誰がいつ着手するのか…、放置や思い込みによる作業の遅れを防ごう
DonDonウェブ社のマーケティング部では、日々Webコンテンツの更新を行っています。しかし、依頼が「引き受け待ち」のまま着手が遅れる課題がありました。これを解決するため、社内SNS「オープンチャット」への自動通知機能を導入。新規依頼が即時に投稿されるようになり、メンバー間での共有がスムーズになりました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：依頼の停滞が慢性化
DonDonウェブ社は50人規模のWebサイト制作会社です。そのマーケティング部では、Webページ、広告クリエイティブ、販促資料など日々Webコンテンツの更新を行っています。
マーケティング部のメンバーは、業務システムに登録される「引き受け待ち案件の一覧」から対応できそうな依頼を選び、自主的に作業を開始します。しかし、依頼が登録されても、誰にも気づかれずに長時間放置されるケースが多く、作業の開始が遅れる傾向にありました。
※「引き受け待ち案件の一覧」：ワークフローシステム上に、部内全体への対応依頼として出された案件が「引き受け待ち」として表示され、部員はそれを確認・選択して着手します。
2. 解決策：社内SNSへの通知で即共有
プロセスオーナーは、社内SNS「オープンチャット」への自動通知機能を導入しました。
新たな依頼が登録されると、依頼内容とともに『引き受け募集』の通知がメンバーのタイムラインに投稿されます。この通知により、依頼が即座に共有されるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
0. 依頼（Request）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
0x. 再依頼（Request）
編集者からの差し戻しについて対応する
1. 編集（Edit）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1a. 編集（Edit, 自発的な編集）
編集者が自発的に編集作業を開始。
1b. 編集（Edit, 依頼による編集）
依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。
2. レビュ（Review）
編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。
1x. 再編集（Re-edit）
レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。
案件の破棄
再依頼の必要がない場合に終了させ
ます
After
ワークフロー図の詳細を見る
0. 依頼（Request）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
0x. 再依頼（Request）
編集者からの差し戻しについて対応する
引受者募集
内容と「引き受け募集」の通知がメンバーのタイムラインに投稿されます
1. 編集（Edit）
依頼者が作業を開始し、編集の依頼を行う。
1a. 編集（Edit, 自発的な編集）
編集者が自発的に編集作業を開始。
1b. 編集（Edit, 依頼による編集）
依頼者からの編集依頼を受けて編集作業を実施。
2. レビュ（Review）
編集者が作成した内容を確認し、問題がないかチェックする。修正が必要な場合は、編集者に再編集を依頼する。
1x. 再編集（Re-edit）
レビュ担当者からのフィードバックを受け、再編集を行う。
案件の破棄
再依頼の必要がない場合に終了させ
ます
3. 効果
依頼への着手時間が短縮
- 通知で内容をすぐに把握でき、早期に作業へ着手できるようになりました。
レビュー開始の迅速化
- 編集完了時にも即時通知が届き、レビュー対応がスムーズに進むようになりました。
更新プロセス全体の加速
- 作業とレビューの両面が効率化され、コンテンツ更新のスピードが向上しました。
メンバー間の連携強化
- 通知を通じた情報共有が、自然なコミュニケーションを促進し、チーム内の連携が強まりました。
タスクの停滞を防止
- 進行状況が見える化されたことで、案件の放置や対応漏れの防止につながりました。
4. その他の業務への応用
資料レビュー依頼
- 資料や提案書のレビュー依頼も自動通知することで、確認作業の遅れを防止できます。
システム開発
- コーディング完了後のレビューやテスト依頼を通知で共有することで、作業の停滞を回避できます。
5.提案資料
提案書サンプルをダウンロード
