企業の請求業務では、請求書の作成／送付や、入金確認に手間がかかりがちです。同記事では、これらの請求業務を自動化し、手間の軽減に加え、ミスを防止し、業務品質／効率を上げる方法をご紹介します。
自動化に必要なツール
請求業務の自動化に必要となるツール（クラウドサービス）は以下の2つです。
- PayPal
- Questetra BPM Suite
PayPalとは？
PayPal（ペイパル）とは、米国の決済代行サービスです。
PayPalアカウント間の送金や決済が可能です。PayPalアカウントに、銀行口座（振替）やクレジットカード、デビットカードなど複数の決済サービスを紐づけられます。そのため、1つのアカウント（メールアドレスID／パスワード）で複数決済が可能です。
Questetra BPM Suiteとは？
Questetra BPM Suiteとは、業務システム開発プラットフォームです。
ノーコード／ローコードで業務システム（ワークフローアプリ）を構築できます。複数部署／担当者が関わる様々な「業務プロセス」を電子化し自動化します。PayPalの他にも、以下のようなクラウドサービスとAPI連携し、各サービスの自動処理が可能です。
- GoogleWorkspace
- Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleグループ、Googleドライブ、Googleカレンダー、Gmail
- Microsoft 365
- Box
- kintone
- Slack
- WordPress
- Stripe
- Salesforce
- Google BigQuery
- Google Analytics
- Google Fit
- Google 翻訳
- DeepL
- AirTable
- SendGrid
- ChatWork
- Typetalk
- Backlog
- Image-Charts
- Zendesk Support
など
自動化の仕組み
Questetra BPM Suiteに入力された※1 請求情報（メールアドレス／会社名／担当者名／請求金額／請求日など）をもとに、PayPal上で請求書の下書きが自動作成されます。（この際、Questetra BPM SuiteはPayPalに、請求情報を送信するとともに、請求書の下書きを作成させるシグナルを送ります）
PayPal上で作成された請求書を請求先に送信するよう、Questetra BPM SuiteがPayPalに対してシグナルを送ります。
Questetra BPM SuiteがPayPal上にある請求先※2 の支払い状況を取得します。
※1. 既に取得している情報を自動的に差しこむことも可能です。
※2. 本記事の自動化を実現するためには、請求先（支払者）がPayPalアカウントを持っている（作成する）必要があります。
請求書の作成／送付と入金確認を自動化する方法
Questetra BPM Suiteでは、以下の図のようなワークフロー図が業務システム（ワークフローアプリ）の設計図の役割を果たします。
作成されたワークフロー図上には、人間が処理する工程と（システムにより）自動処理される工程が存在します。これらの工程は、開始工程から終了工程まで順番に処理されます。
上の図は、「PayPal自動請求」のワークフロー図です。具体的な処理の流れは以下の通りです。
- 人が処理する工程：請求内容（請求先情報／請求金額／支払期日など、ワークフローアプリを作成した際に予め設定した項目）を入力します。
- 自動処理工程（PayPal請求書生成アイテム）：1で入力した情報をもとに、PayPal上に請求書の下書きが自動生成されます。
- 自動処理工程（PayPal請求書送信アイテム）：2で生成された請求書（請求メール）が請求先に自動送付されます。
- 自動処理工程（タイマーアイテム）：1で入力された「支払期日」の翌日まで待機します。（設定した期間、同工程で待機します）
- 自動処理工程（PayPal支払状況確認アイテム）：請求案件について、支払状況が自動的に取得されます。
この様に、プロセス（開始工程から終了工程までタスクが遷移すること）が開始されると、請求情報を入力するだけで、請求書作成から請求書送付、入金確認までが自動化されます。
請求業務を自動化する方法
前項でご紹介したシンプルなワークフローアプリを応用すれば、実際の請求業務を自動化することが可能です。
例えば、複数部署が関わり、部内での承認を含む請求業務においても、PayPalの自動処理アイテムを使うことで自動化できます。実際のサンプルワークフローアプリが、以下のサポートサイトで閲覧できます。
PayPal請求プロセス,上司承認
この様に、Questetra BPM Suiteを使えば、様々な業務に対応した業務システムをノーコード／ローコードで構築できます。API連携されたクラウドサービスの自動処理も可能です。
業務の電子化／自動化。一度、ご自身の手で試してみてはいかがでしょうか？
