社外連絡も一括管理で見落としゼロ

Pub-Pub ホールディングス社は、主にメディア制作を手がける複数企業を傘下に持つ持株会社です。同社の Web サイトには、問合フォームから自社・グループ企業各社への問い合わせが届きます。

問い合わせを機に、誤った情報・古くなった情報の掲載が発覚することがあります。その場合、問合管理者は Web サイト運用を委託している協力会社にメールで修正を依頼します。修正されたタイミングで、協力会社からはメールで連絡を貰います。

修正完了のメールを受け、問合管理者は、確認や問い合わせへの回答を実施します。しかし、複数の依頼が並行していると、どの件かの確認に時間を取られたり、メールを見落としたりする場合があります。その結果、修正依頼から顧客への完了報告までにタイムラグが発生し、顧客満足度も低下します。

1. 進捗管理の効率化
   • 案件の進捗状況がワークフローシステム内で一元管理されます。
   • どの案件がどの段階にあるかがリアルタイムで把握できるようになります。
   • 確認作業にかかる時間が短縮され、メールの見落としや遅延のリスクも軽減されます。
     
2. 業務の可視化と作業の透明性向上
   • 誰がどの段階の作業をしているのかが明確になり、全体の作業フローがより透明化されます。
   • 複数の案件が並行して進んでいても、作業漏れや確認漏れのリスクが減少し、担当者間の連携が円滑になります。
3. 顧客満足度の向上
   • 修正依頼から回答までのフローが迅速化することで、顧客への対応スピードが向上します。
   • タイムラグが減少し、正確な情報がより早く顧客に届けられることで、顧客満足度も高まります。
   • 迅速で適切な対応により、顧客からの信頼も向上します。