Web受発注システムの構築で、受注作業を無人化します。
1．課題：発注書やりとり
◯◯製作所では現在、営業担当がメールやFAXで発注書を受領し、内容確認と登録作業を行っています。
書類ベースの作業のため、顧客の送付する手間、営業担当が書類確認する手間がありました。さらに、発注書に誤りがあった場合は、営業担当は顧客へ再提出を依頼する必要もあります。実際、発注書の複数回提出が発生しており、顧客と営業担当の大きな負担となっていました。
2．解決策：営業担当を介さない受注
プロセスオーナーは、発注データ入力や内容の確認を顧客自身ができるWebフォーム受付の仕組みを追加設定します。
Before :
受注作業は、以下の流れになります。
- （ワークフロー外）顧客は、発注書をメール・FAXで送付します。
- 営業担当は、”1.発注書 受領”工程で受注内容をシステムに登録します。顧客へ受付完了メールが自動送信されます。
- （ワークフロー外）顧客は、発注の変更有無を受付完了メールに返信します。
- 営業担当は、”2.発注 最終確認”工程で顧客の発注意思を登録します。
After :
Webフォーム操作による顧客の発注は、以下の流れになります。
- 発注データをWebフォームに入力します。
- システムから送信される受付完了メールを受信します。
- メール内のURLから、発注データの最終確認フォームへアクセスし、変更有無を記載します。
顧客と営業担当とのやりとりはありません。発注データに変更がなければ、完了します。
3．効果
3.1 受注作業の人件費削減
- 営業担当の受注作業がなくなり、業務効率が大幅に向上します。これにより、営業担当の人件費削減や生産性の向上につながります。
3.2 発注完了までの時間短縮
- 顧客と営業担当間の発注書のやり取りによる待ち時間がなくなり、発注開始から完了までのリードタイムが大幅に削減されます。
3.3 24時間発注で顧客満足度を向上
- 顧客は、24時間いつでもどこでも発注が可能となり、顧客満足度の向上が期待できます。
4．事例展開
資料請求への対応、試用版お申込受付、オンラインアンケート等
