森のショッピング株式会社は、アパレルや雑貨商品を扱うオンラインショップで、オンラインショッピングモールに出店しています。
この会社では、広報活動の一環として、外部インフルエンサーに商品紹介を依頼し、彼らのSNSで投稿してもらった内容を最適なタイミングで公式SNSにシェアすることで、プロモーションを行っています。
これらのインフルエンサーは、長期的かつ信頼性のあるパートナーとして商品の魅力を発信する役割を担っており、特に「アンバサダー」と呼ばれています。アンバサダーは、森のショッピング株式会社と事前に契約を結び、商品の使用感や自身の体験をもとに紹介文（商品レビュー）を作成し、自身のSNSに投稿します。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：締切が守られない
アンバサダーは商品を受け取り、その後実際に使ってみた感想や写真をSNSやブログで発信します。その内容は森のショッピング株式会社の広報担当がチェックし、必要な修正や追記を依頼します。こうして、商品の魅力を最大限に伝えることを目指したプロモーションが進められています。
しかし、アンバサダーが投稿内容の修正締切を守らないことが課題となっています。締切の遅延により、商品の宣伝時期が遅れたり、誤情報が訂正されないまま公開されるリスクが生じており、このような事態はプロモーション効果の低下やブランドイメージの損失につながりかねません。
2. 解決策：締切遵守の明確化
この課題を解決するため、プロセスオーナーはヒューマン工程「投稿内容修正」に明確な締切を設定します。修正が締切までに完了しない場合、報酬は支払われません。このルールは事前にアンバサダーに対して契約書で明示し、締切を意識してもらうようにします。
これにより、アンバサダーの責任感が高まり、正確なプロモーション活動が期待できます。
Before
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商品発送
広報担当はアンバサダーに宣伝して貰いたい商品を発送します。
シェア予定日自動追加
Google カレンダーに、公式SNSでのシェア予定日が追加されます。
発送通知
外部アンバサダーに、商品の発送が自動通知されます。
SNS投稿
商品を使用したアンバサダーが、商品レビューをSNSに投稿します。投稿が締切に間に合わなかった場合、この依頼は終了します。
公式SNS投稿（シェア）
広報部が、公式SNSでアンバサダーのレビュー投稿をシェアします。商品内容に誤りがある場合、広報部はアンバサダーに投稿内容修正を依頼します。
投稿内容修正
広報部は、投稿内容に問題があると判断した場合、アンバサダーに修正を依頼します。
関係者に共有
公式SNSでレビュー投稿がシェアされたことが、関係者に通知されます。
宣伝費精算
経理部が、アンバサダーへの支払いを精算します。
支払通知
アンバサダーに報酬の支払いが通知されます。
After
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商品発送
広報担当はアンバサダーに宣伝して貰いたい商品を発送します。
シェア予定日自動追加
Google カレンダーに、公式SNSでのシェア予定日が追加されます。
発送通知
外部アンバサダーに、商品の発送が自動通知されます。
SNS投稿
商品を使用したアンバサダーが、商品レビューをSNSに投稿します。投稿が締切に間に合わなかった場合、この依頼は終了します。
公式SNS投稿（シェア）
広報部が、公式SNSでアンバサダーのレビュー投稿をシェアします。商品内容に誤りがある場合、広報部はアンバサダーに投稿内容修正を依頼します。
投稿内容修正/終了通知/終了
広報部は、投稿内容に問題があると判断した場合、アンバサダーに修正を依頼します。もし期日までに修正が完了しなかった場合、その時点で案件は終了します。案件が終了したことは、広報部に自動的に通知されます。
関係者に共有
公式SNSでレビュー投稿がシェアされたことが、関係者に通知されます。
宣伝費精算
経理部が、アンバサダーへの支払いを精算します。
支払通知
アンバサダーに報酬の支払いが通知されます。
3. 効果
プロモーションの遅延防止
スケジュール通りの情報発信が可能になり、宣伝効果を最大化できます。
アンバサダーの責任感向上
アンバサダーによる修正が迅速に行われるため、誤った情報の拡散リスクが低減します。
業務フローの透明性向上
明確な締切設定により、アンバサダーは自身の責任範囲を意識し、より丁寧で迅速な対応が期待できます。
4. その他の業務への応用
出版社・メディア
ライターやデザイナーに対する記事やデザインの修正依頼に締切を設けることで、納期遅れや品質の問題を防ぎ、スムーズな出版スケジュールを確保できます。
不動産
不動産情報を提供する際、外部のカメラマンやライターによる物件写真や説明文の修正に締切を設けることで、スムーズな情報公開や掲載更新が可能になります。
旅行業
外部パートナーが提供する情報やコンテンツの締切を設けることで、プロモーションや情報提供のタイムリーさを確保し、顧客に対する信頼性とサービス品質を維持できます。
