議事メモを取りきれず、大事な内容を忘れてしまったこと、ありませんか？
1．課題：Webミーティング時のメモ取りは大変
W社は、BtoB向けクラウドサービスを提供しています。同社のインサイドセールス担当者は常に数十件のリードを抱え、日々多忙を極めています。
これまで、企業情報調査の自動化・ヒアリングメモからの議事録作成の自動化など、生成AIを活用して業務効率を大幅に向上させてきましたが、また問題が発生しています。
インサイドセールス担当が見込み顧客に初回のヒアリングをする際は、基本的にWebミーティング形式で行われます。資料の投影や製品のデモ投影など、会議中のPC操作は多岐にわたります。
そのため、ヒアリングメモが取りきれない時があり、内容の抜け漏れが発生することがあります。その結果、顧客からの依頼事項等を完全に記録できないケースが散見されています。
2．解決策：会議を録音して、自動で文字に起こす
インサイドセールスチームのマネージャは、見込み顧客の同意を条件に、Webミーティング時に、ヒアリング内容を録音させてもらう方針にします。
プロセスオーナーは、ワークフローに「録音したファイルが自動で文字起こしされる」工程を追加します。
Before :
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- x2.AIが企業情報を取得
- AIが見込み顧客の会社情報を自動で調査します。
- x3.AIが課題を予測
- AIが企業が抱えている課題を予測します。
- 1.見込み顧客へヒアリング
- インサイドセールス担当者は、ヒアリングメモを入力します。
- x4.AIが内容を議事録化
- AIがヒアリングメモを議事録の形に整形します。
After :
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- x2.AIが企業情報を取得
- AIが見込み顧客の会社情報を自動で調査します。
- x3.AIが課題を予測
- AIが企業が抱えている課題を予測します。
- 1.見込み顧客へヒアリング
- インサイドセールス担当者は、ヒアリングメモを入力します。
- 音声ファイルがある場合は、ファイルを添付します。
- x4.AIが文字起こし
- 添付ファイルがある場合、ファイルが文字起こしされます。
- x5.AIが内容を議事録化
- 文字起こしされた文書を、さらに議事録の形に整形します。
- 文字起こしされた文書を、さらに議事録の形に整形します。
Compare Before/After
3．効果
業務効率化
- 自動文字起こしと議事録作成により、インサイドセールス担当者は手作業のメモ取りや議事録作成から解放され、より多くの案件に集中することができます。
顧客との認識ずれ防止
- 会話内容すべてを議事録化することで、顧客の要望や依頼事項を漏れなく記録できます。これにより、顧客との認識ずれを防ぎ、信頼関係を強化します。
インサイドセールス担当者のスキル向上
- インサイドセールス担当者はメモ取りに気を取られることなく、顧客との対話に集中できます。これにより、ファシリテーション能力が向上し、より効果的なヒアリングが可能になります。
