稟議ワークフローの決裁者を複数人化するとお見合いが・・・そんな課題を解消する方法とは？
1. 課題: 決裁工程での停滞
BunBun商事では、「スピード命」を全社共通の価値観として掲げ、迅速かつ効率的な業務遂行による競争優位性を追求しています。決裁ワークフローも部長の判断だけで決裁される仕組みとなっています。最近では更に、部長代理の「代理決裁」だけで決裁ワークフローを完結させることも可能となり、より迅速な意思決定が期待されています。
しかし現実には、代理決裁の導入後、決裁（代理決裁を含む）の工程所要時間は改善されておらず、むしろ滞留するケースが増加していることが判明しました。プロセスオーナーが、部長・部長代理へヒアリングしたところ、「”〇〇さんが決裁するだろう” という思い込み（お見合い）が蔓延している」との意見が複数寄せられました。
例えば、マーケティング部では、部長（1名）と部長代理（2名）の担当領域が分れていました。
- 部長：オンライン広告・アクセス分析
- 部長代理A：交通広告・市場調査・スマホアプリ開発
- 部長代理B：Webコンテンツ制作
2. 解決策: 時間経過で自動決裁
「代理決裁ルール」は “部長依存体制からの脱却” も意味します。つまり事業継続性の観点でいえば、組織としての “進化の過程” とも言えます。
そこでプロセスオーナーは、「代理決裁ルール」と「迅速な業務遂行」を両立させるべく、「24時間の経過で自動的に決裁されてしまう機能」を更に追加しました。具体的には、部長の決裁工程〔2.決裁する〕に24時間のタイムアウトを設定しました。これにより、決裁案件が24時間滞留した場合には、その時点での起案内容のまま、（自動的に／強制的に）、決裁通知イベントに流されるようになりました。
Before
- 1.起案する: 申請者は、ワークフローアプリを開始し、申請の各項目を入力したうえで［稟議を提出］ボタンをクリックします。助言が必要な場合は、助言者を選択して［助言者に助言を依頼］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者所属部の部長は、可否を判断します。決裁（≒承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。
- 決裁通知: 決裁されたことが申請者宛にメール通知されます。
- 2b.代理で決裁する: 申請者所属部の部長代理は、可否を判断します。決裁（≒承認）する際は［代理で決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［代理で差し戻す］ボタンをクリックします。
- 代理決裁通知: 代理で決裁されたことが申請者宛にメール通知されます。
After
- 1.起案する: 申請者は、ワークフローアプリを開始し、申請の各項目を入力したうえで［稟議を提出］ボタンをクリックします。助言が必要な場合は、助言者を選択して［助言者に助言を依頼］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者所属部の部長は、可否を判断します。決裁（≒承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。なお、24時間以内に判断が為されなかった場合、自動的／強制的に決裁通知イベントに流されます。［タイマー境界イベント］
- 決裁通知: 決裁されたことが申請者宛にメール通知されます。
- 2b.代理で決裁する: 申請者所属部の部長代理は、可否を判断します。決裁（≒承認）する際は［代理で決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［代理で差し戻す］ボタンをクリックします。
- 代理決裁通知: 代理で決裁されたことが申請者宛にメール通知されます。
3. 効果
- 決裁にかかる時間の短縮:
- 業務の停滞（数日や1週間以上を要するような決裁処理）は、一切発生しなくなりました。
- 部長不在時や休日中でも決裁漏れがなくなりました。
- 意思決定の効率化:
- 24時間という限られた時間で決裁を迫られることで、関係者は迅速かつ論理的に判断を下すようになりました。
- 稟議案件の曖昧な起案が減少し、組織全体として迅速かつ効率的な意思決定が可能になりました。
- 代理決裁の活性化:
- 部長代理も積極的に決裁を行うようになり、代理決裁の件数が増加しました。
- 部長の負担が軽減されました。
- 部長代理はリーダーシップスキルを磨く機会を得ることができました。
- 社員のエンゲージメント向上:
- 決裁の迅速化により、社員も迅速に行動できるようになり、業務への意欲やモチベーションも向上しました。
- 上司への依存度も低下し、主体的に業務に取り組む姿勢が生まれました。
- 社内コミュニケーションの活性化:
- 24時間という限られた時間で決裁を行う必要性から、関係者間のコミュニケーションが活性化されました。
- 議論や情報共有が活発になり、より良い意思決定につながりました。
- コンプライアンス意識の向上:
- 明確な決裁ルールと期限を設定することで、コンプライアンス意識の向上にもつながりました。
- 不正や不透明な取引を防ぎ、企業としての信頼性を高めることができました。
- リスク管理の強化:
- 迅速な意思決定により、迅速なリスク対応が可能になりました。
- 経営環境の変化にも迅速に対応し、事業の安定性を高めることができました。
4. その他の業務への応用
タイムアウト設定は、”稟議決裁” 以外にも様々な業務への応用が可能です。
- 経費精算:
- 経費精算申請が提出されたら、上司は24時間以内に承認・否決を行うようにルールを設定します。
- 24時間以内に判断されなかった場合は、自動的に承認されたものとみなされます。
- 顧客対応:
- 顧客からの問い合わせに対しては、24時間以内に担当者が対応するようにルールを設定します。
- 24時間以内に対応がされなかった場合は、自動的にエスカレートされ、責任者が対応する仕組みを作ります。
- 採用活動:
- 応募者から書類が提出されたら、人事担当者は2週間以内に書類選考を行うようにルールを設定します。
- 2週間以内に書類選考が完了しなかった場合は、自動的に不合格とみなされます。
- 休暇申請:
- 人事部門が一定時間内に申請を承認しない場合、自動的に承認されたものとみなされるように設定します。
関連記事
BunBun商事の稟議プロセス課題解決シリーズ
