郵送・FAX・メールによる大会エントリーを廃止し、Webフォームによるエントリーに一本化します。
1．課題：手作業による受付漏れ
日本ハンカチ落とし協会は、競技の普及振興を図る団体です。協会の事業には、選手が国際大会へ出場する際の登録手続きがあります。協会は、選手から送られてきたエントリー書類を受け付け、選考の上、大会に出場登録の手続きをします。
近年、競技の普及に伴い、エントリー数が大幅に増加しています。従来、協会では、選手からFAXやメールで送付されたエントリー書類を、担当者が手作業で転記・受付をしていました。このため、エントリーが集中する時期には、提出された書類を見落とし、受付が漏れ、選手が出場できないといった問題が頻発していました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
2．解決策：エントリーはWebフォームで
日本ハンカチ落とし協会は、エントリールールを、FAXやメールによるエントリー書類の提出からWebフォーム登録に変更します。プロセスオーナーは、”選手自身がWebフォームで大会エントリーできる仕組み”を追加設定します。これにより、受付担当の手作業による受付を無くし、受付漏れを防止します。
Before :
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- 受付担当は、エントリー書類を確認、受け付けます。不備のある場合は、”受付不可通知”をメールで送信します。
- 選考担当は、受付内容を元に大会要項と照らし合わせ、出場選考をします。
- 手続担当は、受付内容を元に大会へ出場登録の手続きをします。
After :
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- 選手は、Webフォームでエントリーをします。
- エントリー受領メールが選手へ自動で送信されます。
- 受付担当は、受付内容を確認します。不備のある場合は、”受付不可通知”をメールで送信します。
- 選考担当は、受付内容を元に大会要項と照らし合わせ、出場選考をします。
- 手続担当は、受付内容を元に大会へ出場登録の手続きをします。
3．効果
- エントリー受付漏れゼロ
- 選手自身によるエントリーで、確実に受け付けることができます。増加傾向にあるエントリーであっても受付を漏らすことはなくなります。加えて、メールでエントリー受領の返信がもらえるので、受付確認が選手側からも可能になります。
- コスト削減
- エントリー情報が、システムへ自動格納されます。受付担当によるエントリー転記作業の人件費が削減できます。
- エントリーの時間短縮
- Webエントリーで選手の書類作成や送付の手間がなくなります。加えて、時間や場所にしばられずいつでもエントリーが可能になります。
4．その他の業務への応用
以下の業務で申請のWeb受付が可能です。
- イベント・セミナー申込
- 商品・サービスの注文
- アンケート調査
- 顧客問合対応
- 従業員の勤怠管理
