外部協力者がワークフローシステムに登録されていなくても、申請を開始する方法を紹介！
1. 課題: アカウント未登録者がワークフローに参加できない
KotuKotu 研究所では、感染症研究に必要な試薬や資材の購買業務をワークフローシステムで管理しています。しかし、外部組織から参加する共同研究者は、システムのセキュリティ上の理由からアカウントを持つことができません。そのため、共同研究者の購買手続きは、ワークフローシステムではなく、メールを通じて進められています。
ワークフローシステムを利用できる場合には、
- 請求書と購買案件の照合
- 会計業務用の CSV ファイルの生成
- CSV ファイルのクラウドストレージ「Box」へのアップロード
といった作業がすべて自動で処理されます。
一方、共同研究者による購買に関しては、これらの作業を経理部門が手動で行わなければならず、大きな負担となっています。
このような負担を軽減し、経理業務を効率化するための改善が求められています。
2. 解決策: AnyoneWithLink な申請フォームを追加する
プロセスオーナーは、ワークフローシステムにアカウントを持たない共同研究者でも購買申請ができるよう、購買フローに以下の改良を加えました。
- 公開申請フォーム（[メッセージ開始イベント（フォーム）]）が追加されました。このフォームは、URLを知っている人なら誰でもアクセスできる（Anyone With the Link な状態）ため、共同研究者はワークフローシステムにログインする必要がありません。
- 共同研究者の申請に対して、上司が承認を行う工程が設けられました。
- 上司の「承認」工程から、経理部門の「支払い」工程にフローが引かれました。
なお、「Anyone With the Link」の状態は Google 等の検索エンジンにインデックスされる可能性があります。このことを防止するために、定期的にURLを書き換える運用にするつもりです。
これにより、共同研究者の購買手続きであっても、以下のことが実現されます。
- 経理部門は請求書が届いた際、自分の [引き受け待ち] リストから該当する購買案件を容易に確認可能
- 「支払い」工程後、会計業務等に使用される CSV ファイルの自動生成と「Box」への自動アップロード
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。発注先が “XXバイオテック” の場合は、発注手続きは必要ありません。
m1.発注メール
発注先が “XXバイオテック” の場合、定められた形式の発注内容が書かれたメールが “XXバイオテック” に自動送信されます。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m2.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
x3.CSVアップロード
「x2.CSVファイル生成」工程で生成された CSV ファイルが、クラウドストレージ「Box」に自動アップロードされます。
After
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1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。発注先が “XXバイオテック” の場合は、発注手続きは必要ありません。
m1.発注メール
発注先が “XXバイオテック” の場合、定められた形式の発注内容が書かれたメールが “XXバイオテック” に自動送信されます。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m2.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
x3.CSVアップロード
「x2.CSVファイル生成」工程で生成された CSV ファイルが、クラウドストレージ「Box」に自動アップロードされます。
1′.申請
共同研究者は、事前に案内された URL にアクセスし、申請フォームを表示します。このフォームで、購入する品目、数量、希望納期、所属部署などの必要な情報を入力します。（所属部署は選択式）
X4.set 承認者
「1′.申請」工程で選択された「所属部署」に応じて、その部署の責任者がデータ項目「上司」に自動的にセットされます。
2′.承認
「X4.set 承認者」工程でセットされた「上司」は、予算状況を考慮したうえで、”承認” または “却下” を行います。
m3.却下通知
「2′.承認」工程で “却下” されると申請者に却下通知メールが送信されます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
業務効率化とコスト削減
- 経理部門の負担軽減: 手作業によるデータ入力や照合が減り、業務効率が大幅に向上します。
- ヒューマンエラーの減少: 自動化によって、人為的なミスが減り、データの正確性向上に繋がります。
- 処理時間の短縮: 承認プロセスがスムーズになり、物品の調達期間が短縮される可能性があります。
透明性とガバナンスの向上
- 購買履歴の可視化: すべての購買履歴がシステムに記録されるため、透明性の高い管理が可能になります。
- 不正防止: 承認プロセスが明確化され、不正行為の発生リスクが低減します。
- コンプライアンス強化: 企業の規定や法令に基づいた購買手続きが確立されます。
データ活用の促進
- データの一元管理: 購買に関するデータがシステムに集約され、分析やレポート作成が容易になります。
- データに基づいた意思決定: 購買データの分析を通じて、より効率的な調達戦略を立案できます。
4. 他業務での応用
外部組織出身者がワークフローに参加できるようにする改善手法は、以下のような業務に応用できます。
プロジェクト管理
外部のコンサルタントやフリーランサーがプロジェクトに参加する場合、彼らがプロジェクト管理システムにアクセスできないことが問題になることがあります。この改善例を参考に、外部のプロジェクトメンバーでも特定のタスクを申請・報告できる仕組みを導入することで、スムーズな進行と透明性が向上します。
人事・採用プロセス
外部のヘッドハンターやリクルーターが候補者の情報を直接システムに入力できない場合があります。このような場合に、申請フォームを利用して候補者情報や推薦理由を提出させることで、採用プロセスを効率化できます。
請求・支払いプロセス
外部業者やフリーランサーが請求書をシステムに登録できない場合、同様のフォームを利用して請求プロセスを自動化し、経理部門の負担を軽減することができます。
契約管理
外部の法務顧問や顧客が契約関連の書類や情報を提出する場合にも応用できます。提出用フォームを利用することで、契約書や合意内容の処理をシステム内で一元管理できます。
施設・設備予約管理
外部の利用者が施設や設備を利用する際、ワークフローシステムを利用して予約や承認を行えるようにすることで、手動での管理を減らし、効率化が可能です。
