- DoDoクラウド社の株主総会事務局は、ワークフローアプリに登録された株主総会の議案について、一覧表から可否決を迅速に確認できない課題に悩んでいました。
- そこで、議案名に「可決」または「否決」のプレフィックスが自動的に付与されるよう、ワークフローアプリを修正しました。
- これにより、事務局担当者は議案の可否を一目で確認できるようになり、業務効率と正確性が向上しました。
1．課題：「可決」か「否決」かが分かりにくい
DoDoクラウド社は、ITスタートアップ企業として約20名の株主を抱えています。同社では、株主総会における議案の賛否をスムーズに集約するために、事務局担当者がメールを通じて議案を送付し、株主はWebフォームを通じて賛否を入力する運用を行っています。事務局担当者は、株主からの賛否を確認し、議決権行使結果を記録している。このプロセスは、議案登録から株主への送付、賛否の記録まで、全体的に正常に機能していると評価されています。
しかし、運用を続ける中で浮上した課題があります。それは、事務局担当者が議案名の一覧を確認した際に、可決された議案なのか否決された議案なのかが、名前だけでは直感的に判別しづらいという点です。株主総会で取り扱う議案の数が増えるほど、この問題は事務局担当者にとって負担となり、議案の状況を迅速に把握する妨げとなっていました。
2．解決策：議案プレフィックスの自動付与
プロセスオーナーはワークフローに「自動工程」を配置しました。この自動工程では、議決権行使結果に応じて、案件名（議案名）に「可決」または「否決」というプレフィックスが自動付与されます。（プレフィックス付加とは、文字列の先頭に “カテゴリを表す情報” 等を書き加える処理のこと）
- ［可決］2025年度事業計画の承認
- ［否決］新規株式発行の承認
- ［可決］役員報酬改定案の承認
- ［否決］支店新設計画の承認
- ［可決］定款変更案の承認
これより、事務局担当者は議案名一覧を確認するだけで、その議案が可決されたものか否決されたものかを瞬時に把握できるようになりました。
Before :
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- 1. 議案の登録
- 2. 議案の承認
- 株主リストセット
- 株主リスト行数取得
- （以下の自動工程を株主数分ループ処理）
- 株主行抽出
- 株主名抽出
- 株主メールアドレス抽出
- 株主総会議決権行使プロセス の起動
- 3.議決権行使結果の記録
After :
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- 1. 議案の登録
- 2. 議案の承認
- 株主リストセット
- 株主リスト行数取得
- （以下の自動工程を株主数分ループ処理）
- 株主行抽出
- 株主名抽出
- 株主メールアドレス抽出
- 株主総会議決権行使プロセス の起動
- 3.議決権行使結果の記録
- 件名Prefix
- 「可決」または「否決」を件名冒頭に自動付与
Compare Before/After
参考：サブプロセス（株主総会議決権行使プロセス）
株主総会議決権行使プロセスは、株主数分のプロセスが起動されます。
- E-mail送信
- 株主に対して、E-mailが送信される
- 賛否の記入
- 株主は、Webフォームから賛否を入力する
3．効果
- 業務効率の向上
- 議案名にプレフィックスが付与されることで、事務局担当者は議案の可否を直感的に把握できるようになり、作業時間の短縮が実現しました。
- 可否確認に要する手間が削減され、他の重要な業務にリソースを割り当てることが可能になりました。
- 正確性の向上
- 従来は議案の詳細を確認する必要があり、ミスが発生する可能性がありましたが、プレフィックス付与により一目で可否を判断できるようになり、ヒューマンエラーが減少しました。
4．横展開可能な業務
- 契約や申請プロセスの管理
- 契約書や申請書などの処理において、承認済み・未承認のステータスをプレフィックスで明確にすることで、管理者は迅速に状況を確認できるようになります。また、審査に関わる複数の担当者間での情報共有が容易になります。
- カスタマーサポートの問合管理
- 問い合わせ内容に「対応済み」「対応中」「エスカレーション中」などのプレフィックスを付与することで、サポートチーム全体が進捗状況を迅速に把握できます。これにより、問い合わせ対応の遅延を防ぎ、顧客満足度の向上が期待されます。
- 人事評価プロセス
- 社員の評価プロセスに「評価完了」「フィードバック中」「未評価」などのプレフィックスを付与することで、人事担当者が全体の進捗を簡単に把握できます。これにより、評価プロセスの管理がスムーズになります。
