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規程差分の確認は、AIにお任せ！
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：新旧規程の差分みえず、レビュー負担増

RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。

規程変更時、起案者は「新規程」と「旧規程」の両方を登録しますが、差分が明示されていないため、レビュアやCEOは変更点を迅速に把握できません。その結果、確認作業に時間がかかり、効率的な判断が難しくなっています。

2. 解決策：AIによる新旧対照表の自動生成

この問題を解決するために、プロセスオーナーは生成AI(ChatGPT)を導入し、ワークフローアプリに組み込みました。

具体的には、生成AIに適切な指示を与えることで、「新規程」と「旧規程」を基に自動で「新旧規程対照表」が作成されます。これにより、規程改廃が起案されるたびに差分が可視化されるようになりました。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

1. 規程案入力　レビュア指名

起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。

2. 規程案をレビュー

規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。

1X. 差戻対応

2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します

3. CEO承認/取締役会決議

2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。

件名に[成案]

3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

件名に[廃案]

3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

After

ワークフロー図の詳細を見る

1. 規程案入力　レビュア指名

起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。

AIチェック：差分／誤植

旧規程が入力されている場合は、AIにより新旧規程対照表が作成されます。

2. 規程案をレビュー

規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。

１X. 差戻対応

2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。

3. CEO承認/取締役会決議

2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。

件名に[成案]

3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

件名に[廃案]

3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

Before/After (スライドで動かせます)

3. 効果

対応速度の向上

生成AIが自動で対照表を作成することで、レビュアやCEOは変更点を即座に把握できるようになり、確認作業の遅延が解消されました。

ミスの削減

変更点の可視化により、見落としや誤認が減少。規程の誤りを早期に検出できるようになり、内容の精度も向上しました。

4. その他の業務への応用
- 契約書の修正・管理
  - 契約書の変更点を自動で比較・通知することで、承認プロセスがスムーズに進み、契約締結の遅延を防ぎます。
- 社内マニュアルの改訂管理
  - 手順書や社内マニュアルの変更点を可視化し、関係者へ自動通知することで、最新情報を確実に共有できます。
5. 提案資料

当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。

policy-aicheck-20250327 ダウンロード
2025-03-25
ワードプレス投稿ミスの傾向を把握
1. 課題：依頼内容の不備が分析できない

◯△×社のWebサイトはWordPress.comで構築されており、現在はマーケティング部が運用・管理を担当しています。マーケティング部では、ワークフローアプリを通じて他部署からの依頼を受け取り、記事の投稿を行っています。

しかし最近では、依頼に基づいて記事を作成する中で、「掲載されている商品情報が古い」「価格や仕様に誤りがある」といった内容の不備が発生するケースが見られるようになりました。これまでは、記事の公開前にマーケティング部が内容を確認し、不備があった場合には、特定の権限を持つメンバーがワークフローアプリ上で該当の依頼を削除することで対応していました。

ところが、依頼内容の不備は増加傾向にあり、どの部署からの依頼で多く発生しているのか、どのような内容に問題が集中しているのか、といった傾向を把握するのが難しくなっています。さらに、依頼を削除するとワークフローアプリ上から完全に消えてしまうため、過去の事例を検索・分析することができません。このように、データに基づいた改善策を講じることが難しい状態が続いており、同様の不備が繰り返されるリスクが高まっています。

2. 解決策：破棄される依頼の件名にキーワードを付与
この課題に対応するため、プロセスオーナーは草稿の校正後に「草稿をWPへ」と「草稿の破棄」の2つの選択肢を設定しました。「草稿の破棄」を選択すると、ワークフロー上で以下の処理が行われます。

依頼の件名に自動で “[Abandon]” が付与される

依頼は終了扱いになるが、履歴は記録される

例えば、「ブログ『2025年の新機能』の追加」という件名の場合、「[Abandon] ブログ『2025年の新機能』の追加」と表示され、検索時に簡単に絞り込めるようになります。
Before

ワークフロー図の詳細を見る

草稿投入（社員のみ）

マーケティング部社員が作成した草稿が投入できます。

依頼原稿をバックアップ

他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。

校正

公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。

画像をWPへ

WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。

原稿をWPへ

WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。

微修正して公開

マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。

公開通知

記事の公開が部内共有されます。

After

ワークフロー図の詳細を見る

草稿投入（社員のみ）

マーケティング部社員が作成した草稿が投入できます。

依頼原稿をバックアップ

他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。

校正

公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。

件名変更

件名に自動で “[Abandon]” が付与されます。

画像をWPへ

WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。

原稿をWPへ

WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。

微修正して公開

マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。

公開通知

記事の公開が部内共有されます。

Before / After 比較（スライダが動きます）

3. 効果

依頼ミスの識別

件名に “[Abandon]” を付与することで、過去の依頼ミスをすぐに特定できます。

依頼履歴の検索性向上

削除した依頼も履歴が残るため、”[Abandon]” をキーワードにして検索し、過去の依頼を簡単に確認できます。

データ分析の促進

ミスの傾向を可視化し、問題が多い部署や依頼内容を分析しやすくなります。

4. その他の業務への応用

レビュー・承認フローの管理

商品情報の修正依頼や広告掲載の承認フローでも、誤った依頼を識別・記録し、再発防止につなげられます。

顧客対応履歴の管理

カスタマーサポート（CS）での誤対応を明示し、同じトラブルの再発を防ぎます。

発注・仕入れ管理の最適化

発注ミスの履歴を残すことで、仕入れルールの見直しや確認強化ができます。

プロジェクト管理の効率化

不要なタスクや誤った仕様変更を識別し、無駄な作業を削減できます。

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2025-03-23
不明瞭なweb更新依頼を確認せよ

不明確な指示をなくし、快適なコンテンツ制作だ

DonDonウェブ社のマーケティング部では、社内のweb更新依頼者からの指示に曖昧な指示が多く、編集者が作業に支障をきたしていました。現行のワークフローでは不明瞭な依頼に修正を求める手段がなく、試行錯誤による手戻りなど生産性が低下していました。そこで、編集者が依頼を差し戻せるフローを追加し、明確な指示を受けた上で作業を進められるようにしました。

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：指示が不明確な依頼内容に困惑

DonDonウェブ社は50人規模のWebサイト制作会社です。そのマーケティング部では、Webページ、広告クリエイティブ、販促資料など日々Webコンテンツの更新を行っています。

社内の依頼者からのweb更新依頼には「デザインを良くしたい」「テキストを分かりやすく」など、抽象的な指示が含まれることが多く、編集者が内容を正しく解釈できず、作業が滞るケースが頻発していました。

現行のワークフローでは、不明瞭な依頼があっても編集者は直接修正を求める手段がなく、試行錯誤しながら対応するしかありませんでした。その結果、意図と異なる修正が発生し、生産性の低下を招いていました。

2. 解決策：依頼の差し戻しで明確な指示を確保

プロセスオーナーは、編集者が依頼を差し戻せるフローを追加しました。具体的には、依頼内容に不明瞭な点や誤解の可能性を発見した場合、依頼を差し戻して修正を求めることが可能になります。

これにより、編集者が適切な指示を受け、作業を進められるようになります。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

0. 依頼（Request）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

1. 編集（Edit）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

1a. 編集（Edit, 自発的な編集）

編集者が自発的に編集作業を開始。

1b. 編集（Edit, 依頼による編集）

依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。

2. レビュ（Review）

編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。

1x. 再編集（Re-edit）

レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。

After

ワークフロー図の詳細を見る

0. 依頼（Request）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

0x. 再依頼（Request）

編集者からの差し戻しについて対応する

1. 編集（Edit）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

1a. 編集（Edit, 自発的な編集）

編集者が自発的に編集作業を開始。

1b. 編集（Edit, 依頼による編集）

依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。

2. レビュ（Review）

編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。

1x. 再編集（Re-edit）

レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。

案件の破棄

再依頼の必要がない場合に終了させ

ます

Before / After 比較（スライダを動かせます）

3. 効果

業務の円滑化

不明瞭な依頼を事前に修正できるため、編集者の迷いや行き違いが減少。

意図が明確になることで、作業のやり直しが減少し、効率的な更新が可能に。

作業効率の向上

適切な指示を受けた状態で作業を開始できるため、試行錯誤の時間を短縮できます。

依頼の修正回数が減り、編集者が本来の業務に集中できる時間が増加します。

チームの連携強化

誤解の少ない指示が増えることで、より質の高いコンテンツ制作が可能になります。

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

4. その他の業務への応用

デザイン修正

クライアントからのフィードバックが曖昧な場合、デザイナーが直接確認を求められるようになり、認識のズレを防ぎながらスムーズな修正対応が可能になります。

システム開発

タスクの仕様が曖昧な場合、開発者が要件を明確にするために差し戻しを活用。結果として、開発途中の手戻りを削減し、よりスムーズな進行が実現できます。

2025-03-18
ランダム割当で問合対応を公正に
BPO受託業務において、従来のローテーション割当を悪用し、自作自演の簡単問い合わせで負担を軽減する不正が発生。これによりオペレータ間の公平性が損なわれるため、割当方式をランダムに変更し、業務の公正化と負担分散を強化します。

1．課題：ローテーション割当の悪用

MoshiMoshiビーピーオー社は、BPO受託業務として、20人のオペレータがメール問い合わせに対応するコンタクトセンターを運営しています。

対応者は従来、ローテーションで割り当てられていました。この仕組みでは、特定の順番で次の対応者が決まるため、オペレータは自身の割当タイミングを予測できる状態にありました。

先般、この仕組みを悪用する事例が発生しました。一部のオペレータが自分に割り当てられるタイミングを狙って、簡単な問い合わせを自作自演で送信し、自身の業務負担を軽減する不正行為が起こりました。

この不正行為は、オペレータ間の公平性を損ねます。さらに、不正によって工数が偏ることで、他のオペレータの負担増や対応遅延につながる恐れもあり、大きなリスクとなっています。

2．解決策：ランダム割当への変更

プロセスオーナーは、従来のローテーション割当方式を見直し、ランダムに対応者を決定する仕組みに変更しました。

具体的には、1～20の乱数が生成され、その値に応じた対応者に決定されます（例：乱数が5ならEさん、14ならNさん）。

※乱数の生成は、アドオン自動工程『数値: 乱数生成』を利用します。
Before :

詳細を見る

Email着信によりプロセス起動

50文字要約 by OpenAI

Emailの内容が要約される

プロセス連番 % 20（20で割った余り） + 1

TSV の i 行目を返信担当にセット

1.返信文の入力

返信メールを送信

SVにレビュー依頼

2.返信文のレビュー

Email送信
After :

詳細を見る

Email着信によりプロセス起動

50文字要約 by OpenAI

Emailの内容が要約される

乱数 1~20 が生成される

TSV の i 行目を返信担当にセット

1.返信文の入力

返信メールを送信

SVにレビュー依頼

2.返信文のレビュー

Email送信
Compare Before/After

（スライダを使い before/after の比較が可能です）

3．効果
不正な問合操作の防止

問い合わせの割当が予測不可能になるため、不正な問い合わせ操作を未然に防ぐことができます。

対応業務の公平性向上

ランダム割当によって、特定のオペレータが有利になる状況を排除し、業務の公平性が向上します。

特定の従業員への業務の偏りの防止

ランダム割り当てによって、特定のオペレータへの業務負担の偏りを防ぐことができます。
2025-03-17
規程改廃を止めるな！見逃し防止策
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：レビュー遅延による業務の停滞

RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。

この見直しを円滑に進めるため、社内規程の改廃プロセスを活用しています。本プロセスでは、起案者が新たな規程案を登録すると、レビュアへ通知メールが送信される仕組みになっています。

しかし、起案者が差し戻しを受けて修正・再提出した際には、レビュアに通知メールが送られないため、気づかれずレビューが遅れるケースが頻発していました。

2. 解決策：再提出時にも通知メールを配信

この問題を解決するため、プロセスオーナーは、規程案が再提出された際にもレビュアへ通知メールが送信されるようにしました。

具体的には、差戻対応タスクの再提出フロー後に統合ゲートウェイを配置し、再提出時にも通知メールが送信されるように変更しました。これにより、レビュアは再提出を確実に把握でき、見逃しを防げるようになりました。

※統合ゲートウェイとは…ワークフローの分岐・統合を制御するためのモデリング要素です。詳しくはこちら

Before

ワークフロー図の詳細を見る

1. 規程案入力　レビュア指名

起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。

2. 規程案をレビュー

1.で規定案が提出されると指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。

１X. 差戻対応

2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します

3. CEO承認/取締役会決議

2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。

件名に[成案]

3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

件名に[廃案]

3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

After

ワークフロー図の詳細を見る

1. 規程案入力　レビュア指名

起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。

2. 規程案をレビュー

規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。

１X. 差戻対応

2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。

3. CEO承認/取締役会決議

2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。

件名に[成案]

3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

件名に[廃案]

3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。

Before/After (スライドで動かせます)

3. 効果

対応速度の向上

レビュアが再提出を即座に把握できるようになり、レビューの遅延が解消されます。

作業時間の短縮

規程改廃プロセスの停滞が解消され、全体の作業時間が短縮される可能性があります。

ミスの削減

通知漏れがなくなり、コミュニケーションミスやプロセスの遅延が減ります。

4. その他の業務への応用
- 契約書の修正・管理
  - 契約書作成時、修正後の再提出を自動通知することで、承認プロセスの遅延を防ぎ、契約締結を迅速化できます。
- 顧客対応における問い合わせ管理
  - 顧客からの問い合わせに対し、追加対応が必要になった場合に担当者へ自動通知を行うことで、対応の抜け漏れを防ぎ、迅速なフォローアップを可能にします。
- 人事評価におけるフィードバックの管理
  - 上司が部下の評価に対してフィードバックを行い、差戻しがあった場合に自動で通知を行うことで、評価プロセスを円滑に進め、従業員の成長をサポートします。
5. 提案資料

当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。

policy-management-20250313 ダウンロード
2025-03-13
依頼先は自分？Web更新を迅速に
無駄な手続きゼロ！依頼不要で編集開始、スムーズな更新へ

DonDonウェブ社のマーケティング部では、Webコンテンツの更新を行っています。しかし、編集者が「更新が必要」と判断した場合でも、まず依頼者として案件を登録する必要があり、この手間が作業の遅延や重複を引き起こしていました。そこで、プロセスオーナーは編集者が直接作業を開始できる新たなフローを導入。これにより、依頼登録を経由せずに編集できるようになり、作業効率が大幅に向上しました。

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：編集者が自分の作業リクエストを出す非効率

DonDonウェブ社は50人規模のWebサイト制作会社です。マーケティング部では、Webページや広告クリエイティブ、販促資料などを日々更新しています。

通常、マーケティング部では、依頼者からのWeb更新リクエストを受け、対応可能なメンバーが作業を引き受け、編集を行います。また、作業完了後は別の編集者がレビューを行います。

しかし、編集者自身が「このページを更新すべきだ」と気づいた場合でも、まず依頼者として案件を登録しなければなりませんでした。この手間が負担となるだけでなく、まれに他のメンバーが同じ案件を引き受けてしまい、案件を登録した本人が編集できなくなることもありました。

2. 解決策：編集者が自ら作業を開始できるフローを導入

プロセスオーナーは、編集者が自ら判断し、すぐに作業を開始できるように、新たな編集工程を導入しました。これにより、従来の「依頼登録 → 編集作業」という流れを見直し、編集者は依頼登録を経由せずに、直接編集作業を開始できるようになりました。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

0. 依頼（Request）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

1. 編集（Edit）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

2. レビュ（Review）

編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。

1x. 再編集（Re-edit）

レビュー担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。

After

ワークフロー図の詳細を見る

0. 依頼（Request）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

1. 編集（Edit）

依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。

1a. 編集（Edit, 自発的な編集）

編集者が自発的に編集作業を開始。

1b. 編集（Edit, 依頼による編集）

依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。

2. レビュ（Review）

編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。

1x. 再編集（Re-edit）

レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。

Before / After 比較（スライダを動かせます）

3. 効果
自分で作業依頼を出す無駄な手続きが無くなりました

依頼登録の手間がなくなり、迅速な業務が行えるようになりました。

編集作業の重複を防ぎ、業務の無駄を削減します。

プロセス全体がスムーズに進行し、業務の停滞を防ぎます。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

4. その他の業務への応用

デザイン修正

クライアントやディレクターの指示を待たず、デザイナーが直接修正作業を開始できます。

社内ドキュメントの更新

必要な修正がすぐに反映され、業務マニュアルの鮮度を維持できます。

商品情報の変更

販売ページやカタログの修正がスムーズに行えます。

バグ修正

開発者が気づいた不具合を即座に修正できる体制を構築できます。
2025-03-11
ワードプレス草稿を一元管理
1. 課題：草稿が管理されていない

◯△×社のマーケティング部では、WordPress.com を活用してWebサイトを運営しています。

他部署から依頼された記事については、ワークフローアプリを通じて草稿が共有され、投稿プロセスに沿って管理・校正を行ったうえで公開しています。

一方で、マーケティング部のメンバーが自ら記事を執筆する際は、直接 WordPress.com にログインして草稿を作成しており、ワークフローを経由しないため、草稿の管理が十分に行き届いていない状況です。

2. 解決策：全ての草稿をワークフローシステムで一元管理

この課題を解決するため、プロセスオーナーはすべての草稿をワークフローシステムで管理できるようにしました。

具体的には、記事作成プロセスに「草稿投入」の専用フローを追加し、マーケティング部のメンバーが草稿を登録できる仕組みを構築しました。

これにより、他部署からの依頼による草稿も、マーケティング部内で作成された草稿も、すべてワークフローシステム上で一元管理できるようになりました。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

依頼原稿をバックアップ

他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。

画像をWPへ

WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。

原稿をWPへ

WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。

微修正して公開

マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。

公開通知

記事の公開が部内共有されます。

After

ワークフロー図の詳細を見る

草稿投入（社員のみ）

マーケティング部社員が作成した草稿が投入できます。

依頼原稿をバックアップ

他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。

校正

公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。

画像をWPへ

WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。

原稿をWPへ

WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。

微修正して公開

マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。

公開通知

記事の公開が部内共有されます。

Before / After 比較（スライダが左右に動きます）

3. 効果

記事進行状況の可視化

誰がどの記事を執筆しているか、進捗や履歴を含めて一覧で把握できます。

必須項目の入力漏れ防止

ワークフローアプリのチェック機能により、入力ミスや抜け漏れがなくなります。

作成件数のモニタリング

登録された記事数をリアルタイムで確認でき、業務量が把握できます。

4. その他の業務への応用

「誰が」「何を」「どこまでやったか」を明確にし、履歴を残す必要がある業務に応用できます。
- 社内報やニュースレターの制作管理
- SNS投稿やキャンペーン原稿の作成フロー
- マニュアル・資料作成の進捗管理
- 動画やデザイン制作のレビュー・公開プロセス
- 問い合わせ対応文面のレビュー・承認管理
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2025-03-11
見積書の検索をもっとスムーズに
見出しを付けるだけで、見積書の検索がスムーズに！

DonGan製作所では、見積書の承認プロセスにおいて、申請結果が一覧画面で即座に把握できず、承認・否決の確認作業に時間がかかるという課題があった。これに対し、プロセスオーナーは、見積書の件名に処理結果を示すプレフィックス（例：「[APPROVED]（承認済み）」「[REJECTED]（否決）」）を付与する仕組みを導入。これにより、担当者は一覧画面で見積書の処理結果を瞬時に判別できるようになり、確認作業の負担が軽減された。

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：見積書の申請結果が一覧で把握しづらい

DonGan製作所は、産業機器を製造・販売する従業員約200名の企業です。同社の見積承認プロセスでは、担当者が顧客の要望を基に見積書を作成し、マネージャーがレビューした後、顧客に通知しています。さらに、金額が500万円以上の見積書は管掌役員が最終承認を行い、精度の高い見積りが提出される仕組みになっています。

現在は、担当者が複数の見積書を管理していますが、一覧で申請結果を確認できないと、個別に検索や開封を行う手間が増え、確認作業の負担が大きくなり、業務全体の効率が低下してしまいます。

2. 解決策：見積書の申請結果を件名に記載

プロセスオーナーは処理結果が一目で分かるよう、承認された見積書の件名にプレフィックスを付ける設定を導入しました。否決されたものには「[REJECTED]（否決）」といった見出しがつけられるのに加え、承認済みの見積書には「[APPROVED]（承認済み）」の見出しが付けられるようになり、担当者は一覧画面で瞬時に申請結果を判別できるようになります。

※プレフィックスとは…件名の先頭に「処理結果を示す情報」を付与することで、種類を一目で判別しやすくする方法です。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

1. 見積書の作成

担当者は、見積書を手動で入力します。

x1. 見積書の修正

内容を修正して再提出します。破棄する場合には[failed]が自動付与されて終了します。

2. マネージャレビュー

マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します

3. 役員承認

管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施し、結果の通知がメールで送信されます。

承認通知

承認された内容を通知するメールが送信されます

否決通知

自動処理で件名に[Rejected]と記載された、否決内容を通知するメールが送信されます

After

ワークフロー図の詳細を見る

1. 見積書の作成

担当者は、見積書を手動で入力します。

x1. 見積書の修正

内容を修正して再提出します。破棄する場合には[failed]が自動付与されて終了します。

2. マネージャレビュー

マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します

3. 役員承認

管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施し、結果の通知がメールで送信されます。

承認通知

自動処理で件名に[APPROVED]と記載された、承認を通知するメールが送信されます

否決通知

自動処理で件名に[Rejected]と記載された、否決内容を通知するメールが送信されます

Before / After 比較（スライダを動かせます）

3. 効果
通知の誤認ゼロへ

見積書の状況が一覧画面で明確になり、検索作業の負担が大幅に減り、業務がスムーズになります。

過去の見積書を検索しやすくなり、業務の負担が軽減されます。

処理結果を統一管理することで、業務の流れが整理され、進捗が一目で分かるようになります。

申請者が見積書の処理状況を即座に把握でき、意思決定が迅速化されます。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

4. その他の業務への応用

経費精算の承認プロセス

処理状況を件名に明示することで、承認・却下の進捗が把握しやすくなります。

契約書の管理フロー

契約の有効・無効を件名で明示することで、検索性が向上します。

発注・仕入れ管理

発注済み・未発注・キャンセルの状況を明確に表示できるようになります。
2025-02-27
議案採決後の議決権行使を防ぐ
DoDoクラウド社では、株主総会時に株主はWebフォーム経由か挙手で議決権を行使します。しかし、事務局の集計後に新たな回答が送信されることで、集計ズレが発生し、再集計が必要となっていました。そこで、総会中に採決が終了した議題のWebフォームを即時封鎖する運用ルールを策定し、ワークフローを改編。締切後の回答を防ぐことで、集計の正確性を確保し、事務局の負担軽減を実現しました。

1．課題：議決権行使数の誤集計が発生

DoDoクラウド社は、ITスタートアップ企業で、約20名の株主を抱えています。同社の株主総会時の議決権行使方法ですが、まず、事前に事務局が株主に対してメールで議案を送付します。株主は、事前もしくは総会中にメールから閲覧できるWebフォームを通じて「議題ごと」に議決権を行使します。また、総会に出席する場合は、挙手による議決権行使も可能です。

株主総会中、それぞれの付議事項（議題）については、議長が「この議案に賛成の方は挙手をお願いします」と言う瞬間に採決されます。すなわち、総会に出席し挙手した株主の「議決権の数」と、「Webフォームを通じて行使された議決権の数」が集計されなければなりません。

しかし、事務局が賛否を集計した後に新たな回答が送信されることがあり、集計結果にズレが生じる問題が発生していました。このズレが発生すると、集計結果と実際の回答数が合わなくなり、正確な議決結果が確定できなくなるケースがありました。そのため、事務局は再集計を行わざるを得ず、業務負担が増加していました。

2．解決策：締切後のWebフォームを封鎖

事務局は、総会中に採決が終了した議題について、即座にWebフォームからの議決権の行使が締め切られる運用ルールを策定しました。

プロセスオーナーは、事務局による適切なタイミング（該当議案採決の直後）でWebフォームが封鎖されるようにワークフローを改編します。また、Webフォームが封鎖されると、自動的に株主総会議決権行使プロセスは終了するように設定します。

これにより、締切後に株主から回答が送信されることが防がれます。
Before :

詳細を見る

プロセスの起動

（株主への）メール配信

（Web フォームからの）賛否の記入

statusの更新

記入された場合、ステータスが「未行使」から「行使済」に変更される
After :

詳細を見る

プロセスの起動

1. 議決権行使の強制締切

（株主への）メール配信

（Web フォームからの）賛否の記入

statusの更新

記入された場合、ステータスが「未行使」から「行使済」に変更される

※ 1. 議決権行使の強制締切、賛否の記入、総会終了のいずれかのタイミングで、プロセスは終了する。（すべての並列トークンも終了）
Compare Before/After

（スライダを使い before/after の比較が可能です）

参考：親プロセス（株主総会議案登録プロセス）

株主総会議決権行使プロセスは、親プロセスである「株主総会議案登録プロセス」から起動されます。

3．効果
集計結果のズレが解消

締切後の回答送信を防ぐことで、事務局が集計を行った後に賛否が変動することがなくなりました。

集計結果のズレが発生せず、議決の信頼性が向上しました。

事務局の業務負担を軽減

再集計の必要がなくなったため、事務局の負担が大幅に軽減されました。

株主総会運営業務の効率化が進みました。
2025-02-27
難易度別フロー分割で承認を加速
FukaFuka建材株式会社の営業部門では、日常業務の中心として建築資材の見積依頼対応が行われています。

営業部門は10名で、大手建設会社から地元の工務店まで多様な取引先からの見積依頼に、日々迅速に対応することが求められています。

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

1. 課題：一律承認による業務スピード低下

営業部門では、製品型番の掲示がある見積依頼を≪新人社員≫ が、製品型番の掲示がない見積依頼を≪ベテラン社員≫ が担当しています。

承認プロセスにおいて、営業部長は型番がある見積依頼は技術的な判断を必要とせず、容易に承認できます。一方、型番がない見積依頼は最適な製品の提案が求められるため、技術的なスキルが必要となり、慎重に判断する必要があります。

しかし、見積価格の入力時には型番の有無で担当が分かれるものの、承認時にはこの区別がなくなり、すべて同じプロセスで処理されていました。その結果、営業部長がすべての見積依頼を詳細に確認する必要が生じていました。これにより、本来容易に承認できる見積依頼にまで時間を要し、結果として全体の対応スピードが低下していました。

2. 解決策：型番有無に応じた承認プロセスの分割

この課題を解決するために、プロセスオーナーは『簡単見積』と『高度見積』の承認プロセスを分割しました。

具体的には、従来ひとつの承認プロセスで処理されていた製品型番のある見積もり（簡単見積）と、型番のない見積もり（高度見積）を分け、営業部長が承認前に見積種類を判別できるようにしました。これにより、見積の性質を即座に判断し、技術的な妥当性を精査したうえで承認を進められるようになりました。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

0. 対面依頼／WEB依頼

対面もしくはWEBにて見積依頼が渡されます。

１a. 見積価格入力（「製品型番」あり）

営業メンバー（新人）が見積価格を入力します。

１b. 見積価格入力（「製品型番」なし）

営業メンバー（ベテラン）が見積価格を入力します。

２. 見積承認

営業部長が見積価格を確認し、承認もしくは差し戻しを行います。

２X. 差戻対応

２.にて差し戻しがあった場合、１.で見積価格を入力した者が修正対応を行います。

３. 見積提出完了報告

見積承認を受け、見積書を提出したら完了報告をあげます。

After

ワークフロー図の詳細を見る

0. 対面依頼／WEB依頼

対面もしくはWEBにて見積依頼が渡されます。

１a. 見積価格入力（「製品型番」あり）

営業メンバー（新人）が見積価格を入力します。

２a. 見積承認（「製品型番」あり）

営業部長が（「製品型番」あり）の見積価格を確認し、承認または差戻を行います。

２Xa.差戻対応（「製品型番」あり）

２a.にて差し戻しがあった場合、１a.で見積価格を入力した者が修正対応を行います。

３a.見積提出完了報告（「製品型番」あり）

見積承認を受け、見積書を提出したら完了報告をあげます。

１b. 見積価格入力（「製品型番」なし）

営業メンバー（ベテラン）が見積価格を入力します。

２b. 見積承認（「製品型番」なし）

営業部長が（「製品型番」なし）の見積価格を確認し、承認または差戻を行います。

２Xb. 差戻対応（「製品型番」なし）

２b.にて差し戻しがあった場合、１b.で見積価格を入力した者が修正対応を行います。

３b. 見積提出完了報告（「製品型番」なし）

見積承認を受け、見積書を提出したら完了報告をあげます。

Before/After (スライドで動かせます)

3. 効果

見積依頼承認の迅速化

承認プロセスの分割により、単純な見積依頼は迅速に処理され、営業全体のスピードが向上しました。

判断の質の向上

営業部長が単純な見積依頼に時間をかける必要がなくなったことで、高度な技術スキルを要する見積依頼に集中できるようになりました。これにより、より適切な判断や提案が可能となり、見積依頼の精度向上につながりました。

4. その他の業務への応用
- 顧客問い合わせ対応の効率化
  - 問い合わせの内容を「標準的な対応で済むもの」と「専門的な判断が必要なもの」に分け、対応担当者を分担。迅速な回答と適切な対応を両立できる。
- 発注処理の自動化・分業化
  - 定型的な発注と、特別な検討が必要な発注のプロセスを分けることで、発注のスピードを向上させつつ、ミスを防ぐことが可能。
2025-02-26
Speed up Approval Processes With Proxy Approval
Delegating authority can also energize your team more!

1. Issue: Delays in the approval process
At BunBun Trading Co., Ltd., “Speed is everything” is not just a slogan, but one of their values shared by all employees. We believe that speed and efficiency are the key to gaining a competitive advantage.

Quick approval is a symbol of this. In the approval process at BunBun Trading Co., Ltd., only a manager’s review is necessary for approval. There are no roundabout procedures such as multi-stage or majority vote approval.

However, in recent years delays in approvals have become more noticeable.

Absence of the decision maker: Delays due to business trips or vacation

Increase in workload for decision makers: The burden on decision makers has increased due to business expansion

Making decisions more difficult: Business environments are becoming more complex and sophisticated

In addition, the negative effects of stagnation are beginning to emerge.

Sense of stagnation: Waiting list for approval piles up, reducing overall operational efficiency

Customer satisfaction: Lower customer satisfaction due to inability to respond quickly

Motivation: Employees may be less motivated or eager

Opportunity loss: Business opportunities may be missed

We need to do something about the backlog of approvals right now. (Speed is key.)
2. Solution: Add a proxy approval flow (transfer authority to a deputy manager)

The root cause of backlogs was the reduced availability of the department managers who were the decision makers.

So the process owner decided to give people with the title of deputy department manager the same level of decision-making authority as the department managers.

As a result of this improvement, the deputy department managers can now make decisions quickly, even if the department manager is absent.
Before

View workflow diagram details

1. Draft: The applicant starts the workflow application (1. Draft) and clicks the [Submit Request for Approval] button. If the draft requires advice, select an advisor and click the [Request Advice from Advisor] button.

2. Approve: The head of the department to which the applicant belongs will decide whether to approve the application in the approval process (2. Approve). To approve the application, click the [Approve] button. To reject the application, click the [Remand] button.

Approval notification: You will be notified by email that the application has been approved. (To: Applicant)
After

View workflow diagram details

1. Draft: The applicant starts the workflow application (1. Draft) and clicks the [Submit Request for Approval] button. If the draft requires advice, select an advisor and click the [Request Advice from Advisor] button.

2. Approve: The head of the department to which the applicant belongs will decide whether to approve the application in the approval process (2. Approve). To approve the application, click the [Approve] button. To reject the application, click the [Remand] button.

Approval notification: You will be notified by email that the application has been approved. (To: Applicant)

2b. Proxy decision: The acting manager of the department to which the applicant belongs will decide whether or not to approve the request at the Approval Step [2b. Approve by proxy]. To approve the request, click the [Approve by proxy] button. To reject the request, click the [Proxy remand] button.

Proxy approval notification: An email will be sent to the applicant to notify them that the application has been approved by proxy. (To: Applicant)
Compare:

After2 (Another direction)

By the way, what is the difference between approval by a manager and approval by a deputy manager?

It is generally recognized that a duty of supervision arises when a deputy is granted a power of attorney. In other words, the department head is responsible for the results of the deputy’s actions within the scope of his/her authority of representation. To put it another way, the department head is required to confirm at a later date the details of the substitute department head’s decision.

If the proxy themselves take full responsibility, then it can be said that both the department head and the deputy head should be candidates for handling the [2. Make a decision] process. In other words, there is no point in separating swimlanes.

In this case, change the swimlane name to Manager or Deputy Manager, etc., and add the deputy manager to the [Operator] settings. Then, the deputy manager will also be able to take on the [2. Approve] task. (As a general rule, the manager is not responsible for the decisions of the deputy manager. Also, there is no need to confirm the content of the approval.)

3. Effects
- Improved speed of decision making: Decisions are made quickly even when the manager is absent.
- Reduced burden on managers: The burden on managers is reduced, allowing them to focus on their core duties.
- Employee Empowerment: Employees who are appointed as Deputy Managers are given more responsibility and autonomy, which leads to increased motivation.
4. Other Business Applications

Having an acting department manager take over certain tasks can be applied to a variety of tasks other than just approval requests.
- Sales Activities
  - By leaving the preparation of proposal materials and quotations for customers to the deputy manager, sales staff can focus on negotiating with customers.
  - By leaving customer inquiries to the deputy manager, sales staff can devote their time to developing new customers.
- Accounting
  - By entrusting the processing of invoices and receipts to a deputy manager, the accountant can concentrate on financial settlement and tax filing.
  - By delegating the approval of expense reports to a deputy manager, accountants can spend their time on more important tasks.
- Personnel and Labor
  - By entrusting the administrative processing of recruitment activities to the deputy manager, human resources personnel can focus on interviews and training.
  - By entrusting administrative tasks such as payroll calculations and year-end adjustments to the deputy manager, human resources personnel can devote their time to labor management and compliance.
2025-02-20
意図ズレ防止！正確な記事公開

1. 課題：修正の繰り返しによる記事品質の低下

◯△×社のWebサイトは WordPress.com で構築され、マーケティング部が管理しています。新規記事投稿の際、他部署からの依頼を受け付けると、「記事タイトル」「抜粋文」「記事本文」「アイキャッチ画像」の4つのデータが登録され、自動的にWordPressの草稿としてセットされます。

しかし、これらのデータが不足している場合、マーケティング部のメンバーは依頼内容を推測しながら補完や校正を行う必要があります。その過程で、依頼者の意図が不明確になりやすくなります。さらに、依頼時の原稿が保存されていないため、修正履歴は担当者の記憶に頼らざるを得ず、最終的な記事が依頼者の意図とずれてしまうリスクが高まります。その結果、「意図と違う」といった指摘を受けるケースが増えています。

また、修正を繰り返すことで依頼内容とのズレがさらに広がり、最終確認の段階で再修正が必要になることもあります。これにより、作業の手戻りが発生し、業務効率の低下を招いています。

2. 解決策：依頼時の原稿を自動バックアップ

この課題を解決するため、マーケティング部の業務フローを管理するプロセスオーナーは、依頼完了時に記事の草稿データを自動でバックアップする仕組みを導入することを決定しました。

具体的には、「記事タイトル」「抜粋文」「記事本文」「アイキャッチ画像」の4つのデータを、依頼受付時の状態でバックアップします。このタイミングで保存することで、依頼内容の初期状態を正確に保持でき、校正や修正時に元の意図と比較できます。

Before

ワークフロー図の詳細を見る

画像をWPへ

WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。

原稿をWPへ

WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。

微修正して公開

マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。

公開通知

記事の公開が部内共有されます。

After

ワークフロー図の詳細を見る

依頼原稿をバックアップ

他部署からの依頼原稿が、自動的にバックアップされます。

校正

公開に必要な全項目がセットされていない場合、マーケ部員が原稿の校正を行います。

画像をWPへ

WordPress.com 上にメディアファイルをアップロードします。

原稿をWPへ

WordPress.com 上に下書き状態の記事（投稿）を作成します。

微修正して公開

マーケ部員が下書きを微修正して、公開します。

公開通知

記事の公開が部内共有されます。

Before / After 比較（スライダが上下に動きます）

3. 効果

記事の正確性担保

依頼時の原稿を保存しておくことで、修正を加えても元の意図を確認しながら作業ができるため、記事の内容が依頼通りのものに仕上がります。

他部署からのクレームの減少

記事が依頼内容とずれるリスクが減り、他部署から「意図と違う」「修正が必要」といった指摘が少なくなるため、対応の負担も軽減されます。

作業効率と記事品質の両立

修正の手戻りが減ることで、作業の効率が向上し、マーケティング部の負担が軽くなると同時に、記事のクオリティも一定に保たれます。

4. その他の業務への応用

契約書のバージョン管理

修正の多い契約書類では、初回ドラフトと修正履歴を保存することで、交渉過程の整合性を保ち、最終版の正確性を担保できます。

レビュー・フィードバックの反映管理

顧客からのレビューやフィードバックをもとに商品説明を修正する場合、元の説明文と比較しながら作業できるように履歴を管理することで、誤解や誤情報のリスクを軽減します。

問い合わせ履歴の保存

お客様からの問い合わせ内容と、その対応履歴を記録しておくことで、再度同じ問い合わせがあった場合や、クレーム対応時にも過去の経緯をすぐに確認できます。

仕様書や要件定義書の管理

プロジェクト開始時の仕様書や要件定義書を初期段階で保存することで、変更があった場合でも元の意図を確認でき、手戻りや誤解を防止できます。

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2025-02-20