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  • 日々の業務報告を自動化する。歩数も?

    日々の業務報告を自動化する。歩数も?

    国民的な?徒歩ゲーム!

    『ドラクエ・ウォーク』してますか? (※ SQUARE ENIX社のスマホアプリ)”ドラクエ・ファン” な我が家では、ワタシ(46♂)だけでなく、子供達(9♂・7♂)も、歩きまくってます。(俺たちは勇者だ!)そもそもワタシは毎日の通勤が徒歩です。なので、子供達より圧倒的に有利です。 (父はいつでも強くなくてわナリマセン?) しかも最近では、コッソリ “遠回り” しています。(えっ? 姑息??)

    自動計測アプリ(Google Fit)の集計で見ても、『ドラクエウォーク』のリリース日(9月12日)以降は、よく歩いています。特に、子供達がオフルのスマホにインストールした日(9月14日)以降は、毎日の「歩数」が倍増していました。(下図のカレンダ表示参照)

    ※ 最近の Android や iPhone にはジャイロセンサー・加速度センサー・GPS などが搭載されているため、スマホ単体でも歩数や移動距離などを自動で計測できるのです。かなり正確です。そこで活躍するアプリは「アクティビティ・トラッカー」とも言われます。

    業務報告にも活用?

    ある日、歩いていると、、、「この Fitness データ…、もっと活用できるんぢゃね?」
    「たとえば “働き過ぎの検知” とかにも、使えるんぢゃね??」などなど、、、いろんな妄想が止まらなくなりました。

    つまり、、、たとえば、、、『“運送会社の配送員” が、会社スマホ持ち歩いた歩数』といったデータが、もしこの世の中にあるとすれば、、、、それは会社が管理すべき対象なのではないでしょうか?? (←いかにも真面目風)(他にも、旅行会社の添乗員の歩数とか、外回り営業マンの移動距離とか、訪問メンテナンス作業員の血圧変化だとかww)たしかに「プライベートな時間のデータ」も含まれているので取り扱いが難しいところです。うーん。うーん。うーん。しかし、就業時間だけを切り出せば、(任意の時間で切り出せれば)、使ってもイイような、エエような、イイような。。。(そもそも健康管理は会社の義務/安全配慮義務? 監視社会・監視企業? ブラック企業??)

    そもそも賃金(労働対価)を時間だけに依存している現状労基法には無理がある。ましてや “生産性” を語るなら尚更だ。いっそ「”1日1万歩” を超えたら “歩き過ぎ割増賃金” を付けちゃう」とか…(暴論)

    REST API で実装!

    ということで、、、 「利用シーン」についてはダンダンどうでも良くなってきたので、、、「利用シーン」については後回しにすることとして(!)、、、早速作ってみました。上の超シンプルな “ワークフロー図”“データ入力画面” を見て頂ければ、何となく解かると思いますが、、、、
    つまるところ『任意時間の「歩数データ」を切り出してくる』という工程自動化される仕組みです。(自動処理工程名:Google Fit データセット 歩数集計 via “Fit REST API”

    要するに、、、たとえば、、、

    • 「9~17時の歩数」のレポートメールが、翌朝、自動的に届く!
    • 「日報にかいた業務時間の歩数」が提出した日報に自動加筆される!

    といったことが実現できるようになりマス。
    さらに、〔2.上司承認〕のような上司工程を後置すれば、立派な(?)企業ワークフローに!?ワタシ自身が “歩き回る仕事” ではないので有用性がワカラナイ(検証しづらい)ので、、、もし何処かの会社の、何かの業務自動化に貢献できそうなら、是非ご一報ください。万が一にも強いニーズあれば、自動処理の仕様についても積極的に改変させて頂きたいと思います。よろしくお願いします。

    追伸1:

    ちなみに “Fit REST API (v1)” は、とてもクセのある API でした。(実装 Script などはリンク先を参照してください)Request Json を POST する形式(aggregate)は、Slides APISheets API (batchUpdate)などと同じ仕組みなのですが、

    • 許諾(OAuth2 Scope)内容に関わらず、デバイス Raw データには参照させない…、とか
    • データ生成クライアントのみが参照できるようにIDの一部が難読化されている…、とか
    • ミリ秒ではなく、マイクロ秒でもなく、ナノ秒で記録されている…、とか (マバタキは何ナノ秒なの?)
    • 集計の境界時刻をまたぐウォーキング(歩数や距離など)は、そのどちらにも合算されてしまう…、とか

    なんともオモムキ(?)がある API です。さらに、(現時点では自身のデータしか取得できませんが)、将来的には “他人のデータ” も取得できそうな Parameters 設計になっていること、も新鮮でした、にも驚きました。ま、「Google Fit Web サイト」の類似サービスが復活することはなさそうですが、それ以外の周辺サービスの動向については、今後もウォッチし続けていきたいと思っています。

    let requestObj = {};
        requestObj.aggregateBy = [];
        requestObj.aggregateBy[0] = {};
        requestObj.aggregateBy[0].dataTypeName
                                  = "com.google.step_count.delta";
        requestObj.endTimeMillis   = numEndTimeMillis;
        requestObj.startTimeMillis = numStartTimeMillis;
        requestObj.bucketByTime = {};
        requestObj.bucketByTime.durationMillis = numDurationMillis;
    let apiRequest = httpClient.begin(); // HttpRequestWrapper
        apiRequest = apiRequest.bearer( token );
        apiRequest = apiRequest.body( JSON.stringify( requestObj ),
                                      "application/json" );
    const apiUri 
          = "https://www.googleapis.com/fitness/v1/users/me/dataset:aggregate";
    engine.log( " AutomatedTask Trying: POST " + apiUri );
    const response = apiRequest.post( apiUri );

    #超個人的には「血圧」と「体重」(←とっぷしーくれっと?)を手入力し続けている(←イイ機器あったら買いたい)ので、”朝昼晩での増減傾向” などを分析しようかな、とか、思ったり思わなかったり。。。

    追伸2:

    ちなみに『ドラクエ・ウォーク』の進捗は。。。現時点で配信されているストーリーは全て終了しています。”第5章クリア” は Lv48 でした。ええ、無課金デス。(←子供達の手前、仕方ないのデス)「ゲームがなかったら運動できへんのか~い?・健康管理できへんのか~い?」と言われれば返す言葉もないのですが、、、まぁ、もうしばらくは、子供達と一緒に、”ウォーク” を楽しもうと思っています。(俺たちは無課金勇者だ!!)

  • Cloud BPM v11.12 Enhanced Integration with Box

    Cloud BPM v11.12 Enhanced Integration with Box

    Easy-to-set-up file sharing to external

    Kyoto, Japan – October 7th, 2019 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 11.12 of the Cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on Oct. 7th, 2019. This new version allows the automated controlling of Box folders. (Box: a cloud content management service)

    In recent years, even though the idea of “cloud-first” (i.e. prioritizing the use of cloud services when constructing a system) is spreading, many organizations still have vague concerns about information security.

    With the new version 11.12 you can equip your Business Processes with automation, such as setting up a download password and expiration date for Box folders. That is, for example, settings for sharing an invoice file will be configured automatically. This will greatly reduce the risk of “settings errors” and “settings omissions” in file-sharing operations with business partners.

    Questetra BPM Suite

    Cloud-based Workflow “Questetra BPM Suite” is a business platform for realizing paperless environments and remote-working. Business issues are controlled according to a Business Flow Diagram. When a Process reaches a Human Task the user will be asked to add their input. Also, when an issue reaches an automated Step the predetermined processing (server-side processing) such as “Generate PDF” and “Save to cloud storage” is performed automatically. (BPM: Business Process Management)

    You can apply it to various business operations such as “Approval request flow”, “Document translation flow”, Quality check process, “Invoice issuance process”. Process owners of each Business Process can practice the “improvement of Business Processes” little by little in daily work.

    Box Folder Sharing

    Using a Service Task, folders that have been created in Box can be shared. Also, the download-password and expiration date will be set so that you can securely share files such as invoices, estimates, catalogs, etc. with your partners. (Box: Create Shared link to Folder)

    Box Create Shared link to Folder

    Other Improvements

    Box: Search Folder

    Using this Service Task, you can automate a folder search of Box folders. You can easily configure automation, for example, checking the existence of a certain folder and creating that folder if it didn’t exist.

    Box: Delete Folder

    Using this Service Task, you can automate the deletion of folders in Box. You can easily configure automation, for example, removing folders after their expiration.

    HTML5 Modeler

    The new App editing function [HTML5 Modeler], which uses HTML/Javascript, is now available as a preview version. We are planning to migrate to the HTML5 Modeler from the flash version in the first half of 2020.

    Please see our release note for the details of new features.
    Version 11.12 Release note: https://support.questetra.com/versions/version-11120/

  • クラウド型ワークフローv11.12、Box連携機能を強化

    クラウド型ワークフローv11.12、Box連携機能を強化

    SaaSベンダーの株式会社クエステトラ(京都市、代表執行役 CEO 今村元一)は10月7日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン11.12を公開しました。新バージョン11.12では、「Boxフォルダのコントロール」を自動化できるようになります。(Box: クラウド型コンテンツ管理サービス)

    「クラウドファースト」(※システム構築を行う際にクラウド利用を優先する)の考え方が広まりつつある近年、それでもなお、情報セキュリティへの漠然とした不安を抱えている組織は少なくありません。確かに「異なるクラウドサービスにファイルを移動する」や「取引先とファイル共有する」といった業務工程において、ヒューマンエラーのリスクをゼロにすることは容易ではありません。

    新バージョン11.12からは、業務プロセスの中に「Boxフォルダに閲覧パスワードと閲覧期限の設定」といった自動工程を組み込めるようになります。つまり、たとえば「納品書ファイル」の共有設定が自動的にコントロールされるようになります。これにより、取引先とのファイル共有業務における「設定ミス」や「設定モレ」の発生リスクを大幅に低減できるようになります。

    Questetra BPM Suite とは

    クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、ペーパーレス環境やリモートワーク環境を推進するための業務プラットフォームです。業務案件は業務フロー図に従ってコントロールされ、案件が人間工程に到達すれば担当者はアウトプットを求められます。また、案件が自動工程に到達した際には、「PDFの生成」や「クラウドストレージへの保存」といった既定の処理(サーバサイド処理)が自動的に行われます。(BPM: Business Process Management)

    「稟議承認フロー」「文書翻訳フロー」「品質チェックプロセス」「請求書発行プロセス」といった様々な業務に適用していただけます。各業務のプロセスオーナーは日々の業務の中で少しずつ「業務プロセスの改善」を実践することが可能です。

    (業務フロー図サンプル: https://questetra.zendesk.com/hc/ja/articles/360012492211

    Boxフォルダの共有機能について

    サービス工程を利用して、Boxに作られたフォルダを共有できるようになります。閲覧用パスワード、閲覧有効期限を設定することができ、業務遂行中に作られる、納品書、請求書、見積書、各種案内書などのファイル成果物を、社外の関係者と安全に共有する、ということが可能になります。(サービスタスク「Box: フォルダ共有リンク作成」)

    その他の機能改良について

    Boxフォルダの検索機能

    サービス工程を利用して、Boxフォルダを検索できるようになります。例えば、フォルダの有無を確認し、なければフォルダを作成するという仕組みをより簡単に構築できます。

    Boxフォルダの削除機能

    サービス工程を利用して、Boxフォルダを削除できるようになります。例えば、閲覧有効期限を過ぎたフォルダを自動的に削除する仕組みをより簡単に構築できます。

    HTML5モデラーのプレビュー版

    HTML/Javascript を利用したアプリ編集機能(HTML5 モデラー)のプレビュー版を利用できるようになります。2020年前半にFlash モデラーから HTML5 モデラーへ移行する予定です。

    詳細については、リリースノートを御参照ください。

  • ノイズにも対応せざるを得ない – こんなワークフローはイヤだ(5)

    ノイズにも対応せざるを得ない – こんなワークフローはイヤだ(5)

    こんにちは!矢作です!

    クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を開発・販売する我が社(クエステトラ社)には、大変ありがたいことにワークフローについて多くの相談が舞い込んできます。

    ご相談の中には素晴らしいアイデアが盛り込まれていて感心するものもあれば、「こんなワークフローはイヤだ」と見ないふりをしたくなるようなものまで様々なものがあります。

    本記事では「こんなワークフローはイヤだ」と面食らってしまうものの中から、「ノイズにも対応せざるを得ない」ワークフローを選び、その課題や解決方法について考えます。

    ノイズにも対応せざるを得ないワークフロー

    「問い合わせ対応業務」を例に考えます。

    ウェブサイトの問い合わせフォームなどから問い合わせが届いたら、問い合わせ窓口がその内容を確認します(「問い合わせ内容確認」工程)。

    確認を終えたら問い合わせへの回答を作成したり、回答に必要な知識を得るために関連部署に助言を求めたりします。

    このワークフローの問題点は、問い合わせの内容が何らかのサービスの売り込みであったり、問い合わせ者の連絡先(返信先)に明らかな誤りがあって返信できなかったりなどの場合に、「問い合わせ内容確認」工程で止まらざるを得なくなることです。そんなノイズのような問い合わせには対応したくないのですが、何らかの形で対応せざるを得ないのです。

    「ノイズにも対応せざるを得ない」ワークフローはイヤですよね?

    ノイズ認定して終了!

    このような「ノイズにも対応せざるを得ない」ワークフローを改善するのはカンタンです。

    問い合わせ窓口の「問い合わせ内容確認」工程で、”問い合わせ内容がノイズであると判断される場合に終了に向かうフロー” を引きます。

    カンタンですね。このカイゼンにより「問い合わせじゃないよね」という問い合わせが入った時に、それをノイズとして終了させることができるようになります。

    業務はスタートしたけど、途中で停止せざるを得ない、という場合は少なくありません。

    • (今回のように)問い合わせの内容がノイズである
    • 企画検討業務で起案したものの、何度も差し戻されたから取り下げる
    • 締切になってしまって先に進められなくなる

    などのシーンが考えられます。このような場合には通常の終了とは別の場所に終了マーク(終了イベントと呼びます)を置き、分岐を設けてそこに仕事のボールを流して終わらせるようにする、という方法が役に立ちます。

    この方法は、イレギュラーに対応しやすくするものでもあります。細かく多くのイレギュラーを想定し、それら全てに対応できるようにフローを引くと見づらいワークフロー図になってしまうリスクもあるので注意が必要です。

    工程の分岐は権限を示す

    問い合わせ内容がノイズと判断されたら、ノイズとして対応を終了するというフローを作る、というカイゼンには、他にも価値があります。

    このフローの存在により「問い合わせ内容確認」工程で “問い合わせ窓口” が、何をするべきなのか何を任されているのか、がより明確になるということです。

    ”問い合わせ窓口” は、問い合わせ内容を確認し、

    • それがノイズであるのかどうかを判断しなくてはならない。判断して良い。
    • ノイズと判断したら、対応を終了させなくてはならない。終了させて良い。

    ということが、この工程の分岐を見るだけで分かります。この分岐には、工程を処理する人の “権限” が示されているということです。

    今回のカイゼンは、単にイレギュラー対応がしやすくなったということに留まらず、その工程において「すべきこと」「して良いこと」を明確にすることにつながっている、ということにも目を向けていただければと思います。

    まとめ

    今回は、問い合わせ対応業務を例に、それ以上前にすすめることができないワークフローをカイゼンする方法を紹介しました。

    通常の終了とは別の場所に終了ポイントを作り、そこに仕事のボールを流すことができるようなフローを作る、というものでした。このカイゼンを通じて工程に「分岐」が作られることになり、その結果、当該工程における “権限” がより一層明確になります。

    ワークフロー図を書き、更に今回のようなカイゼンを行うと、その業務に関わる人たちの間で業務の進め方に対する共通の認識を持ちやすくなります。是非、身近な業務についてワークフロー図を書いてみてください。

    最後に宣伝ですが、ワークフロー図を書くなら、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を是非ご利用ください(60日間無料お試しあり)

    今回はここまで!

  • WordPress 新エディタの Block 追加を試してみた

    WordPress 新エディタの Block 追加を試してみた

    なんでも最新版!

    貴様、、、業界人なんダロ。。。

    Questetra 社のウェブサイトは “WordPress.com” 上で運用されています。

    ええ、「Wordpress 5.0 への移行」は、2018年12月に強制的に行われました。。。そして、その日から “5.0 の新エディタ”(Gutenberg Editor)が Questetra 社の「標準エディタ」となっています。

    はい、そうですネ。。。かなり従順です。とは言え「クラウド メジャー」の製品は、好むと好まざるとにかかわらず、まずは “体験するコト”意義があるのデス。。。(←誰と喋っとんネン)

    もちろん正直なトコ、不安しかなかったのは事実です。が、どんなクラウド製品も、(特に SaaS CMS は)、実際に利用してみないと分かりません。まさに「習うより慣れよ」です。体験して初めて「流行動向」を認識できるのです。あるいは「連携」を模索することができるのです。

    案外すんなり移行

    6年くらい慣れ親しんだ旧エディタとサヨナラ

    そんな “衝撃の日” から、早いもので9カ月。。。。

    今となってはミンナ、新しいビジュアルエディタ(Gutenberg Editor)を使いこなしています。オフィシャルサイトでも、サポートサイトでも、、、社員さんも、バイトさんも。。。基本的に、以前のエディタ(クラシックエディタ)よりは、「簡単」で「直観的」なんだと思います。(WordPress 5.2.2 なう)

    「HTML?、、、 漢(オトコ)なら、ジカガキだろ」

    とか言ってしまう20世紀的な古い人間(ワタシ)すら、今となっては、複製並べ替えを “Block 操作” で行うようになって しまいました います。

    強いて「困ったコト」と言えば…、『困ったことがあっても Google 先生の答え(ネットの情報)が古いというコト』でしょうか。。。(禅問答的)

    自由が足りない?

    Visualエディタなのに Short Code 現役続行?

    しかし、最近になって、

    「えっ、ワタシの原稿、シンプルすぎ?」

    という意見も。。。(←つまり簡単でシンプルだから「ウェブサイトとして味気ないかも」というハナシ)

    たしかに『就業規則』のような情報ページですら、様々な “レイアウトデザイン” を適用したくなるものです。

    定義リスト(dl dd dt)で「条文」を列挙したい・・・
    ボックス囲みで「注釈」を挿入したい・・・
    いっそアコーディオンで「定義の説明部分」を開閉できるようにしたい・・・

    そして、そんな時は仕方なく、、、 “ショートコード開始” ([su_foo])と “ショートコード終了” ([/su_foo])を「ショートコード Block」で書き、”ショートコード中身” を「段落 Block」で書くことになるワケです。。。ナンテコッタ、ぱんなk。。。

    ほなPluginヤロ!

    Theme ベンダが公開しているPluginを採用

    というコトで、Questetra 社の WordPress 環境にも “Block Plugin” がインストールされました。

    Brainstorm Force @ India
    Ultimate Addons for Gutenberg
    Extends the Gutenberg functionality with several unique and feature-rich blocks

    え、「どんなイケてるデザイン Block があるのか」、、、ですか?? ええ、、、ハイ、、、ですから、、、今まさに、 この Blog で色々テストしている真っ最中でゴザイマス。。。(慣れてきたら追記するかもデス。スミマセン)

    どうでもイイmemo:
    Gutenberg がデビューした時点で既に “Death of Page Builders” は予想されていた。Questetra で採用している WordPress Theme “ASTRA” の製造元(Brainstorm Force 社)は早々に Block Plugin をリリースした。スグに「体験」したのだが、当時の plugin (v1.5) は FontAwesome アイコンの組み込み方が “FontAwesome Pro” との併存しづらい方式だったため敢え無く不採用となった。しかしその仕様は、その後 v1.8.1 にて改善(Replaced all Font Awesome Icon with SVG)されていた。(が誰も気づいていなかった)

  • 順番にしか処理できない – こんなワークフローはイヤだ(4)

    順番にしか処理できない – こんなワークフローはイヤだ(4)

    こんにちは!矢作です!

    クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を開発・販売する我が社(クエステトラ社)には、いつもワークフローに関する相談がたくさん届きます。

    ご相談の中には、見事な業務改善を実現されていてすっかり感心してしまうものもあれば、思わず「こんなワークフローはイヤだ」と叫んでしまいそうになるものまで様々なものがあります。

    本記事では「こんなワークフローはイヤだ」と叫んでしまったものの中から、「順番にしか処理できない」ワークフローを取り上げてその課題や解決方法について考えます。

    順番にしか処理できないワークフロー

    通信販売業における「商品企画」業務を考えます。

    通信販売業では、商品が商品カタログに掲載されるまでに多くの「評価」がされます。商品そのものが良いものであることは当然なのですが、他にも以下のような視点での「評価」が行われます。

    • 生産者(企業・個人)の信用(反社会的勢力でないか?債務超過でないか?)
    • 生産体制(一定の質・量を安定して生産できるか?)
    • 物流体制(安定してお客様にお届けできるか?)

    これらの「評価」が確実に行われるワークフローの例は次の通りです。

    商品企画担当が新たな商品の企画を立案したら、3つの「評価」が順番に行われます。「生産者の評価」「生産体制の評価」「物流体制の評価」が確実に遂行されます。最後の「決裁」を行う際には全ての「評価」が済まされていることになります。

    このワークフローの問題点は、3つの評価が「順番」にしか処理されないということ。

    「生産体制の評価」は「生産者の評価」が終わらないと着手できません。また、「物流体制の評価」は「生産体制の評価」が終わらないと着手できません。

    これら3つの「評価」がそれぞれ依存関係にない場合には、「商品企画立案」工程が処理されたらすべての「評価」にすぐ着手できます。それにも関わらず、それぞれの「評価」工程を順番にしか処理できないと、「立案」から最後の「物流体制の評価」工程が終わるまでの時間が長くなってしまいます。

    こんなワークフローはイヤですよね!?「立案」が終わり次第、全ての「評価」に着手したいですよね!?

    評価工程を「並列化」

    「商品企画立案」工程が処理され次第 3 つの「評価」工程に一斉に着手できれば、「決裁」工程までにかかる時間が最も短くなります。これを実現するには、次のようにワークフロー図を変更します。

    ワークフロー図をこのように変更すると「商品企画立案」工程が処理された後、3つの「評価」工程にすぐに着手できるようになります。

    「商品企画立案」工程の下にあるグリーンのダイヤの形をした記号(※)が、重要な役目を果たします。中に “+” マークが書かれています。
    ※「並列ゲートウェイ」と呼びます。

    この記号は、ここに届いた「仕事のボール」が出て行く矢印の数に分裂することを示します。

    今回の改良後のワークフロー図について説明します。

    「商品企画立案」工程の時点では「仕事のボール」は一つです。これが「並列ゲートウェイ」を通過すると、ここから出ていく矢印の数に「仕事のボール」が分裂します。今回の場合は、矢印の数が3つなので、3 つに分裂することになります。

    分裂したボールが、それぞれ「生産者の評価」「生産体制の評価」「物流体制の評価」工程に届き、それぞれの工程の処理を行える(着手できる)ようになる、ということです。

    仕事のボールの待ち合わせ

    仕事のボールが 3 つに分裂することで、3 つの「評価」を同時に着手できるようになりました。

    一方で、仕事のボールが「商品企画決裁」工程に届く前に、分裂した3つのボールが待ち合わせをして、全て揃ったら仕事のボールは1つに戻って(1つに結合して)から「商品企画決裁」工程に届くようにしなければなりません。

    ワークフロー図の中に、3つの「評価」工程の後、かつ「商品企画決裁」工程の前に何も書かれていない、グリーンのダイヤ型をした記号(※)が置かれています。
    ※「結合ゲートウェイ」と呼びます。

    「結合ゲートウェイ」は分裂したボールが待ち合わせをして、全てのボールが揃うと1つに結合することを示します。

    今回のワークフロー図では、「生産者の評価」と「物流体制の評価」が「生産体制の評価」よりも先に終わっても、「結合ゲートウェイ」で仕事のボールが停まります。

    「生産体制の評価」工程が処理され、3つ目のボールが「結合ゲートウェイ」が届くと、仕事のボールは1つにまとまり(結合され)、「商品企画決裁」工程にボールが流れます。

    並列化の価値

    ワークフロー中の各工程を順番にしか処理できないものを、並列に処理できるようにする(並列化)価値は、既にチラリと述べましたが、当該の工程に早く着手できるということです。

    下図において、並列化されていないフロー(直列フロー)では、工程Aと工程Bの両方が処理されるのにかかる時間 T1 は Ta + Tb となります。一方、並列化されたフロー(並列フロー)では T2 は Ta または Tb となります。

    T1 > T2 となり、並列化することで処理時間が短縮されます。これは、QCD で言うところの D(Delivery=納期)が短縮されることになりますので、業務改善の手法として大きな価値をもたらすものと言えます。

    並列化の価値を最大化するワークフローシステム

    並列化の価値が最も大きく発揮されるのは「Questetra BPM Suite」のようなワークフローシステムを利用する場合です。(もちろん、ワークフロー図を書くだけでも一定の価値はあります)

    ワークフローシステムを使うと、ワークフロー図に書いた通りに仕事のボールが自動的に流れる仕組みを簡単に構築することができます。「並列ゲートウェイ」「結合ゲートウェイ」を含むワークフロー図を書くだけで、仕事のボールが分裂し「結合ゲートウェイ」で結合するような仕組みが、自動的に構築されます。

    ワークフローシステム「Questetra BPM Suite」を使うと、ここで書いたようなことを無料で体験できるので、興味がある人は60日間無料の Trial をお申し込みください。専用のご利用環境がすぐに構築されます。

    今回はここまで!

  • Responding to the Consumption Tax Hike (Additional Billing) in the Workflow!

    Responding to the Consumption Tax Hike (Additional Billing) in the Workflow!

    Responding to the Consumption Tax Hike (Additional Billing) in the Workflow!: For a certain SaaS vendor the consumption tax hike in 2019 necessitated “additional billing”. OK, so… let’s try to automate the generation and transmission of this special invoice…

    1. Additional billing for a consumption tax hike?

    October 2019, consumption tax will be increased to 10%.

    Well, they say “this is for securing stable financial resources for social security”, so it would be inevitable.

    Thus…SaaS vendors are required to revise “unearned revenue” (sales paid in advance). In simple language, we must make additional billing for consumption tax regarding annual contracts. Even if it is already paid, it does not matter.

    Therefore, I would like to develop a system in which a PDF invoice file detail the difference in the new tax will automatically be 1)generated and 2)transmitted. As a matter of course, I will do it with “Questetra BPM Suite”.

    [Voice in my heart] Well, with the modeling skill I have, creating any “Business Process” would be a piece of cake. Not only workflows for “daily work” which will be improved continuously but also a one-off “repetitive job”, I can create workflow Apps and automated systems so quickly, bwahaha!!

    I presume that most of the Steps that compose the Business Process will mainly be editing of CSV/TSV columns (processing like Excel work). If I have added the “automatic processing steps” (Add-ons) for multiplying, sorting, adding suffixes, summing up numeric columns, and so on, I should be able to assemble a Business Process with most of the steps automated.

    Sum of numeric columns
    Multiply numeric columns by 1.1
    Re-order

    2. Billing system completed

    I have completed a workflow App. (Excuse me for omitting the creation procedure.)

    I configured it so that entry of scheduled sales slip is the input of the Business Process. (also referred to as the “workflow trigger.”)

    In the case of Questetra Inc., all “sales slips” (including the prorated portion) have been put into Accounting SaaS at the time of closing. Hence, all I need to do is filter all sales slips by company name (“account sub-title name” in our case of ours) then copy & paste (select & copy cell range in TSV). With that entry, billing processes to each company will be started.

    # Although it is a detail, all slips are backed up in Google Sheets, so I use data there to extract “after October 2019”. (Since data on the Accounting SaaS is a little hard to copy.)

    At first glance, the Process diagram looks like quite a long Business Process. Certainly, there are many more automatic processing Steps (represented in gray) than I expected. However, there are not so many human Task (in light blue). It could be said it is Workflow Automation in the modern style. Even though I cannot deny that it looks like a hasty preparation, I suppose this could be sufficient as it may be 5 -10 years before the next tax hike.

    At the steps to be handled specifically by humans, the followings are performed.

    1. Input Sales Slip: Enter “sales slips paid after October” (slip of sales paid in advance) for each billing destination company
    2. Check Generated PDF: Check the invoice PDF generated automatically (separate the detailed data into 2 columns as needed.)
    3. Check Settlement Date: Sales representative determines whether the default payment date and billing date are acceptable.
    4. Check Settlement: Check the bank deposit for the amount charged.

    Incidentally, for clients who require a paper invoice, an attribute “must be mailed” is given. It is devised so that in a Process flagged with that attribute, a paper invoice is automatically output from the printer in the office (with Google Cloud Print) as soon as the third step is finished. (All I have to do is to put it in a window envelope.)

    Separately, for the accounting system, it is also equipped with functions to automatically generate “correction slips” such as renewed sales slips, credit note, and payment schedule slips. (Only payment schedule slips are imported with the “not realized” flag.)

    [Supplement for those with accounting knowledge] “Annual contract” sales are apportioned each month of the contract period (fractions are added to the first month if there are any) and are recorded on the 1st day of each month. The CSV of the sales slip is automatically generated in the Order Acceptance flow and is automatically linked (added) to Google Sheets. (The next morning, information to be imported to the accounting SaaS” is automatically collected.) In this case, information that crosses fiscal years (sales after the next fiscal year) is also required, so it must refer to the Google Spreadsheet (instead of the accounting SaaS).

    3. Operation of the billing system

    Now, regarding all annual contracts, the third step “Check Settlement Date” must be finished at an early stage. Considering the circumstances of various clients, I think “the earlier the better.” For the time being I have set the default value of “Billing date” to September 1, 2019, and of “Payment due date” to October 31, 2019. (Progress monitoring is important.)

    Well, I guess various troubles and inquiries will occur.

    For example, a flexible response will be necessary for cases where the billing amount is small. For small scale users, the “annual contract amount” is also small, and depending on the contract period, the difference between old and new consumption taxes may be several hundred yen. For now, even though I can think of a few ideas like “billing at the next payment invoice” or “renewing the contract ahead of schedule”, thinking about what I should do is really puzzling.

    That is, for the sales representatives (or the partners), they may dare to think “I’d better pay it out of my pocket rather than talking about such a troublesome subject.” Hmm, I guess there is a better way of communication.

    Anyway, I am still groping in the dark. If anything good happens, I will inform you.

    # By the way, I want the country’s basic system (especially the tax system) to be simpler.

  • 消費増税対応(追加請求)もワークフローで!

    消費増税対応(追加請求)もワークフローで!

    消費増税対応(追加請求)もワークフローで!: とある SaaS ベンダ。2019年の増税によって「消費税の追加請求」が必要となった。よし、ならば。。。この特殊な請求書の生成や送信も、自動化してみようではないか。。。

    1. 消費税の追加請求?

    2019年10月、ついに消費税が “10%” になる。
    ま、「社会保障の安定財源確保」のタメだ、、、シ・カ・タ・ナ・イ(←棒読み)。

    で、、、SaaS ベンダの場合、「予定売上高」(前受金売上)について修正する必要がある。平たく言えば、年間契約に対して「消費税の追加請求」をしなければならない。たとえ “すでに入金済み” であっても、関係ない。。。(詳しくは法律 H25-41, H28-85, 86 あたりを参照されたい)

    そこで “差額消費税” に関する請求書PDFが、(1)自動生成され、(2)自動送信される、そんなシステムを “開発” したい。当然ながら『Questetra BPM Suite』(SaaS BPMS)で組み上げたい。(←ほとばしる自社製品愛!?!)

    [心の中の声] まぁ、オレ様ほどのモデリング技術があれば、どんな「ビジネスプロセス」でもチョチョイのチョイだ。ずっと改善し続ける「日常業務」だけでなく、ちょっとした「繰り返し作業フロー」だって、速攻で “ワークフロー・アプリ” (自動化されたシステム)を作れてしまうのだ。ガハハハハ。(←誰ヤネン)

    業務プロセスを構成する工程の多くは「CSV/TSV の列編集」(エクセル作業的な処理) が中心となるだろう。掛け算する、並べ替える、接尾辞を付ける、数値列を総和する、あたりの “自動処理工程” を Addon しておけば、「大半の工程が自動化された業務プロセス」を組み上げられるハズだ。

    数値列の総和
    数値列の1.1倍
    並べ替え

    2. 請求システム完成

    ワークフロー アプリができた。(←中略スミマセン)
    業務プロセスの “インプット” は『予定されていた売上伝票』の入力にした。(「ワークフローのトリガー」とも言う)

    クエステトラ社の場合、成約時点で全ての『売上伝票』(按分予定分を含む)が Accounting SaaS(マネフォ会計)に投入されている。なので、全ての売上伝票から会社名(ウチの場合「補助科目名」)でフィルタし、TSVコピペ(セル範囲の選択コピー)すればよい。その入力によって、各社への請求プロセスが開始される。

    #細かい話になるが、全ての伝票は Google Spreadsheet にバックアップされているので、そちらのデータを使って “2019年10月以降分” を抽出している。(MoneyForward はコピペしづらい)

    プロセス図を一見すると「長大な業務プロセス」にも見える。確かに “自動処理工程”(グレーで表現)は想像以上に沢山ならんでいる。しかし “ヒューマン工程”(水色)はそれほど多くない。今風な Workflow Automation と言っても良い?! たしかに “ニワカジコミな仕組み” な感は否めないが、”次の増税” までは5年10年かかりそうだし、まぁコレくらいでイイだろう。。。

    人間が処理するヒューマン工程は、具体的に以下のような処理が行われる。(大した作業ではない)

    1. 対象売上伝票のInput: 請求先企業ごとに「10月以降の売上伝票」(売上予定伝票/前受金売上伝票)を入力する。
    2. 生成PDF全般チェック: 自動生成された請求書PDFを確認する。(必要に応じて詳細データ部を2段組にする)
    3. 入金日請求日の確認: 担当営業の視点で入金日・請求日がデフォルト設定のままで良いか判断する。
    4. 入金確認: 請求した金額の銀行着金を確認する。

    ちなみに、「どうしても郵送が必要」というクライアントには “要郵送” の属性が与えられている。そのフラグが立っているプロセスは、第3工程が完了し次第、『紙の請求書』が事務所プリンターから自動的に出てくるような仕組み(Google Cloud Print)になっている。(←あとは “窓付封筒”に入れるだけ)

    別途、会計システム(MoneyForward クラウド会計)のため「修正伝票」(新しい売上伝票・赤伝・入金予定伝票)も自動的に生成される機能も搭載している。(入金予定伝票だけは “未実現” フラグを入れてインポートされる)

    【会計知識ある方のための補足】  “年間契約” の売上高は、契約期間の各月に按分 (万一端数あれば初月に加算) され、各月1日付にて売上計上されている。当該売上伝票のCSVは、受注対応フローにて自動生成され、Google Spreadsheet に自動連携(自動追記)されている。(翌朝に “Money Forward にインポートすべき情報” が自動集約される) この場合、会計年度をまたぐ情報(次年度以降の売上)も必要となるため、(Money Forward ではなく)、Google Spreadsheet を参照せざるを得ない。

    3. 請求システム運用

    さてさて、全ての “年間契約” について、早い段階で第3工程「入金日請求日確認」が終了されなければならない。いろんなクライアントの事情を考えると「早いほうが良い」と思う。とりあえず「請求日」のデフォルト値は “2019年9月1日” に、「入金期限」のデフォルト値は “2019年10月31日” にしてみた。(進捗モニタリング、大事)

    まぁ、色々なトラブル・問い合わせが発生するのだろう。

    たとえば「請求金額が小さいケース」は “柔軟な対応” が必要だ。小規模ユーザの場合は「年契約の金額」も少額であり、契約期間によっては「新旧消費税の差額」が数百円となってしまうケースすらある。今のところ、「入金期限を次の請求書」とか、「次の契約の話を前倒しする」みたいなアイデアが考えられるが、、、うーむ、ナカナカに悩ましい。

    つまり、担当営業氏にしてみれば、(or パートナー氏にしてみれば)、「そんな面倒な話をするくらいなら、オレがポケットから出すよ」なんてことにもなりかねない。うーむ、もっと良いコミュニケーションがあるような気もする。。。

    ナンにせよ、まだまだ「暗中模索」といった感じだ。何かオモシロイコト(?)が起きれば、続報したい。
    #ていうか、国の根幹制度(特に税制)は、もっとシンプルにして欲しいんだけどなぁ。。。

  • 目標を達成するために必要なKPI、KGIとは

    目標を達成するために必要なKPI、KGIとは

    皆さんは大きな目標があるとき、その目標を達成するために、どんな計画をして行動しますか?

    会社にも、必ず達成しなければならない目標があります。本記事では、企業が大きな目標を達成するための方法について考えます。

    大きな目標を細かく分けて行動に移す

    先日、元水泳オリンピック選手のセミナーに参加したのですが、そのセミナーで、オリンピック選手を夢見る子ども達への下記のメッセージがとても印象に残りました。

    ”今は漠然としていて夢のような目標だけれど、その目標を細かく分けてそれを達成できるようにしてみてください。例えば、次の大会ではこのタイムを切ろうとか、小学生、中学生、高校生での目標タイムを作ることです。すると、やがて毎日の練習も大きな目標への大切な一日で、その日やるべき練習内容とその意味が分かってくるようになります”

    ”大きな最終目標を細かく分けて行動に移す”

    この方法は、大谷翔平選手の目標達成シートが有名です。最終目標、細かく分けた目標、日々の行動、に分かりやすく分類されています。

    この図のように、大きな目標だけでは今行動に移すべき手段をイメージしにくいですが、その目標を細かく分けてみると、そのための手段が明確になり迷うことなく行動に移すことができます。

    しかし、これらの方法はスポーツ選手だけではなく、私たちが取り組む仕事でも似ているところがあります。

    大谷翔平選手の目標達成シート

    最終目標のKGI

    仕事では、組織や企業が達成すべき最終的な大きな目標をKGIと呼びます。”Key Goal Indicator”の頭文字をとったもので、定量的な指標で表したものです。いつ、どの指標がどのレベルに到達したら目標達成とみなすのかを定義します。

    具体的に分かりやすく数値化できない抽象的な理念や目的は、KGIとしてそぐわないので使われることはありません。それは、さまざまな価値観をもった関係者全員が目標を共有しにくく、その目標と実績を比べ、達成できたかどうかの判断も価値観によりさまざまで評価しにくいからです。また、その企業や組織がどうなりたいのかという目的が明確になっている必要があります。それを実現するために、期限を設けて何をどれくらいという数値目標で設定します。

    KGIは、企業や組織が最終的に達成すべき長期的な目標です。KGIの設定だけでは、日々の業務でやるべき事や手段がすぐには明確になりにくく漠然としています。そこで、最終的な目標に到達するために、その前段階としてまずはこの目標を達成しようという中間目標(KPI)を設定するのです。

    最終目標を適切に分解したKPI

    KPIは、”Key Performance Indicator”の頭文字をとったものです。

    企業などの組織において最終的な目標に到達するために、その前段階としてまずはこの目標を達成しようという中間目標を表す指標です。つまり、まず最終目標であるKGIが明確になっている上で、その目標を適切に分解し中間目標であるKPIを設定します。それから、その分解された中間目標のための手段を決め行動に移します。そして、その手段が正しく成果に向かっているかどうかの進行状況を定期的にモニタリングし、確認するためのものがKPIなのです。

    目標達成までの過程にはさまざまな工程がありますが、それらの工程でそれぞれの目標数値を設定しておくことで、どこで問題が起きているかの原因を検証しやすくなります。

    KGIは最終目標が1年、5年といった長期間を対象とするのに対し、KPIは短期間で結果のわかる数値を指標とする違いがあります。具体的に、次にアクセサリーを扱うネットショップのKGI、KPIと手段の関係図を例に挙げます。

    最終目標だけでは今行動に移すべき手段をイメージしにくいので、中間目標であるKPIを具体的な数値とともに設定するのです。

    すると、やるべき手段が明確になり迷うことなく行動に移すことができます。KPIをチームで共有することは、メンバの目標に対する意思の統一ができます。更に、共通の評価基準を作ることもできるのです。

    しかし間違ったKPIを設定すると、そのKPIを目標とした手段も間違ったものになります。最終目標に対して返って逆効果になるので、KPIの設定は慎重に行う必要があります。

    KGI、KPIを業務改善の材料に

    KGI、KPIを定め、それに基づいて業務を進めて行くことは、業務改善の材料になります。実際に以下のような流れで業務改善を進めていくことができます。

    ・KGIの設定

    • 成功か失敗かの判断ができる・・・1
    • KPIを設定することができる・・・2

    ・KPIの設定

    • 手段に問題がないかの確認ができる・・・3
    • KPIの設定自体に問題がないかの確認ができる・・・4

    まず、KGIを設定することによって、

    1. 何が成功で何が失敗かを判断できる

    例えばネットショップで年1000万円売り上げたとします。この場合、KGIを定めていないと成功か失敗かも分かりません。つまり、業務改善する必要があるかどうかも判断できないのです。

    2. KPIを設定することができる

    最終目標のKGIを達成するために、適切に分解された中間目標(KPI)を定めることができます。これにより、中間目標を達成するためにやるべき業務、移すべき行動を明確にすることができるのです。

    次に、KPIを設定することによって、

    3. 手段に問題がないかの確認ができる

    もし定期的なモニタリングでKPIを達成できていなければ、まずは手段に問題がないかを考える必要があります。

    例えば、先ほどのアクセサリーを扱うネットショップの図のKPI(サイトのページビュー数1か月3万)に対し、毎日のFacebook投稿を手段とする場合を考えてみます。この場合、意味のない内容の投稿を毎日行ってもあまり効果はありません。また、サイトのページ数を増やすという手段においても、ただページ数を分割するだけではかえって読みづらいサイトになります。

    この場合は、手段である業務に問題があることが分かり、手段を改善する必要があるのです。

    4. KPIの設定自体に問題がないかの確認ができる

    定期的なモニタリングでKPIを達成できていなければ、次に、KPIの設定自体が現実とかけはなれた数値になっていないか、もしくは最終目標に対して的外れな中間目標になっていないかを考える必要があります。KPI自体が間違ったものであれば、それをめざす手段(業務)も間違ったものになるからです。

    このように、KPIの設定、定期的なモニタリングは、手段である業務の問題点の発見、目標設定が適切であるかの確認も定期的にでき、素早く問題点に気づくことができるのです。

    KGIの設定は慎重に

    やるべき仕事、改善すべき業務の手段を決め、行動に移すためには、中間目標(KPI)が具体的で現実的な数値でなければなりません。その中間目標(KPI)を具体的で現実的な数値にするためには、KGIも具体的で現実的でなければなりません。

    そのためには、KGIを定める人は、チームが取り組むそれぞれの業務の内容、特性、手順、ルールをしっかり見極め、理解しておく必要があるのです。

    関連記事はこちら

  • The Concept of QCD that is Essential to the Daily Life

    The Concept of QCD that is Essential to the Daily Life

    Hi there!

    I’ve been studying business improvement. I often buy and use various things such as refreshments and seasonal clothes, and I hope my tiny effort will help the economy of Japan to thrive. Actually, the behavior of “buying goods” which drives the economy is closely related to the term “QCD” which I’ll illustrate here.

    QCD refers to the outline of the importance of quality control based on delivering products of good quality (Quality) cheaply (Cost) and quickly (Delivery). It is important for companies and stores to employ the idea of QCD with the goods and services they provide to customers.

    The Order of the 3 Letter Abbreviation, QCD, is also Meaningful

    I’ll illustrate the meaning of each letter below.

    • Q: Quality of goods and services
    • C: Cost to manufacture and provide the product
    • D: Delivery time of the product to the customer

    The order of QCD’s letters is also significant. The reason why Q comes first is because “Quality” is the most important factor. If it doesn’t meet a certain quality standard it will never be defined as “merchandise”. It is important to meet or exceed the customer’s requirements.

    For example, when I buy an item at a 100 yen shop (a type of Dollar shop), I’m sometimes impressed by various practical items for just 100 yen. By the way, the items at 100 yen shops are priced as low as 100 yen, but they won’t be sold if they can’t be used practically.

    If you use a 100 yen dishwashing sponge, for example, then find that it is sold in packs, not only it is normally usable but it rarely damages the dishes. Therefore, you’ll want to buy some packs of that sponge. Many items are purchased because they fulfill a certain level of “Quality”. There are 100 yen shops in many parts of Japan.

    Citation: QCD – Quality, Cost and Delivery | Everything about Logistic’s

    QCD Comes from Great Challenges

    The idea of QCD was accordingly advocated by Alexander H. Church in 1914. When the idea of QCD emerged it was right after World War 1 had finished and the American economy was suffering from severe depression. At that time, Herbert Hoover conducted the “Efficiency Movement” to eliminate waste in the industries, and companies promoted rationalization. Before then, each company had its own function such as “production of raw materials” and “Manufacturing”, but as a result of rationalization, companies were integrated into one place and became large-scale plants.

    At the same time, modern companies with various functions such as manufacturing, sales, and R & D became the main U.S. companies from the late 19th century to the early 20th century. That’s the origin of what we now call big companies.

    In the Japanese manufacturing industry, QCD has gradually spread since the late 1960s and is now widely established. The concept of QCD spread in Japan after World War II. Company managers learned the knowledge of “Quality Control” from various experts. As a result, the quality of products made in Japan improved.

    In the 1970s Americans focused on fuel-efficient Japanese cars and were impressed by their great quality when they tried them out. Because of that, the quality and level of Japanese products garnered much attention from all over the world.

    Citation: Evolution of Japanese Automobile Manufacturing Strategy using new JIT

    QCD to Determine the Ultimate Goal

    Three elements of QCD are essential for determining the ultimate goal of business improvement. First of all, for manufacturing a product, Quality is determined and Cost is calculated. By proceeding in this way you can predict how long the Delivery will be. This can lead to discussions within the company about the difference between the performance and the target set and how to make improvements to close that gap.

    Incidentally, among the three elements of QCD, Delivery is the most effective. Shortening the delivery time will result in an improvement. In this way, not every step of QCD needs to be improved, and it is important to find and improve what you can as easily as possible.

    Keep Good Balance of QCD!

    There are many methods of using QCD. 100 yen shops, fast food that is fast, cheap and delicious, and chain stores that are expanding all over Japan are penetrating our daily lives. On the other hand, there is another example of using QCD, which is a custom-made bag that can be used for a long time despite its late delivery date and high price.

    You can be satisfied either with a good item that can be used for a long time or saving money by buying cheap and good items. The use of QCD is based on the image of the product that you want to produce.

    Thank you for reading!

    Reference

  • 部下しかスタートできない – こんなワークフローはイヤだ(3)

    部下しかスタートできない – こんなワークフローはイヤだ(3)

    こんにちは!矢作です!

    クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を提供する我が社(クエステトラ社)は、ワークフローに関する相談をたくさんいただきます。

    そのお客様特有の変わったご相談から、よくあるすぐに解決できるものまで様々なものがあります。しかし、中には「こんなワークフローはイヤだ」とぼやきたくなるものもあります(苦笑)。

    本記事では「こんなワークフローはイヤだ」とぼやいてしまうものの中から「部下しかスタートできない」ワークフローをピックアップし、その課題や解決方法について考えます。

    部下しかスタートできないワークフロー

    「オペレーションミス報告」業務を例に考えます。ワークフロー図の例は次の図のとおりです。

    現場で発生したオペレーションミスを集約し、組織として対応すべき案件を見過ごさないようにすること、集まった情報を分析し業務改善を検討すること、を目的としています。

    現場でオペレーションミスが発生した時、担当者がその内容を「報告」します(報告書作成)。上司は、報告内容を「確認」し、問題がなければ完成とします。報告内容に曖昧な点があったり、原因や改善案が曖昧な場合には差し戻すことができます。(報告書確認)

    上司が「確認」を終えると、業務監査チームに「報告」内容が届き、業務監査視点での何らかの対応(本記事では触れない)を行います。(監査対応)

    この業務フロー(ワークフロー)の問題点は、いつまでたっても報告がされない可能性があること。

    ミスを報告するという業務は、ミスをした担当者にとってメリットが感じられません。評価が下げられるかもしれないという不安があるので、積極的に取り組もうとしない気持ちが働くのも自然なことです。(このようなことが現場では起こっているという話をよく聞きます。オペレーションミス報告業務はうまくいかない…と。)

    しかし、現場を統括する上司としては、組織に対してきちんと報告させなければなりません。そんな時、部下がいつまでたっても報告フローをスタートしないというのは困りものです。

    こんなふうに、上司にとっては「部下しかスタートできないフロー」って、イヤな場合があります。

    上司にもスタートさせてあげて!

    オペレーションミス報告に限らず、営業の案件報告や企画業務など、部下の能動的な開始に任せるのではなく、上司から指示してスタートさせたい、ということは少なくありません。

    次のように上司もスタートできるように変更します。

    ワークフローのスタートマーク(専門用語では “開始イベント” と呼んだりします)をひとつ追加し、部下の「報告書作成」工程との間に「報告書作成の指示」という工程を置いています。

    こうすることにより、「報告書作成の指示」工程で、上司は部下が報告すべきオペレーションミスのカンタンな情報(日付、概要、何らかの管理番号など)をまとめ、担当者に「報告書作成」を促すことができるようになります。

    様々なスタートを想定する

    ワークフロー図を書く時、基本的な流れ(今回の例だと部下からスタートする)以外に、他のスタートがないか考えると、いくつかいいことがあります。

    • 業務に関わる人は、どのようなスタートがあり得るのかを理解できる。
      • 今回の例だと上司からのスタートはイレギュラーにはならない。イレギュラーに伴う無駄な議論や調整が不要になる。
    • ワークフローシステムなどの進捗管理を行うシステムを構築(設定)する時、様々なスタートを想定することができる。

    「オペレーションミス報告」ワークフローの場合は、上司だけでなく業務監査チームがスタートする、という方法も考えられますね。次の図のように、上司のスタートと同様にもう一つスタートマークを配置し、業務監査チームが報告を指示する、ことができるワークフロー図を書くことができます。

    また、今回のワークフロー図に基づいて構築(設定)されたワークフローシステムを利用すると、次の図のような業務進捗の表現が可能です。

    まとめ

    本記事は「部下しかスタートできないなんてイヤだ!」という気持ちから始まりましたが、最終的には「スタート(業務の開始)」の考え方に関する内容になりました。

    ワークフロー図を作成する時、どのような「スタート」があるのか、固定観念にとらわれず考えを巡らせてみると、よりうまく業務を進める環境を構築できる(業務改善)ようになります。

    本記事でちらりと紹介した、ワークフロー図上に業務の進捗状況が表示される仕組みはクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を利用しています。「Questetra BPM Suite」はワークフロー図を書けば、ワークフロー図通りに業務を進めていく環境が自動構築され、進捗状況や実績がわかりやすく表示されるシステムです。

    ワークフロー図を書くなら、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を是非ご利用ください(60日間無料お試しあり)

    最後に宣伝を交えました(笑)が、今回はここまで!

  • Cloud BPM v11.11 Auto-Append to Google Sheets with Our New Service Task

    Cloud BPM v11.11 Auto-Append to Google Sheets with Our New Service Task

    Original Japanse version

    Easier Real-time Utilization of Business Data

    Kyoto, Japan July 8th, 2019 Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 11.11 of the Cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on Jul. 8th, 2019. This new version introduces a mechanism of automatically appending rows to a Google Sheets using only the standard features.

    In daily work, various systems and services besides Workflow systems are used within the organization for the purpose of sales support, file storage/sharing, communication, collaboration, etc. In order to improve the convenience and productivity of users, it is essential to automate data coordination and processing among these multiple services.

    Up to now “Questetra BPM Suite” has been capable of passing and receiving data in cooperation with external services by setting up HTTP communication or importing packaged “Add-ons” for communication processing, but knowledge of APIs and preparations in advance were required for them. In v11.11 a Service Task that performs the function has been added. By using the Service Task you will be able to build a system such as an “Order acceptance flow”, for example, in which data concerning an order is automatically added to a Google Sheets right after the approval Step is processed, without the need for any extra programming.

    Questetra BPM Suite

    Cloud-based Workflow “Questetra BPM Suite” is a business platform for realizing paperless environments and remote-working.

    Business issues are controlled according to a Business Flow Diagram. When a Process reaches a Human Task, the user will be asked to add their input. Also, when an issue reaches an automated Step the predetermined processing (server-side processing) such as “Generate PDF” and “Save to cloud storage” is performed automatically. (BPM: Business Process Management)

    You can apply it to various business operations such as “Approval request flow”, “Document translation flow”, Quality check process, “Invoice issuance process”. Process owners of each Business Process can practice “improvement of Business Process” little by little in daily work.

    Google Sheets: Append New Row

    It will be able to automatically append data to Google Sheets using the Service Task. When you are using Google Sheets for aggregating sales or expenses, you can connect them with your business. Thus, you can reduce the work time spent on the administration of this process.

    Other Improvements

    Google Sheets: Download Choice Data

    It allows you to collectively retrieve various master data (i.e. Customer master, Product master, etc.) automatically using the Service Task. The retrieved data can be used as options in the Select type Data Item.

    Converter (Date to Japanese era string)

    Using the Service Task, Date type and Datetime type data can be converted to a string of Japanese calendar date format. (e.g. Converts a value of Date type Data “2019-07-08” to “令和元年7月8日”)

    Google Drive: Folder Search

    This Service Task allows you to search for folders on Google Drive. It can be used incorporated in processing such as to store files to a folder that are found in a search.