ミスを起こした本人だけに任せるのではなく、リーダが報告を指示できるようにします。
1. 課題: 速やかに報告されない
業務遂行中に発生する手順や操作の誤り（オペレーションミス、オペミス）は、その原因を分析し再発防止策を講じるために速やかに報告されなければなりません。
しかし、ミスを起こした本人は、ミスを恥と考えたり、その重大性を十分に認識していなかったり、報告を面倒くさがったり、様々な理由により、報告プロセスを速やかに開始しないことがあります。
2. 解決策: リーダが報告を指示できるようにする
プロセスオーナーは、リーダがミスを起こした本人に報告を指示できるよう、報告プロセスの開始ポイントを追加します。
Before:
ミスを起こした本人（報告者）がプロセスを開始します。報告者は「1.報告書作成」工程でオペレーションミスの内容を報告します。
After:
ミスを起こした本人（報告者）がプロセスを開始します。報告者は「1a.報告書作成」工程でオペレーションミスの内容を報告します。
更に、報告者のリーダもプロセスを開始できます。この場合、リーダは「1b.報告書作成指示」工程で報告者を指定します。その後、報告者は割り当てられた「1a.報告書作成」工程でオペレーションミスの内容を報告します。
3. 効果
- 迅速な報告の促進
- リーダが報告プロセスを開始し、報告書の作成を指示することで、ミスを起こした本人が責任を感じ、迅速に報告することが期待されます。
- 早期の問題解決と再発防止策
- リーダが報告プロセスを開始できるようになることで、オペレーションミスの問題解決と再発防止策を早期に講じることができるようになります。
- チーム全体の責任意識の強化
- ミスを起こした本人だけでなく、リーダも報告プロセスに積極的に関与する姿勢を示しやすくなります。これにより、チーム全体の責任意識が高まり、ミスが速やかに報告される文化が育つ可能性があります。
4. 他業務での応用
- 営業案件報告
- 営業案件の情報を速やかに報告しない営業マンに、チームリーダが報告を指示できるようにします。
- 新鮮な営業案件情報を集約できるようになり、販売予測の精度が高まることが期待されます。
- 経費申請
- 経理部門から、費用が発生した部門に対して、経費申請を指示できるようにします。
- 経費処理の遅れ（支払い、月次決算 など）の防止などが期待されます。
- オペレーションミス報告（さらなる強化）
- 業務監査チームから、オペレーションミスのあったチームのリーダに対して、報告を指示できるようにします。
- チーム全体での（組織ぐるみでの）隠蔽が防止されること、会社全体での責任意識が強化されることが期待されます。
