Q.どのような経緯で Questetra BPM Suite の利用を開始されたのでしょうか？
株式会社シャノンは、企業のマーケティングを支援するマーケティングオートメーションを提供するソフトウェア企業です。
クラウドサービスの形で企業のマーケティング活動をサポートしています。また、ツール（クラウドサービス）の御提供だけでなく、「業務アウトソーシング」「プロセス設計」「インフラシステムの構築」といった総合的なマーケティングコンサルティングサービスも展開させて頂いております。「統合型マーケティング支援」の市場調査においては「5年連続No.1のシェア」(※)とのご評価も頂いております。（※ITR Market View マーケティング管理市場2015）
我々は若い企業です。社歴の浅い若い会社ではあるのですが、「これまでに培ったノウハウをシステム化して会社の屋台骨を強化していきたい」、そのような思いで Questetra BPM Suite を使用しています！
“Questetra BPM Suite” は、2011年の2月、約60名で利用を開始しました。当初は「申請系業務」での利用でしたが、数年後には「全社員全業務」で活用するようになりました。
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Q. 具体的な活用方法を教えてください
シャノンには、およそ100の業務プロセスがあります。中でも情報の受け渡しには「非常に厳格なルール」があるのですが、そのルールをみんなが徹底できるような業務プロセスを作り、その上で仕事を回しています。
具体的に言えば、たとえば個人情報の取り扱いにおいては、
- 第三者のチェック
- 作業エビデンスの保存
- 作業履歴の記録とトレーサビリティの確保
が自然と実現できるワークフロー手順を定義しています。
個人情報そのものを Questetra 内に保存することはないのですが、プライバシーマークの更新の際などには、「個人情報管理のための業務プロセス定義」と「その業務履歴」をお見せすることで認証機関に審査していただいています。
- 2004: 情報セキュリティマネジメントシステム BS7799-2:2002 認証
- 2004: 情報セキュリティマネジメントシステム ISMS V2 適合性評価制度 認証
- 2007: 情報セキュリティマネジメントシステム ISO 27001 認証
- 2008: プライバシーマーク制度 認定
海外拠点（上海）でも、国内スタッフと同じレベルで利用できるところはありがたいです。
Q. 工夫されている点はありますか？
内部統制系の業務とは少し違った所では、資産管理の業務で “Google Spread Sheet” へのデータ連携も行っています。
パソコン等の情報機器が多数存在しその管理が非常に大変だったので、「使用開始」や「廃棄処理」の申請もワークフロー化しました。最新情報が Spread Sheet の資産台帳に自動登録される仕組みになっており、今では、いつでもリアルタイムに物品の利用状況を把握できるようになっています。第三者が資産チェックを行う際にも、どの機器を「どこで」「誰が」利用しているかすぐに把握できるので重宝しています。
また、最近ではプロジェクト管理ツール “Backlog” との連携も実施しました。 “Questetra” での進捗管理や業務記録だけでなく、“Backlog” での進捗計画に沿った業務遂行を目指しているところです。
Q. 今後 Questetra に期待する所を教えてください
すでに利用開始から4年以上経っていますが、いまだに「各工程の処理担当」を設定するところが難しいと感じています。
たとえば決裁権限は「職位」や「組織階層」の組み合わせで決まるのですが、そのルールが非常に複雑な為、どうしても複雑な業務フロー図になってしまいます。これはやや無理難題な話かもしれませんが、「処理担当のルール」が複雑な場合にも直感的に設定できる様になればありがたいと思います。
また今後、業務プロセス設計に、もっと多くのスタッフに関与してもらおうと考えています。ヘルプ機能やマニュアルを拡充していただき、また同時にそれらの検索性を高めていただければ、業務プロセスの改善サイクルも加速できると思います。
