さよなら誤送信、らくらくメール配信！
1. 課題: ヒューマンエラーのリスク
クラウドメール配信システム Twilio SendGrid を利用してメールマガジンを配信する際、担当者はメール一斉配信に関する設定を手作業で行います。
手作業による設定にはヒューマンエラーのリスクがゼロではありません。そのため、リーダはメルマガ配信計画の承認だけでなく、SendGrid での設定に誤りがないかの確認も行っています。
2. 解決策: SendGrid 設定を自動化
プロセスオーナーは、「SendGridでのメール一斉配信が自動設定される」工程をメールマガジン配信プロセスに組み込みます。
Before:
担当者は、メルマガ配信計画についてリーダから承認を受けた（「2.メルマガ配信計画承認」工程）後、SendGrid の設定画面で、メール内容、宛先リスト、配信除外リストなどを入力します。（「3.SendGrid 配信設定」工程）
リーダは、担当者による設定に誤りがないか、SendGrid の設定画面上で確認します。（「4.SendGrid 配信設定確認」工程）
リーダに誤りがないと確認されたら、担当者は SendGrid の設定画面でメール配信操作を行います。配信が無事に行われたことを確認後、「5.SendGrid 配信報告」工程で終えたことを記録します。
After:
メルマガ配信計画がリーダに承認される（「2.メルマガ配信計画承認」工程）と、「SendGrid 一斉配信」工程でメール内容、宛先リスト、配信除外リストに関する情報が SendGrid に自動送信され、SendGrid においてメール配信が実行されます。
3. 効果
- ヒューマンエラーの解消
- SendGrid での設定が自動化されることにより、手作業のヒューマンエラーがなくなります。
- 特に、メール内容や宛先リストが正しく設定されるようになるため、メール誤送信のリスクが下がります。
- 効率の向上
- 担当者が手作業で行っていた設定作業が自動化されるため、それにかかる時間と労力が削減されます。
- これにより、担当者は他の重要な業務に集中できるようになり、全体的な作業効率が向上します。
- リーダの負担軽減
- SendGrid の設定が自動化されるため、リーダが SendGrid の設定を確認する必要がなくなります。
- リーダも他の管理業務や戦略的な判断に集中できるようになります。
- 迅速な配信
- メルマガ配信計画が承認された瞬間に自動的に配信設定が行われ、配信が開始されるため、情報のタイムリネスが向上します。
4. 他業務での応用
例えば、以下を対象とするメール一斉配信業務にも応用できます。
- セミナー・イベント参加者
- 新卒内定者
- サービス利用者（顧客）
