業務プロセスを定義することは、業務を効率化し、改善していく上で欠かせない作業です。
しかし、「業務プロセス」という言葉には曖昧なところがあり、人によって解釈が異なる場合があるのも実情です。
そこで本稿では、まず
- 業務プロセスという言葉の意味
を定義して解説し、そこから
- 業務プロセスを定義する
という活動と、そうした作業に「ワークフロー製品を用いるメリット」について述べていきます。
業務プロセスとは何か？
業務プロセスは「仕事の流れ」や「手順」と説明されることが多いようです。しかし、これだけでは説明不足かもしれません。そこで、仕事を「電車」に、業務プロセスを電車が走る「路線」に例えてみましょう。路線上に存在する各駅は、そこで処理されるべき「タスク（工程）」です。
たとえば、「作業を依頼する」という最もシンプルな業務プロセスでも、そこには、
- 作業を依頼する
- 依頼を受けた人が作業を遂行し、作業の完了を報告する
- 依頼した人が作業や成果物の内容を確認する
といった複数のタスクが含まれています。業務のスタートからゴールまで、電車（仕事）が設計した道筋をきちんと通るように、駅（タスク）をつないでいったものが路線（業務プロセス）といえます。
では「業務フロー」って何？-業務プロセスを「定義する」-
しかし、誰もが業務プロセスの全体を把握して仕事をしているわけではありません。業種にもよりますが、業務プロセスについて無自覚なまま仕事をしているケースも多いでしょう。
こうしたケースでは、たとえば、
- いま仕事がどのような段階にあるのか？
- どこで業務が停滞しているのか？
- 仕事がどのように始まり、どのように完了するのか？
といったことがわかりづらく、それがミスや二度手間、業務の遅れなどの問題につながる可能性もあります。
そこで、誰もがわかりやすい形に業務プロセスを「定義する」ことが必要となってきます。
業務プロセスの定義にはさまざまな方法がありますが、代表的なのは業務の流れや手順を図に描くことです。これが一般的に「業務フロー図」と呼ばれるものです。「業務プロセス図」も同じ意味の言葉ですね。
つまり、業務プロセスを「定義する」とは、業務プロセスを「可視化すること」といえます。
業務プロセスを定義するメリット
それでは、業務プロセスを定義（可視化）すると、いったいどのような「いいこと」があるのでしょうか？
「業務フロー図」を描く大きなメリットとしては、まず、
- 業務プロセスを把握・共有しやすくなる
ことが挙げられます。
具体的には業務のスタートとゴール、「いつ・誰が・どんな順番で・どのような仕事をするのか」といったことが、図を描くことによってひと目でわかるようになり、業務の全体を俯瞰して見られるようになります。わかりやすく図式化されていれば、共有も簡単ですね。
また、ワークフロー製品（以下、ワークフロー）ではタスクの処理にかかった時間や、メンバがどんな仕事を抱えているかも一目瞭然となるため、
- 仕事の滞留状況
- 仕事が滞留するポイント（ボトルネック）
- 各人にかかっている負荷の状況
なども把握しやすくなるでしょう。
「仕事の流れ」を把握できると、そこに潜む課題や問題もあぶり出しやすくなるということですね。これは業務の品質や手順を改善し、効率化していく上でとても重要なポイントです。
業務プロセス定義をサポートするワークフロー
さて、業務プロセスを定義（可視化）し、上の項で述べたような業務改善活動をおこなう上で強い味方となるのが「ワークフロー」です。
たしかに、紙とペンがあれば業務フロー図は作成できますし、オフィスのどこか目立つ場所に貼っておけば、業務プロセスは共有できるかもしれません。しかし、プロセスを変更するたびに図を描きなおすのは手間がかかりますし、紙のフロー図で業務の進捗状況を把握・共有するには別な工夫も必要です。
こうした問題をまとめて解決してくれるのがワークフローです。
ワークフローを使用すると、パソコン上で簡単に業務を可視化できるだけでなく、作成したフロー図に沿って、業務を自動で進行させられます。また、プロセスの修正・更新や共有も迅速におこなえます。
ワークフローは、業務プロセスの定義を簡単におこなえるようにして、業務の自動化や効率化といった業務改善活動をサポートするソフトウェアといえるでしょう。
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ワークフローのメリットについては上の項でも述べましたが、クラウド型はオフィスと同じシステムにどこからでも簡単にアクセスして仕事ができるのが強みです。自宅からでも通勤中の車内からでも、定義されたプロセスにアクセスして業務を進められるので、テレワークにも適しています。
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