: ファイルアップロード
• Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除

後ろの 2 つ、「ファイルアップロード」「ファイル / フォルダ削除」については、「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」「自動化のススメ – Google ドライブのファイルを自動削除」で説明されていますので、本記事での説明は割愛します。

「Google ドライブ: フォルダ作成」は、その名の通り、このアイテムを利用することで、Google ドライブのある場所にフォルダが自動作成されるようになります。

自動作成されたフォルダにファイルをアップロード

前節で、紹介した 3 つの自動化アイテムを利用して、次のことが自動化される仕組みを構築する方法を紹介します。

• 見積書ファイルが承認されたら、顧客名から構成される名称のフォルダが作成される。
• 作成されたフォルダに、見積書ファイルがアップロードされる。
• 作成されたフォルダの URL が挿入されたメールが、顧客に送信される。
• 一定期間の経過後、作成されたフォルダが削除される。

「自動化のススメ – Google ドライブのファイルを自動削除」で作成したワークフロー図を 、少し変更するところから始めます。

上図のうち、緑・赤の四角で囲った箇所は、ファイルのアップロード・自動削除の記事で説明されています。

今回は、「見積書承認」工程で承認された場合のフローに、「Google ドライブ: フォルダ作成」アイテムを割り込ませます（紫の四角で囲った箇所）。このアイテムでは、”作成するフォルダの場所（親フォルダ）” と “作成されたフォルダの ID が入力されるデータ項目” を指定します。

作成するフォルダの場所（親フォルダ）は、あらかじめ Google ドライブの適当なフォルダに作っておきます。親フォルダ URL に含まれるフォルダ ID（以下の青い部分）を、「作成するフォルダの親フォルダのID」に入力します。

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/example1234567890EXAMPLE1234567890

親フォルダの共有設定を「リンクを知っている全員」にしておきます。（Google ドライブでの設定）

データ項目については、作成されたフォルダの ID と URL が入力される文字型の項目を追加しておきます。

顧客に送信されるメールの設定は次の図のとおりです。実際に、実行された後に届くメールの内容も記載しています。最初に示した、ファイルの数だけURLが記載されているメールと比べると随分スッキリしましたね。

まとめ

Google ドライブ(Google Drive)を使って、フォルダ作成を自動化する方法を紹介しました。

クラウド型ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブを操作する自動化アイテムが用意されています。自動化アイテムを活用すると、本記事で紹介したように、API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、設定だけで簡単に Google ドライブを操作できるようになります。

「Questetra BPM Suite」には、60日間無料でご利用いただける、しかも100ユーザまで登録できる、トライアルが用意されています。興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

自動化アイテムはまだまだあります。今後の記事で紹介していきます。

今回はここまで！

こんにちは！矢作です！

「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」では、Google ドライブへのファイルアップロードを自動化する方法を紹介しました。

この記事をご覧になった人の中には、アップロードされたファイルがいつまでも公開された状態であるのはちょっと嫌だなぁ、と思われた人もいると思います。

今回の記事では、Google ドライブのファイルが自動削除される仕組みの構築方法を紹介します。

Google ドライブ(Google Drive)ファイル削除の必要性

「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」では、見積承認フローにおいて、次のような自動化を実現する方法を紹介しました。

• 承認された見積書ファイルが、自動的に Google ドライブにアップロードされる。
• アップロードされた見積書ファイルの閲覧・ダウンロード用 URL が挿入されたメールが顧客に自動送信される。

これにより、営業マンが顧客に見積書を案内する手間が削減されると同時に、案内するファイルの間違いや案内忘れといったミスが防止される、という効果が期待されます。

しかし、アップロードされたファイルがいつまでも削除されずに残っていることは好ましくありません。アップロードされたファイルは、閲覧用 URL を知っていれば誰でも見ることができる状態だからです。

もし、閲覧用 URL がメールの転送等により、意図しない人に漏洩してしまった場合のことを考慮すると、一定期間の経過後、URL が無効にされるようにしておく必要があります。そのための方法のひとつに、アップロードされたファイルを削除してしまう、という方法が考えられます。

しかし、ファイルを削除する手間も小さくありません。

提出日から10日後に削除するルールがあるとして、たくさんの見積書を提出していた場合には、削除を忘れる、削除してはいけないファイルを削除してしまう、などのミスが発生しかねません。言うまでもありませんが、営業マンの負担も大きくなります。

削除作業が自動化されると、このような業務ミスの防止、手間の削減が実現されます。

ノーコードでファイル削除を自動化

Google ドライブのファイルを削除する自動化アイテム

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブのファイル・フォルダを自動的に削除するためのアイテムが用意されています。このアイテムを利用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、自動化に取り組めます。（APIについては「ワークフローと相性抜群！？APIとは？」を参考にしてください）

指定日になると自動削除

今回も「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」と同様に、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用して、ファイル削除を自動化する仕組みを構築していきます。（Questetra BPM Suite 60日間無料トライアルはこちら）

本記事で構築する仕組みは、ご利用中の Questetra BPM Suite で簡単に稼働させることができます。このページからダウンロードできるファイルをインポートするだけです。すぐに動作確認したい！という場合には、是非こちらをご利用ください。

今回は「自動化のススメ – Google ドライブにファイルアップロード」で作成された見積承認ワークフローの最後に、ファイルを削除する部分を追加するだけです。とても簡単です。

「Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除」というアイテムを配置し、どのファイルを削除するのかを設定します。

また、削除のタイミングを制御するために、タイマー中間イベントというアイテムも使用します。このアイテムは、設定された日が来るまで仕事のボールをここで待機させ、設定された日になれば、その後に続くアイテム（今回は「Google ドライブ: ファイル / フォルダ削除」）に渡します。今回は、「ファイルを削除する日」というデータ項目を用意し、このデータ項目の日になるまで仕事のボールを待機させるようにしています。

見積書の閲覧・ダウンロード用URLを案内するメール本文に、いつファイルが削除されるのかも書かれていると親切ですよね。その設定は次の図のように行います。

ここまで設定すると、

• 見積書ファイルの Google ドライブへのアップロード
• 見積書ファイルの閲覧・ダウンロード用URLのメール送信
• アップロードされた見積書ファイルの削除

が自動的に行われる仕組みが完成します。

まとめ

Google ドライブのファイルが自動的に削除される仕組みを作る方法を紹介しました。

クラウド型ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブを操作する自動化アイテムが用意されています。自動化アイテムを活用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、簡単に Google ドライブを操作できるようになります。

今回紹介した「Questetra BPM Suite」には、60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

自動化アイテムはまだまだあります。今後の記事で紹介していきます。

今回はここまで！

参考

ワークフローと相性抜群！？APIとは？

こんにちは！矢作です！

Google ドライブをご利用の組織は多いと思いますが、今回の記事では、Google ドライブにファイルを自動アップロードする仕組みをノーコードで構築する方法を紹介します。

構築された仕組みを利用すると、承認された見積書ファイルが自動的に Google ドライブにアップロードされるようになります。その後、閲覧・ダウンロード用URLが差し込まれたメールが、自動的に顧客宛に送信されるようになります。

Google ドライブ(Google Drive)とは

クラウド上にファイルを保存できるストレージサービスです。Google が提供する Google Workspace の1機能です。

個人向け、企業向けのサービスがありますが、企業向けのサービスにはファイルやフォルダの “共有” について強力な機能（共有ドライブ機能）が備わっています。本記事では、企業向けの Google ドライブを対象にしています。

私たちクエステトラ社も創業時（2008年）から Google ドライブを活用しています。社内でのファイルの保存や共有はもちろんのこと、社外の人向けに、

• 提案書などの提出
• 製品、サービス資料の公開（※）
• アプリテンプレートの公開（※）

などにも利用しています。（※ 公開＝URL を知っている人が閲覧やダウンロードが可能な状態にすること）

ファイル共有を自動化したい

Google ドライブ利用の有無にかかわらず、業務において「ファイル共有」に関する手間は大きいという問題があります。

• 承認、決裁されたファイルをルールで定められた場所に保存する手間
• ルール通りにフォルダ名を設定する手間
• アクセス権限を設定する手間

これらの手間が大きいために、適切に「ファイル共有」されない／されづらい、という問題は、多かれ少なかれ皆様の業務現場でも発生しているのではないでしょうか。

このような問題を解決するには、「ファイル共有」に関する手続きを自動化してしまう、のが良い策です。

• 承認、決裁されると同時に、自動的に決められた場所に関連するファイルが保存される
• ルール通りにフォルダ名が命名される
• 適切なアクセス権限が設定された場所に、ファイルが保存される

このような処理が自動的に行われると、「ファイル共有」に関する手間が削減され、手作業に伴って発生していたミスも防止されます。

自動化するなら Google ドライブ API！？

「自動化」なら API ですよね？Google ドライブの API を使えばいいんですよね？

と、技術的な知識を少しでもお持ちの人の中には、このように考える人がいるかもしれません。答えは Yes なのですが、API(Application Programming Interface) を使うのは、ITエンジニアではない人にとってそれほど簡単ではありません。

たしかに、Google ドライブには API が用意されていて、例えばファイルをアップロードしたり、フォルダを作成したりすることの自動化に利用できます。

Google ドライブ API

しかし、

• 説明書は英語で書かれていている
  • 海外企業から提供されるクラウドサービスの場合、API に関するドキュメントは英語だけの場合が多い。
• API の挙動を詳細まで理解しなければならない
  • 入力データとしてどのような形式のデータを用意しなければならないのか？出力データにはどのようなデータが含まれているのか？
• 理解したことをプログラミングしなければならない
  • 業務データをAPIが求める形式に変換、出力データを業務で使える形に解析。

というように、API を使って自動化の仕組みを構築するには、それなりに知識と経験が必要とされます。さらに、仕組みの構築とテストの繰り返しにかかる手間もかなり大きなものになります。

このように Google ドライブの API をイチから調べて自動化に取り組むのは大変ですが（実際のところ、エンジニア以外には無理だと思います）、API のことを意識せずとも結果的に API を利用して自動化を実現する方法があります。

ノーコードで Google ドライブ自動化

Google ドライブを操作する自動化アイテム

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブ API にアクセスするためのアイテムが用意されています。

このアイテムを利用すると、前節で述べた API を使うための知識と経験がなくても、「自動化」に取り組めます。

Questetra BPM Suite に用意されている Google ドライブを操作する自動化アイテムのうち、代表的なものは以下のとおりです。

• Google ドライブ：ファイルアップロード
• Google ドライブ：フォルダ作成
• Google ドライブ：ファイル / フォルダ削除
• Google ドライブ：フォルダ検索

ここからは、これらのアイテムを使った自動化例を紹介します。（今回紹介するワークフローアプリは、こちらから入手していただけます）

承認された見積書ファイルを顧客と共有

次のような業務を考えます。

• 営業マンが見積書を作成する。
• 営業課長が見積書を承認する。
• 営業マンが見積書ファイルを顧客に提出する。

この一連の業務の流れ（見積承認ワークフロー）の中で、最後の「見積書ファイルを顧客に提出する」部分について自動化を検討します。

今回は「見積書ファイルを顧客に提出する」の部分を、次の2ステップで自動化します。

• 承認された見積書ファイルが、Google ドライブの提出用フォルダにアップロードされる
• アップロードされたファイルをダウンロードするための URL が書かれたメールが顧客に送信される

これが実現されると、営業マンが見積書を提出する手間が削減されますし、提出し忘れや、メールにファイルを添付し忘れる、というようなミスもなくなります。このような自動化を実現するには、前述の Questetra BPM Suite を利用します。

Questetra BPM Suite はワークフロー図を作成しながら、システムを開発するプラットフォームです。まずは、見積書が提出されるまでの業務の流れ（見積承認ワークフロー）をワークフロー図に描きます。

このワークフロー図は BPMN というワークフロー図の表記ルールに基づいて描かれています。青い四角のアイテムは、自動ではなく人による処理が行われることを示します。また、グレーの四角いアイテム、赤の丸いアイテム（フローの最初と最後のものは除く）は、何らかの自動処理が行われることを示しています。

上図に書かれているようにグレーのアイテム「Google ドライブ：ファイルアップロード」と、赤のアイテム「メール送信イベント」の２つで、「見積書ファイルを顧客に提出する」の自動化を実現しています。これらのアイテムをワークフロー図中の適切な場所（タイミング）に配置し、それぞれのアイテムについて次図のように設定することで、自動化の準備が整います。

アップロード先のフォルダは、あらかじめ Google ドライブの適当なフォルダに作っておきます。作ったフォルダを表示させる際の URL の中で、次に示す青い部分を、上図 Google ドライブにアップロードする自動化アイテムの設定画面にある「ファイルアップロードするフォルダの ID」に入力します。

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/example1234567890EXAMPLE1234567890

そして、このフォルダの共有設定を「リンクを知っている全員」にしておきます。（Google ドライブでの設定）

見積承認フローで取り扱うデータ項目を設定します。ここでは、人と自動化アイテムにより入力される項目を定義します。

他にもいくつか簡単な設定を行うと、次の図のような画面で、営業マンが見積書を添付する、営業課長が承認する、といったことが可能になります。

実際に送信されるメールは次の図のようになります。

見積承認フローについて、自動化された後は次の図のようなイメージです。営業マンの手間が減り、ミスもなくなることが最も大きな効果です。

このような仕組みを API やプログラミングに関する知識や経験がなくても、簡単に構築できることをご理解いただけたと思います。

まとめ

Google ドライブを使って、ファイルの受け渡しに関する手続きを自動化する方法を紹介しました。

クラウド型のノーコード開発プラットフォームである「Questetra BPM Suite」には、Google ドライブにファイルをアップロードするためのアイテムが用意されています。それを活用すると、Google ドライブの API (Application Programming Interface) に関する知識や経験がなくても、簡単にファイルの受け渡しを自動化する仕組みを構築できます。

今回紹介した「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

まだまだ様々な「自動化」を実現できます。今後の記事で紹介していきます。

今回はここまで！

IT業務の内製化状況

独立行政法人情報処理推進機構「DX白書2021」／「IT人材白書2016」の統計情報をみると、国内事業会社のシステム開発／運用業務において、外注比率（IT子会社を含む）は年々少なくなっており、内製化が進んでいるようだ。内製化が進んでいる業務の中でも、「社内業務プロセス設計」においては、社内のIT部門離れが進んでおり、事業部門などが直接担当する傾向が年々強まっている。

IT業務内製化の課題と解決方法

IT業務内製化の主なメリットとして、外注コストの削減や開発期間の短縮、システムの把握、システムに関するノウハウの蓄積などが挙げられる。この様に得られるメリットが多い内製化だが、デメリットもある。主なデメリットとして、システム品質が低下する可能性があることや、IT人材を確保する必要があることなどが挙げられる。この課題を解決してくれる方法として、「ノーコード／ローコード開発」が挙げられる。

ノーコード開発は、事業部門などがIT業務を直接担当しなければならない場合の強い味方になる。また、社内のIT部門で少し複雑な開発が必要な場合は、プログラミングを含んだローコード開発が高度な要望に応える。

ノーコードでIT業務を内製化する方法

クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使えば、ノーコード、ローコードで業務システムを開発することが可能だ。

Questetra BPM Suite の特徴

• ノーコードで、素早く、簡単に業務アプリが構築できる。
  ・画面上で作成したワークフロー図が、そのまま業務アプリになる。
  
  
• ミス、モレなく業務を確実に処理できる。 
  ・ワークフロー図通りにタスクが処理される。
  ・処理すべきタスクは、告知されマイタスクに入る。
  
  
• 自動処理で業務のスピード、質があがる。 
  ・業務データの差込やメールの自動送信が可能。
  ・外部のクラウドサービスとAPI連携し、自動処理が可能。
  
  
• 業務進捗や実績を可視化できる。
  ・ワークフロー図上で、タスク毎の進捗や実績が把握できる。

Questetra BPM Suite で得られるメリット

デジタル化が社内で手軽にでき、仕事の品質が上がり、業務を効率化できる。

• ワークフロー図で業務がマニュアル化される。
• 誰でもルール通りに業務を遂行でき、業務のムラが軽減される。
• 工程から工程へ仕事のバトンが自動的に渡される。 
• 業務がスムーズに進み、業務時間が短縮される。 
• 複数のクラウドサービスとAPI連携できる。
• 連携したクラウドサービスを自動処理できる。
• メール送信やPDF作成など、その他多くのタスク処理を自動化できる。

IT業務の内製化における「業務プロセスの設計」や「業務プロセスのデジタル化」には、Questetra BPM Suite をお勧めしたい。