ダウンロード状況の可視化で、顧客対応コストも削減！
1. 課題：ダウンロード状況の把握困難
株式会社◯◯の営業事務員は、見積書の発行・送付業務を担当しています。
従来、顧客への見積書送付は、自動生成された期限付きのファイルダウンロードフォームで行われていました。しかし、この方法では、フォームの有効期限までに顧客が実際にダウンロードしたかどうかを確認することができず、以下のような問題が生じていました。
- 未ダウンロードの見積書が存在する可能性があった。
- 未ダウンロードの可能性がある場合、個別に顧客へ再送付する必要があり、事務作業の非効率化につながっていた。
2. 解決策：ダウンロード完了通知の導入
プロセスオーナーは、ワークフローに「ファイルダウンロード完了通知」機能を追加します。
これにより、顧客がファイルをダウンロードし、送信ボタンをクリックすると、担当者に自動で通知メールが送信されます。
Before :
1. 登録する
- 担当者は、見積書ファイルを登録します。
1x. ダウンロードURL生成
- ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
2. ダウンロードする
- 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
- 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
3. URL確認
- 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。
After :
1. 登録する
- 担当者は、見積書ファイルを登録します。
1x. ダウンロードURL生成
- ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
2. ダウンロードする
- 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
- 顧客がファイルをダウンロードすると、担当者に通知されます。
- 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
3. URL確認
- 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。
Before / After 比較（スライダが動きます）
3. 効果
顧客対応の効率化
期限までにダウンロードしていない顧客に対して、個別に連絡する必要がなくなり、事務作業の負担が軽減されます。
見積書送付の確実性向上
ダウンロード状況を把握することで、見積書が確実に顧客に届けられていることを確認できます。
4. 他業務での応用
顧客対応業務
- 顧客への資料送付：パンフレット、契約書、請求書など
- 顧客への情報提供：イベント案内、キャンペーン情報、新製品情報など
- 顧客からの問い合わせ対応：資料請求、クレーム対応、質問対応など
マーケティング活動
- プレスリリースの送付
- ホワイトペーパーのダウンロード提供
人事・労務
- 給与明細書の送付
- 各種書類の配布
