申請承認フローに申請金額による分岐を設定し、10万円未満は課長承認で完結し、10万円以上は部長決裁に。決裁待ちが減り、部長は高額案件に集中できるようになりました。
1. 課題：部長への決裁集中
SakuSaku商事では、備品購入の稟議において、申請者から課長を経て部長が最終決裁を行う階層的な承認フローを採用していました。
申請内容については、AIによる不備チェックやコメント案の作成が導入され、形式的な不備は減少していました。しかし、承認フロー自体は見直されておらず、最終的な判断は当初から一貫して部長が担っていました。そのため、承認プロセスのボトルネックは構造的に解消されていませんでした。
金額の大小を問わずすべての案件が部長の決裁対象となるため、案件は常に部長に集中する状態でした。部長は短時間で多数の案件を処理する必要があり、本来であれば慎重な検討が求められる高額案件についても、十分な検討時間を確保しにくい状況が生じていました。
2. 解決策：金額基準による決裁ルート分岐
プロセスオーナーは、稟議フローに金額基準の分岐を組み込みました。申請者が入力した申請金額に応じて、承認ルートが自動的に切り替わる仕組みです。
これにより、申請金額が10万円未満の案件は課長承認で完結し、10万円以上の案件のみが部長決裁へ進むフローとなりました。
Before
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1.申請
申請者が備品購入の稟議を起票します。申請金額や内容を入力し、承認プロセスを開始します。
AI診断
申請内容に対して、AIが記載漏れや形式的な不備の可能性を診断します。あわせて、課長承認時に参考となるコメント案を自動で生成します。
2.課長承認
課長が申請内容を確認し、承認または差戻しを判断します。AIが提示するコメント案を参考にしながら、効率的に判断を行います。
3.部長決裁
部長が最終的な決裁を行います。
結果通知
決裁結果は、申請者に自動で通知されます。承認・否決いずれの場合も、判断結果が迅速に共有されます。
After
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1.申請
申請者が備品購入の稟議を起票します。申請金額や内容を入力し、承認プロセスを開始します。
AI診断
申請内容に対して、AIが記載漏れや形式的な不備の可能性を診断します。あわせて、課長承認時に参考となるコメント案を自動で生成します。
2.課長承認
課長が申請内容を確認し、承認または差戻しを判断します。AIが提示するコメント案を参考にしながら、効率的に判断を行います。
金額基準による分岐
課長承認後、申請金額をもとに承認ルートを分岐します。10万円未満の申請は課長決裁で完結し、10万円以上の申請のみ部長決裁へ進みます。
3.部長決裁（10万円以上の場合）
申請金額が10万円以上の場合に限り、部長が最終的な決裁を行います。高額・例外的な案件に判断を集中できる構成となっています。
結果通知
決裁結果は、申請者に自動で通知されます。承認・否決いずれの場合も、判断結果が迅速に共有されます。
3. 効果
稟議処理リードタイムの短縮
少額案件が課長承認で完結することで、申請から決裁までの待ち時間が短くなりました。
部長判断業務の集中と整理
部長が確認すべき案件数が絞られ、高額・例外的な案件に目を向けやすい状態になりました。
課長層の判断関与の明確化
金額範囲が定義されたことで、課長が判断する領域が明確になりました。
4. その他の業務への応用
出張・経費申請の承認フロー
金額や費目に応じた承認者切り替えにより、決裁経路を整理できます。
契約書レビューの確認範囲分担
契約金額やリスク区分によって、確認担当者を分ける運用に応用できます。
ITアカウント発行申請
権限レベルに応じて承認ステップを変える設計に展開できます。
