システム間のデータ連携を手作業での転記から自動連携に置き換えることで、手間とミスを削減します。
1．課題：契約データの手動転記による手間・ミス
SaaS ベンダM社では、契約の管理を kintone（契約台帳）で、契約後の対応管理を Questetra BPM Suite（受注対応プロセス）で実施しています。
案件受注時には、営業担当者が契約台帳の受注ステータスを更新し、その更新通知を受けた営業アシスタントが受注対応プロセスを開始します。その際、営業アシスタントは契約台帳の情報を元に手作業で契約データを転記していました。 手作業のため、対応に時間がかかり、入力ミスによるトラブルも発生していました。
2．解決策：台帳から契約データを自動取得
プロセスオーナーは、契約台帳の注文ステータス変更をトリガーとして業務が開始され、契約データが自動取得されるよう改編します。
Before :
営業担当者からの連絡を受けて、営業アシスタントが受注対応の業務を開始し、契約データを手動入力していました。
After :
営業担当者が契約台帳で受注ステータスを変更すると、ステータス変更をトリガーとして受注対応の業務が開始され、契約データが自動取得されます。営業アシスタントによる作業は発生しません。
3．効果
3.1 データの正確性
- データ自動取得により、転記のミスがなくなり、データの正確性が保たれます。
- データ入力ミスがなくなることで、受注後の作業の手戻りを減らせます。
3.2 作業モレの防止
- 自動開始されることで、受注対応の作業モレが防止できます。
3.3 営業アシスタントの業務負担軽減
- 営業アシスタントは、転記が不要となり、時間と労力を大幅に削減できます。
- 削減した時間を他の重要な業務に充てることが可能となり、業務の質向上につながることが期待されます。
- 煩雑な作業を削減することで、営業アシスタントのモチベーション向上が期待されます。
3.4 受注対応の迅速化
- データ自動取得により、転記にかかっていた時間（待ち時間・作業時間）が削減され、受注から納品までの期間が短縮されます。
4．事例展開
以下の業務でリストからの業務開始をできるようにします。
- 契約更新の手続きプロセス（期限1か月前になった契約ごとに開始）
- 不具合の横展開の検討・対応プロセス（問題のあった部品を使用している製品ごとに開始）
