世界アニマル会議は、地球全体の動物たちが集まり、環境問題や動物福祉の向上を議論する年次会議です。毎年各地域や種の動物たちが500匹以上集まり、直面する課題に対して論議を交わします。
世界アニマル会議運営委員会は、会議の運営を担っています。委員会は会議の準備や運営、議題の選定を行います。最近ではデジタル技術を活用して会議の効率化を図り、動物たちの活動を支えています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：参加証発行の手間
世界アニマル会議運営委員会では、参加申し込みを申込フォームを通じて受け付けています。受付から参加案内メールの送信までは自動化され、スムーズに処理されています。しかし、会議の参加証は独自のPHPシステムを使ってPDF化し、その後メールで送付するという運用が行われていました。
会議の参加者数は500匹以上になることも多く、参加証作成と配布に別のシステムを利用することは、ミスや遅延のリスクを高め、委員会にとって大きな負担となっていました。
2. 解決策：参加証のPDFファイルを自動生成
プロセスオーナーは、ワークフローにPDFを自動生成する工程を追加配置します。そして、「参加案内メール」の送信設定において、そのPDFがメールに添付されるように設定変更します。
これにより、参加証のPDFが自動的に生成され、案内メールに自動的に添付されるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
参加申込
参加者は、フォームから参加を申し込みます。
申込通知
申し込みがあったことが、委員会に自動的に通知されます。
＜銀行振込＞振込依頼メール
振込依頼メールが、参加者に自動送信されます。
＜銀行振込＞入金確認
委員会が、入金確認を行います。
＜PayPal＞請求書作成、請求書送信
自動的にPayPal請求書が作成・送信されます。
＜PayPal＞支払い状況確認
入金締切まで待機後、自動で支払い状況の確認が行われます。
キャンセル通知
締切までに参加費が未払いの場合は、自動的にキャンセルが通知されます。
参加案内メール
締切までに入金があった場合は参加が確定し、参加案内メールが自動的に送信されます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
参加申込
参加者は、フォームから参加を申し込みます。
申込通知
申し込みがあったことが、委員会に自動的に通知されます。
＜銀行振込＞振込依頼メール
振込依頼メールが、参加者に自動送信されます。
＜銀行振込＞入金確認
委員会が、入金確認を行います。
＜PayPal＞請求書作成、請求書送信
自動的にPayPal請求書が作成・送信されます。
＜PayPal＞支払い状況確認
入金締切まで待機後、自動で支払い状況の確認が行われます。
キャンセル通知
締切までに参加費が未払いの場合は、自動的にキャンセルが通知されます。
参加案内メール
締切までに入金があった場合は参加が確定し、自動生成された参加証のPDFが添付された案内メールが参加者に送信されます。
3. 効果
書類作成の効率化
参加証を自動生成し、参加案内メールに添付したことで、作成や配布に伴う手作業のミスや遅延が減り、委員会の負担が軽くなりました。
ミスや遅延のリスク削減
PDFファイルの自動生成と送付により、手作業による入力ミスや書類配布の遅延が解消されます。これにより、参加者への信頼性が向上し、全体の業務品質も高まりました。
受付のスムーズ化
事前に参加証を受け取った参加者が受付での対応時間を短縮できるため、長蛇の列や混雑が減り、受付スタッフの負担も軽減されました。
4. その他の業務への応用
教育機関での証明書発行
学校や大学での成績証明書、修了証、卒業証書の発行業務にも、PDF自動生成システムを導入することで、発行プロセスの効率化やミスの削減が期待できます。
たとえば、修了証の発行業務では、通常数日かかる手続きが即日対応可能となり、学生や教職員の負担が軽減されます。
イベント運営全般
展示会やフェア、各種イベントでの入場証や参加証の発行にも応用でき、運営スタッフの負担軽減や運営コストの削減につながります。
また、参加者が事前にPDF形式の入場証を受け取ることで、当日の受付でトラブルが減り、運営がスムーズに進行します。
保険業界や行政手続き
保険会社や行政機関が発行する各種証明書や通知書も、自動生成されたPDFで配布することで、業務効率の向上が期待できます。
たとえば、保険請求に必要な書類を自動生成することで、顧客対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上に貢献します。
