※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：レビュー遅延による業務の停滞
RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。
この見直しを円滑に進めるため、社内規程の改廃プロセスを活用しています。本プロセスでは、起案者が新たな規程案を登録すると、レビュアへ通知メールが送信される仕組みになっています。
しかし、起案者が差し戻しを受けて修正・再提出した際には、レビュアに通知メールが送られないため、気づかれずレビューが遅れるケースが頻発していました。
2. 解決策：再提出時にも通知メールを配信
この問題を解決するため、プロセスオーナーは、規程案が再提出された際にもレビュアへ通知メールが送信されるようにしました。
具体的には、差戻対応タスクの再提出フロー後に統合ゲートウェイを配置し、再提出時にも通知メールが送信されるように変更しました。これにより、レビュアは再提出を確実に把握でき、見逃しを防げるようになりました。
※統合ゲートウェイとは…ワークフローの分岐・統合を制御するためのモデリング要素です。詳しくはこちら
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
2. 規程案をレビュー
1.で規定案が提出されると指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
3. 効果
対応速度の向上
レビュアが再提出を即座に把握できるようになり、レビューの遅延が解消されます。
作業時間の短縮
規程改廃プロセスの停滞が解消され、全体の作業時間が短縮される可能性があります。
ミスの削減
通知漏れがなくなり、コミュニケーションミスやプロセスの遅延が減ります。
4. その他の業務への応用
- 契約書の修正・管理
- 契約書作成時、修正後の再提出を自動通知することで、承認プロセスの遅延を防ぎ、契約締結を迅速化できます。
- 顧客対応における問い合わせ管理
- 顧客からの問い合わせに対し、追加対応が必要になった場合に担当者へ自動通知を行うことで、対応の抜け漏れを防ぎ、迅速なフォローアップを可能にします。
- 人事評価におけるフィードバックの管理
- 上司が部下の評価に対してフィードバックを行い、差戻しがあった場合に自動で通知を行うことで、評価プロセスを円滑に進め、従業員の成長をサポートします。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
