会議議事録をAIで500字に要約し、主要ポイントを素早く把握。詳細議事録は未読が多く、報告・改善サイクルが滞っていた課題を解消。
1. 課題：議事録が読まれない
MokuMokuコンサル社の営業部では、毎週の営業報告会議を Google Meet で録画し、文字起こしデータも自動生成しています。会議後は、新人メンバーが NotebookLM* を使って議事録を作成し、当日中に全員へ共有していました。
しかし、NotebookLM が生成する議事録は議論の経緯まで詳細に含まれており、最終的な決定事項がひと目で分かりにくいという課題がありました。その結果、忙しいメンバーは要点をすぐに把握できず、会議の重要な内容が十分に共有されないままになっていました。
*NotebookLM は、資料を理解して要約や分析を自動生成する Google のAIノートツールです。文脈を踏まえた要約を得意とし、会話や資料全体の流れを整理して提示します。
2. 解決策：AIが決定事項だけを500字で要約
プロセスオーナーは、ワークフローに「AIエージェント工程」を新たに組み込みました。NotebookLM が生成した詳細な議事録を AI が再要約し、会議の決定事項や合意内容を中心に約500文字でまとめる仕組みです。
この仕組みにより、メンバーは短時間で会議の成果を把握でき、必要に応じて NotebookLM の詳細版を参照する流れが定着しました。
Before
ワークフロー図詳細を見る
ドキュメント自動複製
会議に必要なドキュメント（テンプレートファイル）が自動複製されます。
Post #Sales
ドキュメントのリンクが社内チャットで自動共有されます。
議事録作成
新人メンバーが議事録を作成します。
Post #Sales
議事録が社内チャットで自動共有されます。
After
ワークフロー図詳細を見る
ドキュメント自動複製
会議に必要なドキュメント（テンプレートファイル）が自動複製されます。
Post #Sales
ドキュメントのリンクが社内チャットで自動共有されます。
議事録作成
新人メンバーが議事録を作成します。
AIサマリー（500字）
AIによって議事録が要約されます。
Post #Sales
要約された議事録が社内チャットで自動共有されます。
3. 効果
情報共有の迅速化
AIによる500字要約により、会議直後に主要な決定事項を全員が把握できるようになった。
議事録活用による改善サイクルの定着
決定事項が確実に共有されることで、作成した議事録が報告・改善の場面でも活用され、部門内のPDCAサイクルが円滑に回るようになった。
認識の統一促進
重要な決定が簡潔に共有されることで、営業部全体の行動方針が揃いやすくなった。
4. その他の業務への応用
カスタマーサポート部門
顧客対応の振り返り会議で活用し、問い合わせ傾向や改善策を簡潔に共有。対応品質のばらつきが減少した。
管理部門
月次報告や施策レビューを要約化し、経営層への報告が効率化。意思決定までのリードタイムが短縮された。
プロジェクト推進チーム
進捗報告書をAIが自動要約し、関係者全員が要点を短時間で把握可能に。プロジェクト間の連携が強化された。
