こんにちは、マーケティング部の林です。

突然ですが、2011年の東日本大震災のとき、私はビルの11階にあるオフィスで仕事をしていました(クエステトラ社ではありません)。オフィスは関西にあったので、震度は大きくありませんでしたが、ビル周辺の地盤がゆるいことも関係して、私がいた11階ではビルが折れそうなほどの揺れに感じられました。そして、その揺れは長い時間続きました。

さて、そのとき、私がいたオフィスではみんなどうしていたかというと…

「うっそー」

「えー」

みたいな黄色い声を上げながら、笑っている人が大半だったのです。

今にして思えば、これは恐怖のあまり何も行動できず、笑ったまま「固まってしまった」という感じなのでしょう。ごく一部の人たちが、非常階段につながる扉を開けて避難ルートを確保するなどの対応を自主的におこないましたが、誰も具体的な指示を出せる人はいませんでした。

これは無理もないことで、逃げようにもエレベーターは止まっているし、揺れが続いている中で非常階段を11階から1階まで下りるのは危険です。みんな、「どうしたらいいかわからない」のは当たり前です。実際、そのとき即座に避難をしたのは、ビルの2階にいた人たちだけでした。

しかし、こうした場合に備えて色々と取り決めがされていれば、状況は違ったと思います。災害時の対応や、その後の事業継続に向けての対策は BCP(Business Continuity Plan / 事業継続計画)の基本といえるものです。残念ながら、私が当時勤めていた会社では、災害など緊急事態に備えたガイドラインなどはまったく定められていませんでした。

一方、現在ではコロナ禍の影響により、以前よりも企業に BCP の策定が求められるようになり、事業継続についての意識も高まってきています。そこで今回は、クエステトラ社の例や自分の実感を元に、Questetra BPM Suite やワークフローを、BCP に役立てる方法について解説します。

コロナ禍は BCP 策定のチャンス?

2020年の初頭から本格化したコロナ禍では、多くの企業が影響を受けました。

もちろん、コロナ禍をきっかけに業績を伸ばした企業もありますが、そういった「マイナスをプラスに転じる」ことができたケースは少ないかもしれません。しかし、BCP に関して言うと、コロナ禍は適切な BCP を策定するチャンスといえます。なぜなら、いまだコロナ禍が続いている状況にあることで、

  • どのようなことで困っているのか?
  • 何をどう決めておけばよいのか?

といったポイントを実感を持って検証でき、より実践的で非常時に役立つプランを策定できるからです。

クエステトラ社の業務はコロナ禍でどう変化したか?

さて、クエステトラ社における私の業務ですが、「コロナ以前」と「コロナ以後」であまり変わったところはありません。

これには、私がもともとリモートワークで業務をおこなっていたことも関係しています。私は入社した当初こそオフィスで仕事をしていましたが、やがてリモートワークが主体になり、今はコロナ禍をきっかけに完全なリモートワークに移行しています。

リモートワークに移行する際、当時の上司とも話し合ったのですが、私の場合は特にオフィスに出社しなければならない理由は見当たらず、スムーズに「完全リモート」に移行できました。これには以下の2つの理由があります。

  • クエステトラ社の業務では Questetra BPM Suite が最大限に利用されていること
  • それに付随してペーパーレス化が進められていること

次の項ではこれらのポイントについて詳しく述べていきます。

なぜ、クエステトラ社の業務はコロナ禍でも「変わらなかった」のか?

上の項でも述べたように、クエステトラ社の業務では Questetra BPM Suite がフル活用されています。それぞれの業務はワークフロー図に沿って自動で進行していくため、仕事の受け渡しの手間はなく、メールや電話を使ってやり取りすることもほぼありません。

給与に関することなど、プライベートな事柄についてはメールでやり取りがおこなわれることもありますが、私たちは通常の連絡には Questetra BPM Suite の社内SNS機能である『オープンチャット』を利用しています。

クエステトラ社には、遠隔地でリモート勤務をおこなう人もいます。また、オフィス勤務とリモート勤務を使い分けている人も多く見られます。こうした状況において、リアルタイムでやり取りができる『オープンチャット』はとても役に立ちます。

ちなみに弊社では、勤怠管理にも『オープンチャット』を活用しています。掲示板に投稿していく形式の『オープンチャット』は、業務の開始や遅刻・早退といった連絡だけでなく、災害時の安否確認にも有効なツールです。たとえば、どこかで地震があったときなどは、現地にいる人が即座に「ゆれた」といった書き込みをしたり、それに誰かが詳細な情報をコメントしたりといったやり取りも見られます。これは、大雨や交通機関の遅延など、ほかに業務に影響のありそうな出来事があった場合も同様です。

<Questetra BPM Suite『オープンチャット』:タイムラインのサンプル画面>

また、Questetra BPM Suite はクラウド型のソフトウェアなので、インターネット環境さえあれば、どこにいてもオフィスと同じシステムにアクセスして仕事ができます。これも、リモートワークにスムーズに移行する上で大きなポイントとなりました。

日頃、こうした業務の進め方をしているおかげで、私はコロナ禍の影響をあまり受けずに業務を続けることができています。

いかにして「普段通り」に業務を継続するか?

これまでの話をまとめると、クエステトラ社で私がおこなっている業務には、まず、

  • Questetra BPM Suite によって構築・管理される業務プロセス

というしっかりした「軸」があります。

Questetra BPM Suite は、パソコン上でワークフロー図を作成すると、その通りに業務を自動で進行させられるだけでなく、構築した業務プロセスの変更や共有も簡単におこなえます。そのため緊急事態が発生した場合でも、臨機応変にプロセスを変更して対応できます。こうしたプロセスの柔軟性も、BCP における重要なポイントといえます。

また上述したとおり、Questetra BPM Suite はクラウド型のソフトウェアであり、オフィス以外の場所で、スマートフォンやタブレットからでも業務プロセスにアクセスして仕事ができるというフットワークの軽さを持っています。

このように、ワークフローというしっかりした「軸」と、状況の変化に即座に対応できる「柔軟性」、そして場所やデバイスを選ばず業務を進行できる「フットワークの軽さ」の3つが、災害などの緊急事態が起こったときでも「普段通り」に業務を継続するための3つの柱といえるかもしれません。

もちろん、建物が倒壊するレベルの地震など、大規模な災害が起きた際には、普段とまったく同じように業務を進行することは不可能でしょう。しかしそうした状況でも、電力の供給やインターネット環境が無事な状態であれば、上記の『オープンチャット』で安否確認や情報交換をおこないながら、業務の再開に備えることはできるはずです。

ちなみに Questetra BPM Suite をご利用いただいているミラクル・リナックス株式会社(現:サイバートラスト株式会社)様からは下記のようなコメントをいただいています。

「(東日本大震災の際に社内サーバが利用できなくなったり、帰宅困難になったりという混乱した状況の中でも)クラウド型サービスである『G Suite(現:Google Workspace)』(メール/ファイル)と『Questetra』(ワークフロー)は安定して利用し続ける事ができた」

「当時は身をもって『クラウド型サービスのお陰でビジネス活動を止めずに済んだのだ』と実感した」

というコメントをいただいています。

※サイバートラスト株式会社様の事例についての詳細はこちら

同社が Questetra BPM Suite を導入したのは、東日本大震災が発生する1年ほど前のこと。上記の例は、平時の業務で構築してきた業務プロセスが、非常時に力を発揮した好例といえるでしょう。

非常時への備えは平時の業務を見直すことから始まります。まずは無料お試しから、Questetra BPM Suite で「いつもの業務プロセス」を見直してみませんか?

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