こんにちは、マーケティング部の林です。

めっきり寒くなってきましたね。こうした季節には、風邪などの急な体調不良で会社を休まなければならない場合もあると思います。

しかし、体調が悪いときに会社に電話をかけるのはなかなか骨の折れる作業です。本当に体調が悪いのに、わざわざ「しんどそうな声」を作って電話したりして…。まあそれはともかく、クエステトラ社ではこうした連絡は Questetra BPM Suite の『オープンチャット』を利用しておこなっています。

『オープンチャット』は Questetra BPM Suite に備わっている社内SNS機能 であり、掲示板のように書き込めるほか、特定の相手やグループに対して投稿することも可能です。

<Questetra BPM Suite『オープンチャット』のサンプル画面>

実際のところ、布団に横になっていてもスマホから入力できるので、これは電話よりもはるかにラクですね。

一方、従業員の勤怠を管理する側にとっても、欠勤や遅刻・早退などを記録して集計するのは手間のかかる作業です。特にリモートワークや在宅勤務においては、勤怠管理は大きな課題です。タイムカードや出勤簿、あるいは Excel などで勤怠管理をおこなっている企業においては、リモートワークを導入する際に勤怠管理の方法を見直す必要に迫られるケースもあるでしょう。

しかし、ワークフローシステムやBPM ツールと呼ばれるソフトウェアを活用すれば、出退勤の報告・記録・集計といった作業を自動化し、申請者・管理者双方の負担を軽減することも可能です。

ちなみに Questetra BPM Suite はクラウド型の BPM ツールであり、インターネット環境さえあればオフィスと同じシステムにアクセスしてタスクを処理できるのが強みです。ここでご紹介するワークフローアプリは、リモートワークや在宅勤務における勤怠管理にも役立つものばかりです。

それでは、「勤怠管理」に役立つ Questetra BPM Suite の4つのワークフローアプリをご紹介しましょう。

勤怠管理に役立つワークフローアプリ その1:出退勤報告フロー

まずは、もっとも基本となるワークフローアプリをご紹介します。

『出退勤報告フロー』は、出退勤時刻の報告と、勤務時間の自動計算を主軸としたワークフローです。毎朝7時に自動でスタートし、従業員が「出勤時刻の報告」と「退勤時刻の報告」をおこなうと、勤務時間が自動計算されます。その後はリーダが「勤務時間の確認」をおこなう流れです。

<『出退勤報告フロー』のサンプル画面>

ちなみに、何も入力せずに20時間放置すると自動的に「休暇日」とみなされるため、長期休暇などの際には操作の必要はありません。

また、本フローには初期値設定や入力支援により、入力負荷を軽減する工夫も盛り込まれています。たとえば、初期値を「出勤9:00/退勤17:00/休憩1時間」と設定した場合、その通りの時間で勤務した場合には、数字の入力は必要ありません。

『出退勤報告フロー』のダウンロードはこちら

勤怠管理に役立つワークフローアプリ その2:出退勤管理

次は、「メール通知」により報告モレを防ぐ工夫が盛り込まれたワークフローアプリです。

平日7時に自動スタートし、出退勤時刻や休憩時間から勤務時間を自動計算するのは、上でご紹介した『出退勤報告フロー』と同じです。異なる点は、出退勤時刻が未入力の場合、リマインドメールが自動で送付されるところ。こちらのワークフローは報告者のみで完結しており、リーダが勤務時間を確認する工程はありません。

<『出退勤管理』のサンプル画面>

『出退勤管理』のダウンロードはこちら

勤怠管理に役立つワークフローアプリ その3:出退勤・日報申請プロセス

『出退勤・日報申請プロセス』は、その名の通り「出退勤報告」と「日報提出」を同時におこなえるワークフローアプリです。

このワークフローでは、まず出勤時刻を打刻すると、次の「日報・退勤打刻」がタスクとして割り当てられます。そこで休憩時間や退勤時刻、日報などを入力して処理すると、管理者が確認をおこなう仕組みです。また、休暇や病欠についても本フローから報告できます。

<『出退勤・日報申請プロセス』のサンプル画面>

『出退勤・日報申請プロセス』のダウンロードはこちら

勤怠管理に役立つワークフローアプリ その4:出退勤報告プロセス, 残業自動計算

こちらは勤務時間や残業時間を自動で算出し、申請者に控えをメール通知するワークフローアプリです。

従業員には、毎朝7時(会社の休日を除く)にタスクとして自動で『出退勤時刻を申請する』が割り当てられるので、申請者は「出退勤の時刻」と「休憩時間の合計」を入力して報告します。すると「勤務時間の合計」や「法定時間外の残業時間」などが自動で算出され、申請者本人にその控えがメールで通知される仕組みです。

<『出退勤報告プロセス, 残業自動計算』のサンプル画面>

なお、出退勤時刻の申請がおこなわれると、申請者の上司には『チェック』工程が割り当てられ、申請の内容にミスや虚偽が無いかを確認します。

『出退勤報告プロセス, 残業自動計算』のダウンロードはこちら

Questetra BPM Suite で勤怠管理をもっとラクに

勤怠管理においては、報告のモレや間違いを防ぐことが重要なポイントとなります。

今回ご紹介した4つのワークフローアプリは、自動スタートやメール通知で報告モレを防ぎつつ、入力支援などで申請者の負担を軽減する工夫が盛り込まれています。また、報告に間違いがあった場合には、上司による差戻しで対応できるほか、過去のデータをさかのぼって確認することも可能です。

大規模な勤怠管理システムを導入しなくても、Questetra BPM Suite ならお申し込み後スグにご利用になれます。この機会に Questetra BPM Suite で勤怠管理を「ラクに」見直してみませんか?無料お試しも可能ですよ。

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