1．課題：手作業によるサンクスメール送信
A社では、顧客の意見を把握するために定期的にアンケートを実施しています。顧客へのアンケート依頼メールは自動で送信されていましたが、回答状況の確認やサンクスメールの送信はアンケート担当者が手作業で行っていたため、業務効率が低下し、担当者の負担も大きくなっていました。
2．解決策：サンクスメールを自動で送信する
プロセスオーナーは、サンクスメールが自動的に送信されるようにワークフローを改編します。
Before
アンケート担当者が顧客情報を入力すると、アンケート依頼メールが自動的に送信されます。
After
アンケート担当者が顧客情報を入力すると、アンケート依頼メールが自動的に送信されます。顧客がアンケートに回答すると、顧客のステータスが「回答済」に変更され、サンクスメールが自動的に送信されます。
3．効果
3.1 業務効率の向上
手作業での回答状況の確認やサンクスメール送信の負担が軽減されることで、アンケート担当者は本来の業務により集中できるようになり、業務効率が向上します。
3.2 セキュリティリスクの低減
手作業によるサンクスメール誤送信を防ぎ、個人情報の漏洩リスクを低減することができます。
3.3 回答率の向上
すべての回答者に迅速にサンクスメールを送信できるようになると、回答者のモチベーションが向上し、次回のアンケートの回答率が高まることが期待されます。
4．事例展開
- 商品・サービス開発
- 新商品・サービスのコンセプトや機能に関する意見収集
- 既存商品・サービスの改善点に関する意見収集
- ターゲット顧客のニーズ分析
- マーケティング
- 顧客満足度調査
- 広告効果測定
- キャンペーン企画・立案
- 顧客サポート
- サービス品質向上のための意見収集
- 問題点の特定と改善
- 顧客満足度向上
