営業担当者の手作業負荷を軽減し、作業ミスのリスクを削減するために、見積書PDF作成プロセスを自動化します。また、見積件数が増えてもコストが増えないよう抑制できます。
1．課題：件数増とともにPDF作成にかかるコスト増
A社では、見積書作成業務に多くの手間と時間がかかっていました。営業担当者は、テンプレートファイルを手動でコピーし、必要なデータを入力してPDFファイルを作成する必要がありました。1件あたり30分程度かかることもあるうえ、手作業によるミスのリスクが高く、提出が遅れることもありました。また、見積件数の増加に伴い、従量課金型サービスを利用することでコストが増大し、利益率が低下するリスクが懸念されていました。
2．解決策：OneDriveを活用した見積書PDF自動生成
プロセスオーナーは、見積書PDF作成について、OneDriveを使って自動的に行われるよう改良します。
Before :
営業担当者がテンプレートファイルを手動でコピーし、必要なデータを入力し、見積書PDFを作成して、上長に承認を依頼していました。
After :
営業担当者が見積内容を入力すると、自動的にOneDrive上のテンプレートファイルをコピーし、データ入力した後、見積書PDFを生成します。PDFファイル生成後、上長に承認が依頼されます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
自動PDF生成が可能なツール一覧
- Office365 / Microsoft365（ExcelOnline, OneDrive）
- Google Workspace（Google スプレッドシート, Google ドライブ）
3．改善効果
作業時間の短縮
手作業の削減により、見積書作成にかかる時間が大幅に短縮されました。営業担当者は、顧客対応や新規営業活動により多くの時間を充てることができるようになりました。
ミスの削減
テンプレートファイルのコピーやデータ入力が自動化されたことで、ヒューマンエラーが削減され、正確な見積書PDFが作成できるようになりました。
顧客対応の迅速化
自動化により見積書を迅速に作成・承認できるため、顧客への提案もスピーディに行うことができ、迅速な見積提出が可能となりました。結果として、顧客との関係性強化や成約率の向上に寄与しました。
PDF生成の追加コストの抑制
Office365/Microsoft365を利用している場合、PDFファイル生成のための追加コストは不要で、PDFファイル生成枚数が増えても、追加コストは発生しません。
