企業の請求業務では、請求書の作成/送付や、入金確認に手間がかかりがちです。同記事では、これらの請求業務を自動化し、手間の軽減に加え、ミスを防止し、業務品質/効率を上げる方法をご紹介します。

自動化に必要なツール

請求業務の自動化に必要となるツール(クラウドサービス)は以下の2つです。

  • PayPal
  • Questetra BPM Suite

PayPalとは?

PayPal(ペイパル)とは、米国の決済代行サービスです。

PayPalアカウント間の送金や決済が可能です。PayPalアカウントに、銀行口座(振替)やクレジットカード、デビットカードなど複数の決済サービスを紐づけられます。そのため、1つのアカウント(メールアドレスID/パスワード)で複数決済が可能です。

Questetra BPM Suiteとは?

Questetra BPM Suiteとは、業務システム開発プラットフォームです。

ノーコード/ローコードで業務システム(ワークフローアプリ)を構築できます。複数部署/担当者が関わる様々な「業務プロセス」を電子化し自動化します。PayPalの他にも、以下のようなクラウドサービスとAPI連携し、各サービスの自動処理が可能です。

  • GoogleWorkspace
    • Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleグループ、Googleドライブ、Googleカレンダー、Gmail
  • Microsoft 365
  • Box
  • kintone
  • Slack
  • WordPress
  • Stripe
  • Salesforce
  • Google BigQuery
  • Google Analytics
  • Google Fit
  • Google 翻訳
  • DeepL
  • AirTable
  • SendGrid
  • ChatWork
  • Typetalk
  • Backlog
  • Image-Charts
  • Zendesk Support

など

No-Code ワークフロー

自動化の仕組み

Questetra BPM Suiteに入力された※1 請求情報(メールアドレス/会社名/担当者名/請求金額/請求日など)をもとに、PayPal上で請求書の下書きが自動作成されます。(この際、Questetra BPM SuiteはPayPalに、請求情報を送信するとともに、請求書の下書きを作成させるシグナルを送ります)

PayPal上で作成された請求書を請求先に送信するよう、Questetra BPM SuiteがPayPalに対してシグナルを送ります。

Questetra BPM SuiteがPayPal上にある請求先※2 の支払い状況を取得します。

※1. 既に取得している情報を自動的に差しこむことも可能です。

※2. 本記事の自動化を実現するためには、請求先(支払者)がPayPalアカウントを持っている(作成する)必要があります。

請求書の作成/送付と入金確認を自動化する方法

Questetra BPM Suiteでは、以下の図のようなワークフロー図が業務システム(ワークフローアプリ)の設計図の役割を果たします。

作成されたワークフロー図上には、人間が処理する工程と(システムにより)自動処理される工程が存在します。これらの工程は、開始工程から終了工程まで順番に処理されます。

<PayPal自動請求>

上の図は、「PayPal自動請求」のワークフロー図です。具体的な処理の流れは以下の通りです。

  1. 人が処理する工程:請求内容(請求先情報/請求金額/支払期日など、ワークフローアプリを作成した際に予め設定した項目)を入力します。
  1. 自動処理工程(PayPal請求書生成アイテム):1で入力した情報をもとに、PayPal上に請求書の下書きが自動生成されます。
  1. 自動処理工程(PayPal請求書送信アイテム):2で生成された請求書(請求メール)が請求先に自動送付されます。
  1. 自動処理工程(タイマーアイテム):1で入力された「支払期日」の翌日まで待機します。(設定した期間、同工程で待機します)
  1. 自動処理工程(PayPal支払状況確認アイテム):請求案件について、支払状況が自動的に取得されます。

この様に、プロセス(開始工程から終了工程までタスクが遷移すること)が開始されると、請求情報を入力するだけで、請求書作成から請求書送付、入金確認までが自動化されます。

請求業務を自動化する方法

前項でご紹介したシンプルなワークフローアプリを応用すれば、実際の請求業務を自動化することが可能です。

例えば、複数部署が関わり、部内での承認を含む請求業務においても、PayPalの自動処理アイテムを使うことで自動化できます。実際のサンプルワークフローアプリが、以下のサポートサイトで閲覧できます。


この様に、Questetra BPM Suiteを使えば、様々な業務に対応した業務システムをノーコード/ローコードで構築できます。API連携されたクラウドサービスの自動処理も可能です。

業務の電子化/自動化。一度、ご自身の手で試してみてはいかがでしょうか?

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