こんにちは、マーケティング部の林です。
お正月休みが明け、私は2023年の仕事始めにこの記事を書いているのですが、年の初めに新年の抱負や目標を立てた方も多いのではないでしょうか？
私は職業柄、運動不足になりがちなので、新年に限らず健康管理や運動に関する目標をよく立てます。しかし、これを達成するのはなかなか難しく、「目標を立てただけ」で終わってしまうことも少なくありません。これは、私の目標が「運動不足の解消」という漠然としたものだからでしょうか…。
さて、今回とりあげる「KGI」「KPI」はいずれもビジネスの場で使われる指標です。しかし、これらは上に述べたような日常の目標を達成する上でも役立つものです。
本稿ではその言葉の意味と、業務において KGI や KPI を定めることの重要性、そして BPM ツールとこうした指標の関わりについて解説します。
KGI は「最終的な目標」
KGI（Key Goal Indicator）は、企業などが事業やプロジェクトで最終的に達成したい目標を数値化した指標です。KGI は日本語では「重要目標達成指標」と訳されますが、これは文字通り「重要な」「目標を」「どれぐらい達成したか」計るためのものですね。
KGI の設定でポイントとなるのは、目標をあくまで定量的に数値化すること。私が立てた運動の目標のように「運動不足の解消」といった曖昧なものは KGI にはなり得ません。たとえば企業であれば、売上高や受注件数を何パーセントアップするのかといった具体的な数値の設定が必要となります。
これは、企業としての目標を関係者間で共有しやすくするためであり、その達成度を計りやすくするためです。KGI を設定することによって、それに対して「現状はどうなのか」という進捗の度合いが明確になり、改善やそのための努力の方向性を検討しやすくなります。
私の運動目標の場合、健康は数値化しにくいものですが、たとえば「体重を〇キロ減らす」「体脂肪率を〇パーセント減らす」といった KGI であればわかりやすいでしょう。
余談になりますが、かつてジムに通っていたころ、ジムのサウナに見事に鍛えられた肉体の若者が入ってきたことがありました。先客はみんな「まだあまり鍛えられていない体型」のオジサンたちです。このオジサンたちが、下着モデルのような体型の若者に、一斉に「体脂肪は何パーセントなの？」と質問していたのは印象的でした。体脂肪というのは、体を鍛える際の「わかりやすい指標」なのでしょう。
話が脱線しましたが、KGI はこのように「誰もがわかりやすい」状態に定量化・数値化されていなければならないということですね。
KPI は「KGI に到達するためのステップ」
一方、KPI（Key Performance Indicator）は「最終的な目標に到達するためのステップ」としての中間的な目標を指します。
たとえば、「1年後に10キロ減」という KGI を設定したのなら、KPI ではそこに至るまでの3ヶ月後や半年後の目標体重を設定します。もちろん KPI も KGI と同じく「具体的に数値化されている」ことが重要です。これは企業の売上目標を考えていただければわかりやすいかと思います。
さて、KGI は基本的に大きな目標を1つ設定するものですが、これに対して KPI には複数の切り口があるのが特徴です。
たとえば企業において、「1年後の売上〇パーセントアップ」という KGI を定めたのであれば、3ヶ月後や半年後の売上目標がまず KPI として浮上するでしょう。さらに、売上目標を達成するためには、「受注件数を〇パーセント増やす」「生産コストを〇パーセント削減する」「営業における成約率を〇パーセント向上させる」など、さまざまな KPI が設定でき、そこから具体的な行動も導き出されていきます。
＜KGI・KPI・行動の関係についてのイメージ図＞
このように、KPI は中間的な指標であるとともに、KGI に対して細分化された目標ということができます。
なぜ KGI や KPI の設定が必要なのか？
KGI を設定する意義はいろいろとありますが、もっとも大きなものは「自分たちがいま、どこに向かっているのか？」を把握し、共有しやすくすることです。
仕事にせよ、日々の運動にせよ、私たちは無目的なままでモチベーションを維持しつづけることは困難です。そこで数値化された明確な目標である KGI や KPI が必要となります。
また、業績の好不調やプロジェクト成功の可否を判断する際にもこうした指標は重要です。極端な話ですが、月間や年間の売上高が「〇〇万円」と提示されても、その数字が良いのか悪いのかさっぱりわからない、というのでは会社経営は成り立ちませんよね。KGI や KPI を設定していれば、こうした際の判断基準も明確になります。
これは、体重計に乗って「〇〇キロ」という数字を見ても、それが自分にとってどういう意味を持つのかわからない、というのと同じです。自分の健康にとってベストな体重を知り、それを指標とすることによって、そのとき体重計に表示された数字がどんな意味を持つのか（OKなのか、NGなのか）がわかり、次の行動につながる訳ですね。
このように現状を把握し、業務へのモチベーションを高め、成果を判断する上で KGI や KPI の設定は欠かせないものといえます。
KGI・KPI 設定の注意点
さて、企業において KGI や KPI の設定はたしかに大切ですが、正しくおこなわれなければ意味がないばかりか逆効果になりかねません。
KGI や KPI の設定においては、
- 明確であること
- 達成可能であること
- 期限が設けられていること
の3つが重要なポイントとなります。
たとえば冒頭でも述べたように、「運動不足の解消」は目標として漠然としていますよね。KGI や KPI の設定では「体重を何キロにする」「体脂肪率を何パーセントにする」といったように、目標が定量化・数値化されていなければなりません。これは業務の成果を客観的に判断する上で大切な要素です。
しかしいくら数値化されていても、「2週間で体重10キロ減！」といった無茶な目標を立ててしまっては挫折は目に見えていますし、無理に目標を達成しようとすると体を壊してしまいます。これは企業における KGI やKPI の設定でも同じことで、リソースやコストの現状を考え、業務の効率化や改善により達成可能な目標を設定することが大切です。
また、KGI や KPI では「1年後」「半年後」「3ヶ月後」といったように、明確な期限を設けることも必要です。こうした期限が設定されていてこそ、その時点での業績の好不調や目標達成の成否の判断が可能になります。
最後に
Questetra BPM Suite は、KGI・KPI の設定から目標達成度の判断、さらにはその後の業務改善活動までを強力にサポートする BPM ツールです。
Questetra BPM Suite で業務を管理すると、おこなった業務に関するさまざまなデータが記録されていきます。こうしたデータが蓄積されることで、たとえば「タスクの処理にかかった時間」や「一定期間に処理したタスクの件数」などを容易に参照できるようになります。また、Questetra BPM Suite では業務における成果やその推移を、ひと目でわかるようにグラフで表示することも可能です。Questetra BPM Suite のこうした機能は、現状を把握し、そこから目標を設定したり、達成度を判断したりする際に大いに役立ちます。
この機会に Questetra BPM Suite で業務のプロセスやその成果を「見える化」してみませんか？Questetra BPM Suite はクラウド型のサービスなのでお申し込み後スグにご利用できますし、無料お試しも可能ですよ。
ワークフロー図で業務を可視化！
