1. 課題：ドキュメント形式の手動変換による負担
RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。
社内規程は、修正や更新のしやすさを重視してMarkdown形式で作成されています。ただし、印刷時にはGoogleドキュメント形式での出力が求められるため、手作業によるフォーマット変換が必要でした。
そのため、取締役会や監査役会への提出のたびに変換作業が発生し、作業負荷が増大していました。
2. 解決策：Markdownから自動でGoogleドキュメントに変換
プロセスオーナーは、Markdown形式のファイルが自動的にGoogleドキュメント形式へ変換される仕組みを構築しました。
具体的には、CEOによる承認が完了すると、Markdown形式のファイルが自動でGoogleドライブ上の指定フォルダに保存され、その際に自動的にGoogleドキュメント形式に変換されます。
Before
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
件名に[案]
1.で入力した規程名に[案]というプレフィックスが付与された形で件名が適用されます。
AIチェック：差分／誤植
抽出された顧客に対し、自動的にメールが配信されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
After
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
件名に[案]
1.で入力した規程名に[案]というプレフィックスが付与された形で件名が適用されます。
AIチェック：差分／誤植
抽出された顧客に対し、自動的にメールが配信されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
件名に[トリサゲ]
1X.の後に取り下げた場合は、案件の件名に[トリサゲ]というプレフィックスが付与されます。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
“新規程”⇒mdファイル
Markdownファイルを保存
mdファイル⇒G_Drive
Markdownファイルを指定のGoogleドライブに保存⇒Googleドキュメントに変換。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
3. 効果
印刷までの時間が大幅に短縮
ファイルの変換にかかっていた作業時間が無くなり、印刷対応が迅速になりました。
関係部門が自分で文書にアクセス可能
印刷用のドキュメントが自動保存されることで、関係部門が必要なときに自分で確認できるようになり、依頼が不要になりました。
手作業の削減でヒューマンエラーを防止
ファイル変換の属人化が解消され、作業漏れのリスクが低減しました。
4. その他の業務への応用
議事録の共有・保管プロセス
Markdownで記録した会議内容を自動変換すれば、記録直後の迅速な共有が可能になります。
マニュアル・手順書の配布
現場での印刷ニーズに対応しやすくなり、運用現場でも扱いやすくなります。
教育・研修資料の整備
教材の元データをMarkdownで管理しつつ、配布用には自動でドキュメント化することで効率的な運用が可能になります。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
