こんにちは、マーケティング部の林です。

当たり前のことですが、企業では日々多くの業務がおこなわれています。しかし、そうした業務の中には「それ、本当に必要なの?」と首を傾げてしまうものがあるのも実情です。

「ずっとこのやり方でやってきているから」「変えるのが面倒だから」といった理由で、中身のない「タテマエ」だけの工程や手順に煩わされていませんか?

今回は、ワークフローを活用して業務における「タテマエ」を取り除き、効率的な「ホンネ」の業務プロセスに改善していく方法について解説します。

ホンネとタテマエ その1:ペーパーレス化

近年、業務効率化やコスト削減のために「脱ハンコ」や「ペーパーレス化」に踏み切る企業が増えています。

しかし、多くの人が紙の書類によるやり取りに効率の悪さや不満を感じていても、「上司のハンコ」や「書類の回覧」をやめられない、というケースは少なくありません。

なぜ、ペーパーレス化に踏み切れないのか?

私が以前勤めていた会社では、商品提案であれ、広告デザインであれ、すべて社長のチェックを受けなければなりませんでした。

そうやって社長が

「すべての書類はワシが目を通すっ!」

ということになると、なぜか専務までもが

「ワタクシもっ!」

と言い出し、結局すべての書類を「社長と専務」に回覧するのがルールとなっていました。

その会社は従業員300人程度の通販メーカーでしたが、社長&専務に回覧される書類の数はそれなりに膨大な量です。たとえ小さな広告のラフ案であっても、リーダー→専務→社長、と回覧しなければならず、手元に戻ってくるまでに1週間ぐらいはかかっていました。しかし、この非効率的な回覧作業は社長命令なので、誰も「やめよう」とは言い出せないのでした。

まあこれは極端な例ですが、単に「長年の習慣だから変えられない」(=変えるのが面倒)というケースも多いのではないでしょうか。

ペーパーレス化に成功すると…

その一方で、ペーパーレス化を実践して、業務効率化やコスト削減に成功している企業もたくさんあります。

たとえば、Questetra BPM Suite を導入していただいている三信電気株式会社様の事例では、受発注業務と申請業務をペーパーレス化して、管理コストを50%削減したことが報告されています。同様に、ヴァイタル・インフォメーション株式会社様の事例でも、Questetra BPM Suite を利用して受注決裁業務をペーパーレス化し、管理部門の業務時間を月間20時間削減したことが述べられています。

また、2021年に一般社団法人日本能率協会がおこなった調査では「職場でのペーパーレス化はメリットがある」とする回答者が全体の8割以上を占めたという結果も報告されています(一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」より)。

ペーパーレス化についての詳しい記事はこちら

ホンネとタテマエ その2:その会議は本当に必要なのか?

さて、「タテマエ」でおこなわれている業務といえば、会議やミーティングも挙げられます。

もちろん、業務上どうしても必要な会議やミーティングもあるでしょう。また、リモートワークが一般化した現在だからこそ、直接顔を合わせてのコミュニケーションが大切な場合もあると思います。しかしミーティングの多さや、会議のための「資料作成」があまりにも負担になっているのなら、その「あり方」を見直す必要があるかもしれません。

資料作成で燃え尽きる若手社員

これは『その1』で述べたのとは別の企業ですが、私がかつてお世話になっていた出版系の会社では、「いざ会議」となると若手の社員が徹夜で資料を作成している光景がよく見られました。会議が終わったら、資料作成で疲れ果てた社員は机に突っ伏して寝ていたり…。このように、会議のための資料作成が従業員の大きな負担となっている例はめずらしくないと思われます。

しかし、そこまで苦労して資料を作らなくても、ほかに情報の共有手段はないのでしょうか?というより、情報を共有するため「だけ」に、その会議をおこなう必要はあるのでしょうか?

これは、小人数でのミーティングも同様です。メールや社内SNSなどの文章で伝えきれない内容ならばともかく、情報を共有するためだけ、あるいは上司の話を聞くためだけのミーティングなら、それは単なる時間の浪費になっているかもしれません。

『オープンチャット』でスムーズに情報を共有

情報共有といえば、Questetra BPM Suite には『オープンチャット』という社内チャット機能があります。

チャットツールの大きなメリットは、リアルタイムで情報を共有できること。『オープンチャット』では、ファイルを添付したり、特定の相手にメンションを飛ばしたりすることも可能です。ほかにも、『オープンチャット』の画面から業務の詳細を簡単な操作で確認したり、ワークフローのタスク処理画面から『オープンチャット』に投稿したりと、構築した業務プロセスとさまざまな形で連携できます。

<オープンチャットのサンプル画面>
<Questetra BPM Suite ワークフローのタスク処理画面サンプル>

この『オープンチャット』で情報の共有がスムーズになれば、ムダな会議やミーティングも削減できるでしょう。

また、Questetra BPM Suite を利用すると、業務プロセスの変更や共有も簡単におこなえます。そのため、「業務の手順が変わった」などの理由で会議やミーティングをおこなう必要もなくなります。

Questetra BPM Suite で「ホンネ」の業務プロセスを

「それって本当に必要なの?」という業務を検証し、業務プロセスの見直しをおこなうことは、業務効率化や生産性向上、コスト削減などのためには欠かせません。そうしてムダな負担が軽減されれば、従業員も本来の業務にもっと注力できるはずです。

では、「タテマエ」を捨てて、「ホンネ」の業務プロセスを構築していくためにはどうすれば良いのでしょうか?

長い前置きになりましたが、Questetra BPM Suite を活用すれば、「ホンネ」の業務プロセスを構築しやすくなります。Questetra BPM Suite は、パソコン上で業務プロセス図を作成すると、その通りに業務を自動で進行させる BPM ツール です。

Questetra BPM Suite では業務プロセスが図として「見える化」されるため、ムダな「タテマエ」の部分を発見しやすくなり、プロセスの「検証→変更→共有」もスムーズにおこなえます。

また、Questetra BPM Suite はクラウド型のソフトウェアなので、インターネット環境さえあれば、どこにいてもオフィスと同じシステムにアクセスして、「必要なタイミングで、必要な業務を」処理することができます。お申込み後、面倒な手続きなしでスグにご利用いただけるのも強みです。

この機会にまずは無料お試しから、Questetra BPM Suite で「ホンネ」の業務プロセス構築への第1歩を踏み出してみませんか?

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