応募フォームと採用ワークフローを同じシステムにして、管理を効率化
1．課題：メールでの情報授受は手間
W社は、創業3年目、約30人の従業員を抱えるスタートアップ企業です。資金調達も順調に進んでおり、人材採用の強化に取り組み中です。人材紹介会社を活用しつつ、自社採用サイトからの直接応募にも注力しています。
採用サイトの応募は、Webサイト管理チームのエンジニアにより独自に構築された応募フォームで受け付けています。応募があった際、採用担当者は応募者の情報をWebサイト管理チームからメールで受け取ります。採用担当者は、その連絡を基に採用ワークフローを開始します。
メールでのデータ授受は、送受信作業や確認連絡などの手間がかかります。応募者が増加した場合、負担が増大することが予想されます。
2．解決策：採用ワークフローに自動連携する応募フォーム
採用担当者は、応募者情報を人手を介さず受け取りたいと考え、プロセスオーナーに相談しました。
プロセスオーナーは、応募フォームを従来のものからワークフローシステム（Questetra BPM Suite）発行のものに切り替え、応募者情報が自動的にシステムに取り込まれ、同時に採用プロセスが自動開始されるようにワークフローを改編します。
Before :
Webサイト管理担当者から応募者のデータを受け取った採用担当者は、[1.応募受付]工程で応募者の情報を入力します。その後、書類選考工程に移ります。
After :
応募フォームから応募されると、入力された情報が、ワークフローに自動的に取り込まれます。同時に、採用プロセスが自動的に開始されます。
採用担当者は、[1.応募受付]工程で入力された内容を確認します。その後、書類選考工程に移ります。
3．効果
コミュニケーションコストの削減
- Webサイト管理チームから採用担当者へのメールでの応募者情報送信作業や、受領確認連絡等のコミュニケーションにかかる時間が削減され、応募者が増加しても採用業務の停滞が起こりにくくなります。
漏れの無い採用プロセスの開始
- 採用プロセスが自動的に開始されるため、メールの見落とし等による採用担当者の作業漏れを防げます。
応募者情報の安全な取り扱い
- メールでの送受信が無くなり、誤送信などの情報漏洩リスクが大幅が低減します。
