この記事の目次
DX 推進の課題
DX 人材不足
業務のデジタル化が必要となる DX。内製化する場合は、テクノロジーの最新情報や自社の業務について高い知識を有する人材が必要となります。しかし、この様な IT 人材は不足しており、人材確保が難しいケースが挙げられます。
DX 予算確保
既存のシステムや利用サービスに費用がかかっており、新たなシステム投資が困難なケースが挙げられます。
DX 推進手順が不明
「何から始めて良いかわからない」という疑問を持つ企業が多くみられます。
これは、「 DX で何をどのように実現するのかが明白になっていない」、「業務の整理方法がわからない」、「どのような社内体制で DX を進めればよいかわからない」などのケースが要因として挙げられます。
DX とは？
デジタル技術の活用により、組織やビジネスを外部環境の変化（技術革新）に適合させる。
これにより、（顧客体験や仕組みなど）新たな価値を創造し、自社の競争力を高め、ひいては社会制度や仕組み、文化をも変革する」取り組みのことです。DXと関連する用語として「デジタイゼーション」や「デジタライゼーション」が挙げられます。
デジタイゼーション
電子化やペーパーレス化など自社でデジタルツールを導入することで、アナログの情報／業務プロセスをデジタル形式に変換することです。
デジタライゼーション
自社内の取り組みに留まらず、クライアントやパートナーなど外部も含めたビジネスプロセス全体をデジタル化する取り組みです。商品やサービスの提供方法、ビジネスモデルの変革なども含まれています。
SaaS BPMS とは？
SaaS BPMS* は、業務プロセス（業務フロー）を「定義（作成）」「実行」「最適化」するための「クラウド型の業務プロセス管理システム」です。
*BPMS （ Business Process Management System ）
組織内の業務プロセスを効率的に管理し、改善するためのツールです。タスクの受け渡しや処理の自動化が可能であり、業務プロセスの記録や検索、可視化ができます。企業が既に利用しているクラウドサービスとAPI連携し、自動処理が可能なサービスもあります。
SaaS BPMS が DX に果たす役割
SaaS BPMS は、DX の推進において以下のような重要な役割を果たします。
業務プロセスの自動化と効率化
SaaS BPMS は、業務プロセスの自動化を実現し、繰り返しのタスクや手作業の削減により業務ミスを軽減させ、業務の効率性を向上させます。これにより、従業員は人間にしかできない仕事に集中でき、生産性が向上します。DX の一環として、業務プロセスの自動化は企業の競争力を高めるために不可欠な取り組みと言えます。
迅速なタスクの受け渡し
SaaS BPMS はタスクの受け渡しを自動化し、業務進捗を可視化します。これにより、意思決定プロセスが迅速化され、市場の変化に迅速に対応できるようになります。企業において、スピードは競争優位性の維持に不可欠です。
スケーラビリティと柔軟性
ビジネスは変化します。SaaS BPMSはクラウドベースであるため、成長に合わせてシステムをスケールアップできます。新しい業務プロセスの追加や既存プロセスの調整が容易で、ビジネスの要求に迅速に適応できます。
SaaS BPMSの利点
SaaS BPMSの導入には、多くの利点があります。以下はその中でも特に重要な利点です。
低コスト
SaaSモデルは、高コストなハードウェアの購入やメンテナンス、ソフトウェアのライセンス料金を削減します。これにより、初期投資を最小限に抑え、運用コストを効果的に管理できます。
簡単な導入
SaaS BPMSはクラウド上で提供されるため、導入が比較的簡単です。オンプレミスのソリューションと比較して、展開にかかる時間とリソースが少なく済みます。
自動アップデート
SaaS BPMSベンダはシステムのアップデートとメンテナンスを担当します。ユーザーは常に最新の機能とセキュリティの向上を享受できます。
スケーラビリティ
SaaS BPMSはビジネスの成長に合わせてスケールアップでき、必要に応じて機能を拡張できます。具体的には、導入当初はひとつの部署で導入し、効果がでれば導入部署を増やしていくなどのケースが挙げられます。
このスケーラビリティは、変化するビジネスニーズに対応するために重要です。
“Questetra BPM Suite” とは？
“Questetra BPM Suite”（以下、Questetra） は純国産の SaaS BPMS です。ノーコードで業務システム（ワークフローアプリ）を構築できます。ブラウザ上でアイコンをドラッグ&ドロップしワークフロー図を作成。これで業務システムが出来上がります。
ノーコード開発
工程アイコンを Drag ＆ Drop すると、ワークフロー図 (業務プロセス図) が作成されます。作成されたワークフロー図は、そのまま業務プロセス管理システムとして稼働します。あらゆる業務プロセスをノーコードでシステム化できます。様々な部門において、現場主導でシステム構築や運用が可能です。
業務品質 / スピード向上
自動処理工程を利用することで、様々な作業の自動化が可能です。Microsoft365、Google Workspace、Slack、Box といったクラウドサービスとAPI連携も可能です。作業が自動化されることで、作業ミスやモレが低減され、業務品質や処理速度がアップします。
マニュアル無しで業務処理
ワークフロー図通りに工程 (タスク) が割り振られます。その際、入力や確認など「工程で必要な処理」が求められます。そのため、「いつでも」「誰でも」マニュアル通りの業務処理が可能です。
業務を見える化
作業内容や入力内容、処理結果などの “データ” は、全て記録されています。そのため、ワークフロー図上で、作業進捗や実績を可視化できます。
例えば、業務プロセスごとに「いつ」「誰が」「どの工程を」「どれくらいの時間で」処理したかが自動集計され、参照できます。また、処理結果も検索できるため、別の業務に活用できます。
業務改善の実現
単なるデジタル化に留まらず、継続的な業務改善( PDCAサイクル ) が実現できます。
例えば、「どの工程で時間が掛かっているか？（ボトルネック）」を自動集計で発見できます。ボトルネック工程を自動処理工程に置き換えるといった効率化を実現することができます。
Questetra で DX を加速
SaaS BPMS である Questetra を利用することで、DX を推進する際の主な課題を解決できます。
DX 人材不足の解消
Questetra はノーコードで業務システムを構築できます。そのため、部署を問わず誰でも DX に取り組むことが可能です。各部署で業務システム（ワークフローアプリ）を構築すれば、システム開発者が業務内容を把握するコストも必要ありません。これにより、新たに人材を確保する必要がなくなり、スピーディーに DX に着手できます。
また、現場で PDCA サイクルを回せるため、改善スピードも格段に向上します。
DX 予算確保
Questetra は ユーザー数単位で課金される料金モデルです。そのため、まずは少人数から実験的に開始し、効果が得られてから全社で導入することが可能です。これにより導入サービスの費用対効果が見えやすくなり、予算確保が容易になります。
DX 推進手順の明確化
「業務の整理方法がわからない」というケースには、Questetra の利用が役立ちます。Questetra では、工程アイコンを Drag ＆ Drop するだけでワークフロー図 (業務プロセス図) を作成できます。そのため、ワークフロー図を作成しながら、業務整理することも可能です。
また、「どのような社内体制でDXを進めればよいかわからない」というケースについては、Questetra はノーコードで業務システム（ワークフローアプリ）を構築できるため、各部署で各業務のシステム開発（ワークフローアプリの作成）が進むでしょう。また、Questetra の利用を社内で推進していく担当者を設置すれば、更にスムーズにDX が進むでしょう。
Questetra は DX 推進に大きく役立ちます。ただし、「DX で何をどのように実現するのかが明白になっていない」については、経営層が明確な方向性を社内に示すことが重要です。DX 活動は、組織として支持することが必要であり、対象業務の決定や推進体制の整備については、やはり経営陣の責任で行われるべきと言えます。
まとめ
DXを推進するSaaS BPMSは、現代のビジネスにおいて不可欠なツールとなっています。業務プロセスの自動化、業務整理、データ活用、など多くの利点を提供し、企業は競争力を高め、市場変化に適応するためにこれを活用すべきです。
ただし、成功には明確なビジョン、業務プロセスの最適化、適切なベンダの選択、ユーザー教育、モニタリングと評価が必要です。SaaS BPMSを活用してDXを実現しましょう。
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