ブログ

業務プロセスの改善サイクルを回すのは容易ではない。ホントは毎月毎週のようにコツコツとPDCAを回したい。しかし、現状把握（Check）や対応（Act）に時間が取れないのが実情？ 業務プロセス定義をバージョンアップする（Re-Plan）なんて夢物語？？ ここでは「少しの工夫」で「小さな改善」を繰り返す方法について提案してみたい。

1. 集計も自動化！

自動開始（毎週や毎月）の「集計＆通知」が好き。

要は、業務データを無人で期間集計してくれる（そして通知してくれる）業務プロセス。ソレは「業務プロセスに流れたデータを集計する業務プロセス」というコトになる。（ヤヤコシイ…）

平たく言えば “自動レポート機能” だ。

たとえば、、、『立替金精算プロセス』に対して『前月立替金の集計プロセス』、、、のように集計用の業務プロセス（ワークフロー アプリ）を作るのだ。それらは勝手に始まり（タイマー開始）、途中の処理工程も全て無人で、そして勝手に終わる。そして、最下流に「関係者へのメール通知」や「タイムライン投稿」が配置されるのがオキマリとなる。

222-立替金精算

• 222-notice-前月立替金の集計と通知　（←毎月・スタッフ別集計）
• 222-cross-前月立替金の集計　（←毎月・全社集計）

242-出退勤報告

• 242-notice-前週の出勤簿の通知　（←毎週・スタッフ別集計）

242b-アルバイト出退勤報告

• 242b-cross-アルバイトの前月勤務時間集計

216-Flexible-Billing-Cycle

• 216-notice-Flexible-Report（などなど）

▼多用しているデータ抽出工程『Questetra BPMS: 案件, 指定データTSV一括抽出』

日付フィルタされた複数の案件データを複数行のTSV文字列として抽出します。抽出項目は “string:0,date:2,select:3″ のようなCSV書式で指定します。Tabコードと改行コードは、自動的に削除されます。”ファイル型” はファイル名が、”選択型” は選択された選択肢の表示テキストが抽出されます。

2. ソレって、モニタリングでわ？

確かに、わざわざ “集計用のプロセス” を実装する必要なんてナイ。業務データの期間集計をしたければ、その時々に「モニタリング機能」を使えば良い。いつでも、様々な角度から、過去のデータを集計できる。

そう。。。”集計プロセス” たちは、その「モニタリング」を自動化して、（通知して）、いるに過ぎない。

だがシカシ！、、、だが然し！！、、、なのだ！？！

3. いつでもデキル＝永遠にシナイ

「集計の無人化」をアレコレ実践してみて、改めて思う。

人間にとって「自分の意志で情報を見に行く」っていうのは、実は “とてもシンドイコト” なのだ。

• 興味がない訳ではない
• モチベーションが湧かない訳でもない

が “過去データを振り返ること” はあまりしたくないのだ。

単に「振り返りたくない」と表現してしまうと語弊があるので、掘り下げて考えてみたい。

むしろ “振り返るコト” は、”目の前にある新しいシゴト” に比べれば、大概はラクだ。（見て眺めれば良いだけ、なのだから…）　それでも人間は、“A: 振り返るコト” を “B: 目の前にあるシゴト” と比べてしまうと、ついつい「後で…」と考えてしまう生き物なのだ。　それは「今すぐヤル」ということ自体にメリットが無いのだ。「後でやっても同じ」→「後でやろう」。そして、その繰り返しで、結局 “集計データ” を見る機会が少なくなってしまう。

もし「KPIを集計し報告すること」それ自体が仕事なのであれば、きっと “後回し” にはしない。しかし、そのような場合、集計作業が完了した時点で「振り返り見るパワー」が残っていない。　たしかに、（ウマく言えないが）、KPI情報は「見る」のかも知れない。しかし、きっと「観ることができていない」のだろう。そして「診ることもできていない」のだろう。そして何の改善（PDCAサイクル／BPMサイクル）にも繋がらない。

そもそも “いつでも見ることができるモノ” と思ってしまった瞬間に、“いつまでも見ないモノ／めったに見ないモノ” にしてしまうのは、人類の必然なのだろう。

神戸に20年間住んでたクセに、一度も「異人館」に行かなかったようなものだ。。。（違）

４.Check のキッカケを作ろう！

つまるところ、、、責任者自身が『今すぐ実行しよう』と思える機会がなければならない。

キレイに集計された業務データを眺め見れば（業務の様子を振り返れば）、誰だって意見したくなる。少しは改善したくなる。

• 取り締まるコトが仕事である「取締役」、、、
• 監査するコトが仕事である「監査役」や「会計監査人」や「内部監査室」、、、

彼らがキッチリと “振り返り” を行えるのは、きっと「チェックすべき書類や報告」がルーティーンに届くから、だ。

その機会（キッカケ）のためには、やはり「外部トリガー」が重要なのだろう。自己管理がカンペキな人であっても、全てのタスクを「自己トリガー」（自分の意志）で開始することは容易ではない。（そもそも存在自体を忘れてしまう事だってある）

• “振り返り” を行えるのは、今しかない！
• “振り返り” を効率よく行えるのは、今だ！

そう思わせてくれるキッカケを自分自身に与えなければ、いつまで経っても振り返りを行うことができない、、、かも知れない。

データが、定時に、キレイに集計されて、届く。。。少なくともワタシにとって、この「自動集計通知」は、心地よいセルフ・マネージメント・ツール（ペースメーカー）になっている。。。 （今のところｗ）

▼二軸で集計の例

TSV文字列, 数値合計のクロス集計

▼単純集計の例

TSV文字列; 数値列の総和

▼集計の前段階でのデータフィルタ例

TSV文字列, テキストフィルタ

国民的な？徒歩ゲーム！

『ドラクエ・ウォーク』してますか？ （※ SQUARE ENIX社のスマホアプリ）”ドラクエ・ファン” な我が家では、ワタシ（46♂）だけでなく、子供達（9♂・7♂）も、歩きまくってます。（俺たちは勇者だ！）そもそもワタシは毎日の通勤が徒歩です。なので、子供達より圧倒的に有利です。 （父はいつでも強くなくてわナリマセン？） しかも最近では、コッソリ “遠回り” しています。（えっ？ 姑息？？）

自動計測アプリ（Google Fit）の集計で見ても、『ドラクエウォーク』のリリース日（9月12日）以降は、よく歩いています。特に、子供達がオフルのスマホにインストールした日（9月14日）以降は、毎日の「歩数」が倍増していました。（下図のカレンダ表示参照）

※ 最近の Android や iPhone にはジャイロセンサー・加速度センサー・GPS などが搭載されているため、スマホ単体でも歩数や移動距離などを自動で計測できるのです。かなり正確です。そこで活躍するアプリは「アクティビティ・トラッカー」とも言われます。

業務報告にも活用？

ある日、歩いていると、、、「この Fitness データ…、もっと活用できるんぢゃね？」
「たとえば “働き過ぎの検知” とかにも、使えるんぢゃね？？」などなど、、、いろんな妄想が止まらなくなりました。

つまり、、、たとえば、、、『“運送会社の配送員” が、会社スマホを持ち歩いた歩数』といったデータが、もしこの世の中にあるとすれば、、、、それは会社が管理すべき対象なのではないでしょうか？？ （←いかにも真面目風）（他にも、旅行会社の添乗員の歩数とか、外回り営業マンの移動距離とか、訪問メンテナンス作業員の血圧変化だとかｗｗ）たしかに「プライベートな時間のデータ」も含まれているので取り扱いが難しいところです。うーん。うーん。うーん。しかし、就業時間だけを切り出せば、（任意の時間で切り出せれば）、使ってもイイような、エエような、イイような。。。（そもそも健康管理は会社の義務／安全配慮義務？　監視社会・監視企業？　ブラック企業？？）

そもそも賃金（労働対価）を時間だけに依存している現状労基法には無理がある。ましてや “生産性” を語るなら尚更だ。いっそ「”１日１万歩” を超えたら “歩き過ぎ割増賃金” を付けちゃう」とか…（暴論）

REST API で実装！

ということで、、、　「利用シーン」についてはダンダンどうでも良くなってきたので、、、「利用シーン」については後回しにすることとして（！）、、、早速作ってみました。上の超シンプルな “ワークフロー図” と “データ入力画面” を見て頂ければ、何となく解かると思いますが、、、、
つまるところ『任意時間の「歩数データ」を切り出してくる』という工程が自動化される仕組みです。（自動処理工程名：Google Fit データセット 歩数集計 via “Fit REST API”）

要するに、、、たとえば、、、

• 「9～17時の歩数」のレポートメールが、翌朝、自動的に届く！
• 「日報にかいた業務時間の歩数」が提出した日報に自動加筆される！

といったことが実現できるようになりマス。
さらに、〔2.上司承認〕のような上司工程を後置すれば、立派な（？）企業ワークフローに！？ワタシ自身が “歩き回る仕事” ではないので有用性がワカラナイ（検証しづらい）ので、、、もし何処かの会社の、何かの業務の自動化に貢献できそうなら、是非ご一報ください。万が一にも強いニーズあれば、自動処理の仕様についても積極的に改変させて頂きたいと思います。よろしくお願いします。

追伸１：

ちなみに “Fit REST API (v1)” は、とてもクセのある API でした。（実装 Script などはリンク先を参照してください）Request Json を POST する形式（aggregate）は、Slides API や Sheets API （batchUpdate）などと同じ仕組みなのですが、

• 許諾（OAuth2 Scope）内容に関わらず、デバイス Raw データには参照させない…、とか
• データ生成クライアントのみが参照できるようにIDの一部が難読化されている…、とか
• ミリ秒ではなく、マイクロ秒でもなく、ナノ秒で記録されている…、とか （マバタキは何ナノ秒なの？）
• 集計の境界時刻をまたぐウォーキング（歩数や距離など）は、そのどちらにも合算されてしまう…、とか

なんともオモムキ（？）がある API です。さらに、（現時点では自身のデータしか取得できませんが）、将来的には “他人のデータ” も取得できそうな Parameters 設計になっていること、も新鮮でした、にも驚きました。ま、「Google Fit Web サイト」の類似サービスが復活することはなさそうですが、それ以外の周辺サービスの動向については、今後もウォッチし続けていきたいと思っています。

let requestObj = {};
    requestObj.aggregateBy = [];
    requestObj.aggregateBy[0] = {};
    requestObj.aggregateBy[0].dataTypeName
                              = "com.google.step_count.delta";
    requestObj.endTimeMillis   = numEndTimeMillis;
    requestObj.startTimeMillis = numStartTimeMillis;
    requestObj.bucketByTime = {};
    requestObj.bucketByTime.durationMillis = numDurationMillis;
let apiRequest = httpClient.begin(); // HttpRequestWrapper
    apiRequest = apiRequest.bearer( token );
    apiRequest = apiRequest.body( JSON.stringify( requestObj ),
                                  "application/json" );
const apiUri 
      = "https://www.googleapis.com/fitness/v1/users/me/dataset:aggregate";
engine.log( " AutomatedTask Trying: POST " + apiUri );
const response = apiRequest.post( apiUri );

＃超個人的には「血圧」と「体重」（←とっぷしーくれっと？）を手入力し続けている（←イイ機器あったら買いたい）ので、”朝昼晩での増減傾向” などを分析しようかな、とか、思ったり思わなかったり。。。

追伸２：

ちなみに『ドラクエ・ウォーク』の進捗は。。。現時点で配信されているストーリーは全て終了しています。”第５章クリア” は Lv48 でした。ええ、無課金デス。（←子供達の手前、仕方ないのデス）「ゲームがなかったら運動できへんのか～い？・健康管理できへんのか～い？」と言われれば返す言葉もないのですが、、、まぁ、もうしばらくは、子供達と一緒に、”ウォーク” を楽しもうと思っています。（俺たちは無課金勇者だ！！）

こんにちは！矢作です！

クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を開発・販売する我が社（クエステトラ社）には、大変ありがたいことにワークフローについて多くの相談が舞い込んできます。

ご相談の中には素晴らしいアイデアが盛り込まれていて感心するものもあれば、「こんなワークフローはイヤだ」と見ないふりをしたくなるようなものまで様々なものがあります。

本記事では「こんなワークフローはイヤだ」と面食らってしまうものの中から、「ノイズにも対応せざるを得ない」ワークフローを選び、その課題や解決方法について考えます。

ノイズにも対応せざるを得ないワークフロー

「問い合わせ対応業務」を例に考えます。

ウェブサイトの問い合わせフォームなどから問い合わせが届いたら、問い合わせ窓口がその内容を確認します（「問い合わせ内容確認」工程）。

確認を終えたら問い合わせへの回答を作成したり、回答に必要な知識を得るために関連部署に助言を求めたりします。

このワークフローの問題点は、問い合わせの内容が何らかのサービスの売り込みであったり、問い合わせ者の連絡先（返信先）に明らかな誤りがあって返信できなかったりなどの場合に、「問い合わせ内容確認」工程で止まらざるを得なくなることです。そんなノイズのような問い合わせには対応したくないのですが、何らかの形で対応せざるを得ないのです。

「ノイズにも対応せざるを得ない」ワークフローはイヤですよね？

ノイズ認定して終了！

このような「ノイズにも対応せざるを得ない」ワークフローを改善するのはカンタンです。

問い合わせ窓口の「問い合わせ内容確認」工程で、”問い合わせ内容がノイズであると判断される場合に終了に向かうフロー” を引きます。

カンタンですね。このカイゼンにより「問い合わせじゃないよね」という問い合わせが入った時に、それをノイズとして終了させることができるようになります。

業務はスタートしたけど、途中で停止せざるを得ない、という場合は少なくありません。

• （今回のように）問い合わせの内容がノイズである
• 企画検討業務で起案したものの、何度も差し戻されたから取り下げる
• 締切になってしまって先に進められなくなる

などのシーンが考えられます。このような場合には通常の終了とは別の場所に終了マーク（終了イベントと呼びます）を置き、分岐を設けてそこに仕事のボールを流して終わらせるようにする、という方法が役に立ちます。

この方法は、イレギュラーに対応しやすくするものでもあります。細かく多くのイレギュラーを想定し、それら全てに対応できるようにフローを引くと見づらいワークフロー図になってしまうリスクもあるので注意が必要です。

工程の分岐は権限を示す

問い合わせ内容がノイズと判断されたら、ノイズとして対応を終了するというフローを作る、というカイゼンには、他にも価値があります。

このフローの存在により「問い合わせ内容確認」工程で “問い合わせ窓口” が、何をするべきなのか、何を任されているのか、がより明確になるということです。

”問い合わせ窓口” は、問い合わせ内容を確認し、

• それがノイズであるのかどうかを判断しなくてはならない。判断して良い。
• ノイズと判断したら、対応を終了させなくてはならない。終了させて良い。

ということが、この工程の分岐を見るだけで分かります。この分岐には、工程を処理する人の “権限” が示されているということです。

今回のカイゼンは、単にイレギュラー対応がしやすくなったということに留まらず、その工程において「すべきこと」「して良いこと」を明確にすることにつながっている、ということにも目を向けていただければと思います。

まとめ

今回は、問い合わせ対応業務を例に、それ以上前にすすめることができないワークフローをカイゼンする方法を紹介しました。

通常の終了とは別の場所に終了ポイントを作り、そこに仕事のボールを流すことができるようなフローを作る、というものでした。このカイゼンを通じて工程に「分岐」が作られることになり、その結果、当該工程における “権限” がより一層明確になります。

ワークフロー図を書き、更に今回のようなカイゼンを行うと、その業務に関わる人たちの間で業務の進め方に対する共通の認識を持ちやすくなります。是非、身近な業務についてワークフロー図を書いてみてください。

最後に宣伝ですが、ワークフロー図を書くなら、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を是非ご利用ください（60日間無料お試しあり）。

今回はここまで！

こんなワークフローはイヤだシリーズ

差し戻しできない – こんなワークフローはイヤだ（１）

誰もチェックしてくれない – こんなワークフローはイヤだ（２）

部下しかスタートできない – こんなワークフローはイヤだ（３）

順番にしか処理できない – こんなワークフローはイヤだ（４）

なんでも最新版！

貴様、、、業界人なんダロ。。。

Questetra 社のウェブサイトは “WordPress.com” 上で運用されています。

ええ、「Wordpress 5.0 への移行」は、2018年12月に強制的に行われました。。。そして、その日から “5.0 の新エディタ”（Gutenberg Editor）が Questetra 社の「標準エディタ」となっています。

はい、そうですネ。。。かなり従順です。とは言え「クラウド メジャー」の製品は、好むと好まざるとにかかわらず、まずは “体験するコト” に意義があるのデス。。。（←誰と喋っとんネン）

もちろん正直なトコ、不安しかなかったのは事実です。が、どんなクラウド製品も、（特に SaaS CMS は）、実際に利用してみないと分かりません。まさに「習うより慣れよ」です。体験して初めて「流行動向」を認識できるのです。あるいは「連携」を模索することができるのです。

案外すんなり移行

6年くらい慣れ親しんだ旧エディタとサヨナラ

そんな “衝撃の日” から、早いもので9カ月。。。。

今となってはミンナ、新しいビジュアルエディタ（Gutenberg Editor）を使いこなしています。オフィシャルサイトでも、サポートサイトでも、、、社員さんも、バイトさんも。。。基本的に、以前のエディタ（クラシックエディタ）よりは、「簡単」で「直観的」なんだと思います。（WordPress 5.2.2 なう）

「HTML？、、、 漢（オトコ）なら、ジカガキだろ」

とか言ってしまう20世紀的な古い人間（ワタシ）すら、今となっては、複製や並べ替えを “Block 操作” で行うようになって しまいました います。

強いて「困ったコト」と言えば…、『困ったことがあっても Google 先生の答え（ネットの情報）が古いというコト』でしょうか。。。（禅問答的）

自由が足りない？

Visualエディタなのに Short Code 現役続行？

しかし、最近になって、

「えっ、ワタシの原稿、シンプルすぎ？」

という意見も。。。（←つまり簡単でシンプルだから「ウェブサイトとして味気ないかも」というハナシ）

たしかに『就業規則』のような情報ページですら、様々な “レイアウトデザイン” を適用したくなるものです。

定義リスト（dl dd dt）で「条文」を列挙したい・・・
ボックス囲みで「注釈」を挿入したい・・・
いっそアコーディオンで「定義の説明部分」を開閉できるようにしたい・・・

そして、そんな時は仕方なく、、、 “ショートコード開始” （［su_foo］）と “ショートコード終了” （［/su_foo］）を「ショートコード Block」で書き、”ショートコード中身” を「段落 Block」で書くことになるワケです。。。ナンテコッタ、ぱんなｋ。。。

ほなPluginヤロ！

Theme ベンダが公開しているPluginを採用

というコトで、Questetra 社の WordPress 環境にも “Block Plugin” がインストールされました。

Brainstorm Force @ India
Ultimate Addons for Gutenberg
Extends the Gutenberg functionality with several unique and feature-rich blocks

え、「どんなイケてるデザイン Block があるのか」、、、ですか？？　ええ、、、ハイ、、、ですから、、、今まさに、 この Blog で色々テストしている真っ最中でゴザイマス。。。（慣れてきたら追記するかもデス。スミマセン）