手間を無くして、売上予測の精度を大幅に向上させる
1．課題：受注予定金額・予定日等の転記作業負荷
W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売しています。
営業部では、インサイドセールス担当者が見込み顧客に連絡を取り、アポイントを取得します。取得できた場合、「商談」として営業担当者に引き継がれ、商談が進行します。この一連の業務は商談管理用のワークフローシステムを通じて行われます。
マネージャは、経営層への売上予測の報告のため、商談の受注予定金額などを集計しています。売上予測のために、営業担当者は、毎週金曜日、ワークフローシステムから売上予測用の Google スプレッドシートに情報を転記する必要があります。この作業は非常に手間がかかっています。
また、更新があった情報については転記漏れが多く、マネージャーの売上予測に影響を与えています。
2．解決策：スプレッドシートへの行追加・更新を自動化する
プロセスオーナーは、アポイントが取得できた商談が発生した場合、売上予測用のスプレッドシートに商談情報が自動的に追加されるように、ワークフローを改編します。また、商談情報に変更があった場合は自動的に上書きされるようにします。
Before :
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- 1.アポイント取得
- インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。
- 2.商談更新
- 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
- 商談終了判定
- 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。
After :
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- 1.アポイント取得
- インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。
- 1x.商談リスト追加
- 売上管理用スプレッドシートの末尾に行が自動追加され、その各セルにデータが入力されます。
- 2.商談更新
- 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
- 2x.商談リスト更新
- 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
- 終了判定
- 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。
Compare Before/After
3．効果
予測精度の向上
- 転記漏れや誤記がなくなり、マネージャーの売上予測の精度が大幅に向上します。
- 正確なデータに基づいた予測が可能になるため、経営判断の質も向上します。
業務効率化
- 手動転記作業が無くなることで、営業担当者の業務負担が大幅に軽減されます。
- これにより、営業担当者はより多くの時間を商談や顧客対応に充てることができ、生産性が向上します。
売上予測のリアルタイム化
- 商談情報が自動的に更新されるため、これまで週一度しかできなかった売上予測がリアルタイムで行えるようになります。
- リアルタイムのデータに基づく予測により、迅速な対応が可能になります。
