Questetra BPM Suite

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  • 顧客への資料提供は最新版のみ

    顧客への資料提供は最新版のみ

    最新版資料フォルダ（OneDrive）から資料ファイルを自動取得し、顧客へ常に最新版を提供します。

    1. 課題: 資料ファイルの誤提供

    ◯◯サービス社のマーケティング担当者は、顧客からの依頼に対し、資料ファイルを手動でシステムに登録し、顧客に資料ファイルをダウンロードできるWebフォームのURLをメールで案内しています。

    担当者は、個人保有ファイルやいくつかのバージョンのファイルが保存されている共有フォルダから顧客へ提供する資料ファイルを入手しています。それ故に、旧版資料ファイルや誤った資料ファイルの提供が散見され、さらに、顧客クレームにつながる事例も発生しています。クレーム発生時、担当者の再送付の手間に加え、”資料の管理ができていない企業”という悪いイメージにも繋がります。

    2. 解決策: 提供ファイルを最新版フォルダから自動取得

    ◯◯サービス社のマーケティング部は、社内で認められた最新版の資料ファイルが必ず提供されるよう資料請求業務を改善します。プロセスオーナーは、”指定された資料名で最新版資料フォルダ（OneDrive）から資料ファイルが自動取得される仕組み”を追加設定します。

    Before

    資料ファイルの登録から顧客への案内までの流れは、以下の通りです。

    • “1.ファイル登録”：担当者は、資料ファイルを手動でシステムへアップロードします。
    • “x3.ダウンロードURL生成”：ダウンロード用WebフォームURLが生成されます。
    • “2.ダウンロードURL確認”：担当者は生成されたURLを確認します。
    • “案内メール送信”：顧客へダウンロード用WebフォームURLがメールで自動案内されます。
    • “ファイルダウンロードフォーム”：顧客は、メール記載のURLからフォームを表示し、資料ファイルをダウンロードします。

    After

    資料ファイルの登録から顧客への案内までの流れは、以下の通りです。

    • “1.ファイル登録”：担当者は、ダウンロード案内する資料を資料名リストから選択します。
    • “x1.自動取得ファイルURL”：“1.ファイル登録”工程で指定された資料名のファイルURLを生成します。
    • “x2.ファイル取得”：OneDrive 最新版資料フォルダの“x1.自動取得ファイルURL”が示す資料ファイルが自動取得されます。
    • “x3.ダウンロードURL生成”：ダウンロード用WebフォームURLが生成されます。
    • “2.ダウンロードURL確認”：担当者は生成されたURLを確認します。
    • “案内メール送信”：顧客へダウンロード用WebフォームURLがメールで自動案内されます。
    • “ファイルダウンロードフォーム”：顧客は、メール記載のURLからフォームを表示し、資料ファイルをダウンロードします。

    ▼ ワークフロー図上のスライダを左右に操作することでビフォーアフター比較画像をご確認いただけます。

    3. 効果

    • 資料請求業務の負担軽減
      担当者が資料ファイルを手作業でシステムへアップロードする必要がなくなります。担当者は、常に最新版の資料ファイルを提供できる安心感を得ると共に作業時間の削減ができ、効率的に資料請求業務を進めることができます。
    • 企業イメージの劣化防止
      常に最新版の資料ファイルを提供することで、顧客は、正しい◯◯サービス社の情報を参照できます。これにより、◯◯サービス社の情報管理に対する顧客の信頼を維持することができます。
    • クレーム対応時間の削減
      資料名リストから提供資料を選択することで、請求と異なる資料ファイルの提供を防ぐことができます。これにより、誤送付によるクレームや資料ファイルの再送付作業を削減することが期待できます。

    4. 事例展開

    提案業務、製品マニュアル提供業務、決算資料の公開業務 等

  • 議事録作成を自動化し失念を防ぐ

    議事録作成を自動化し失念を防ぐ

    議事メモを取りきれず、大事な内容を忘れてしまったこと、ありませんか？

    1．課題：Webミーティング時のメモ取りは大変

    W社は、BtoB向けクラウドサービスを提供しています。同社のインサイドセールス担当者は常に数十件のリードを抱え、日々多忙を極めています。

    これまで、企業情報調査の自動化・ヒアリングメモからの議事録作成の自動化など、生成AIを活用して業務効率を大幅に向上させてきましたが、また問題が発生しています。

    インサイドセールス担当が見込み顧客に初回のヒアリングをする際は、基本的にWebミーティング形式で行われます。資料の投影や製品のデモ投影など、会議中のPC操作は多岐にわたります。

    そのため、ヒアリングメモが取りきれない時があり、内容の抜け漏れが発生することがあります。その結果、顧客からの依頼事項等を完全に記録できないケースが散見されています。

    2．解決策：会議を録音して、自動で文字に起こす

    インサイドセールスチームのマネージャは、見込み顧客の同意を条件に、Webミーティング時に、ヒアリング内容を録音させてもらう方針にします。

    プロセスオーナーは、ワークフローに「録音したファイルが自動で文字起こしされる」工程を追加します。

    Before :

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    • x2.AIが企業情報を取得
      • AIが見込み顧客の会社情報を自動で調査します。
    • x3.AIが課題を予測
      • AIが企業が抱えている課題を予測します。
    • 1.見込み顧客へヒアリング
      • インサイドセールス担当者は、ヒアリングメモを入力します。
    • x4.AIが内容を議事録化
      • AIがヒアリングメモを議事録の形に整形します。

    After :

    詳細を見る
    • x2.AIが企業情報を取得
      • AIが見込み顧客の会社情報を自動で調査します。
    • x3.AIが課題を予測
      • AIが企業が抱えている課題を予測します。
    • 1.見込み顧客へヒアリング
      • インサイドセールス担当者は、ヒアリングメモを入力します。
      • 音声ファイルがある場合は、ファイルを添付します。
    • x4.AIが文字起こし
      • 添付ファイルがある場合、ファイルが文字起こしされます。
    • x5.AIが内容を議事録化
      • 文字起こしされた文書を、さらに議事録の形に整形します。

    Compare Before/After

    （スライダを動かせます）

    3．効果

    業務効率化

    • 自動文字起こしと議事録作成により、インサイドセールス担当者は手作業のメモ取りや議事録作成から解放され、より多くの案件に集中することができます。

    顧客との認識ずれ防止

    • 会話内容すべてを議事録化することで、顧客の要望や依頼事項を漏れなく記録できます。これにより、顧客との認識ずれを防ぎ、信頼関係を強化します。

    インサイドセールス担当者のスキル向上

    • インサイドセールス担当者はメモ取りに気を取られることなく、顧客との対話に集中できます。これにより、ファシリテーション能力が向上し、より効果的なヒアリングが可能になります。
  • ミスが起きないファイル共有

    ミスが起きないファイル共有

    最新の情報提供を自動化してクラウドで共有！業務負荷を低減し、信頼性を向上させます。

    1．課題：業務負荷が高い価格資料の提供工程

    YY社は、創業25年目、約30人の従業員を抱える貿易会社です。昨今は顧客とのウェブミーティングの機会も多くなり、「販売価格表」や「見積書」のオンライン共有が一般的となりつつあります。

    社内のデジタル化により一定の効率化は進みましたが、資料提供は依然として手動で行われていました。このため、以下の問題が発生しています。

    • 連絡漏れや更新されていない資料の提供
    • URLの期限切れによるアクセス不可

    これにより、担当者の業務負荷が増大し、顧客にもストレスを与えています。

    2．解決策：工程を自動化して負荷を低減、確実で素早い対応に貢献

    クラウドストレージとしてGoogleドライブを利用して、更新された最新価格を反映したファイルの管理・受け渡しを行い、各種連絡を含めた工程もワークフローで自動化します。

    プロセスオーナーはGoogleドライブ上のファイルを期限付きで一般公開できるように設定します。ファイルのURLと公開期間を登録し、特定の人だけが資料を閲覧・ダウンロードできるようにします。また、指定された公開終了日にデータが削除され、URLにアクセスできなくなります。

    これにより、最新ではない価格資料が混在する状況が改善され、連絡漏れや煩雑なファイル管理業務からも脱却できます。

    Before :

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    • 担当者が資料の準備、更新、共有、バージョン管理をすべて手動で行っています。差し戻しが発生した場合は再度用意を行います。
    • 上長は資料を確認後、担当者に顧客への連絡を指示します。
    • 担当者は手動でメールを作成し、情報伝達を行います。

    After :

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    • 資料作成者が資料をクラウドにアップロードし、上長の承認を受けます。
    • 上長は資料を確認し、承認するか差し戻しを行います。
    • 資料が承認されると、共有リンクが生成されます。自動的に公開通知メールが配信されます。
    • 公開された資料は、設定された公開期間終了後に削除され、アクセスが不可になります。
    • 公開終了のリマインドメールが自動で送信されます。
    (スライダを動かせます）

    3．効果

    手作業負担の軽減と業務効率の向上

    • 資料のダウンロードリンク作成、承認、公開、共有などの作業を自動化し、手作業の負担を大幅に軽減します。
    • 上長や関係者の確認時間が短縮され、業務効率が向上します。

    情報伝達の迅速化

    • 資料が承認されると自動的に公開され、関係者に自動生成メールで共有されます。これにより、最新の価格資料が関係者にすぐに届き、意思決定が迅速になります。

    バージョン管理の徹底

    • Googleドライブの履歴から価格資料の改訂履歴や日時を追跡し、責任の所在を明確にします。

    セキュリティリスクの低減

    • クラウドストレージサービスを利用し、資料を安全かつ簡単に共有します。
    • アクセス権限を設定し、特定の人の限られた期間にだけ資料を閲覧・ダウンロード可能にすることで、情報漏洩のセキュリティリスクを低減します。

    4．その他の業務への応用

    営業資料の共有

    • 営業担当者が作成した資料を、顧客担当者に迅速かつ安全に共有します。

    社内資料の配布

    • 社内規定やマニュアルなどの社内資料を、全社員に効率的に配布できます。

    広報資料の公開 

    • プレスリリースや製品パンフレットなどの広報資料を、メディア関係者に迅速かつ安全に公開します。

    研修資料の管理

    • 研修資料の作成、配布、管理を自動化し、研修スタッフの負担を軽減します。

  • AI上司が商談の進め方を助言

    AI上司が商談の進め方を助言

    営業担当者の強い味方！AIの商談支援でフェーズアップに繋げる

    1．課題：部下へのアドバイス不足

    W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売している会社です。

    営業担当者は商談管理ワークフローシステムを使用して商談情報を更新し、情報を管理しています。一定の進捗がある商談（例：5フェーズ中のフェーズ3以上）については、商談情報の更新後に自動でマネージャにメール報告が送信されます。

    しかし、マネージャはこれらの案件の確認に多くの時間を費やしているため、フェーズの低い案件については十分にアドバイスを行えていない状況です。その結果、フェーズアップする商談が増えないという問題が発生しています。

    2．解決策：AIにアドバイスをしてもらう

    営業部では、商談をした際、商談管理情報にメモを時系列で残しておくことをルールにしています。マネージャは、この情報を活用して部下を支援することにしました。

    プロセスオーナーは、フェーズが低い案件について、商談メモを元にAIによるアクションの助言が自動で生成されるように、自動工程を追加します。

    Before :

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    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 報告メール送信
      • [商談フェーズ]項目が5段階中3の場合、マネージャ宛にメールが自動送信されます。
      • [商談フェーズ]項目が5段階中3・4の場合、マネージャと本部長宛にメールが自動送信されます。
    • 終了判定
      • 商談フェーズで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。
      • 商談フェーズで[受注]または[失注]以外が選択されている場合、[2.商談更新]工程に流れます。

    After :

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    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 報告メール送信
      • [商談フェーズ]項目が5段階中3の場合、マネージャ宛にメールが自動送信されます。
      • [商談フェーズ]項目が5段階中3・4の場合、マネージャと本部長宛にメールが自動送信されます。
    • 終了判定
      • 商談フェーズで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。
      • 商談フェーズで[受注]または[失注]以外が選択されている場合[3x.AIアドバイス]自動工程に流れます。
    • 3x.AIアドバイス
      • AIが[商談メモ]から次のアクションについてのアドバイスを自動生成します。その後、[2.商談更新]工程に流れます。

    Compare Before/After

    （スライダを動かせます）

    3．効果

    商談のフェーズアップの増加

    • AIによる自動アドバイスにより、営業担当者は適切な次のステップを迅速に実行できるため、商談がよりスムーズに進行し、フェーズアップが増加することが期待されます。

    チーム全体のリソース最適化

    • フォローアップしきれていなかったフェーズの低い案件について、マネージャが追加でリソースを割く必要はありません。
    • このため、リソースバランスが崩れることなくチーム全体のパフォーマンスが向上します。

  • 検討延期商談を自動でリスタート

    検討延期商談を自動でリスタート

    検討延期 = 失注ではありません。確実なフォローアップで機会を逃すな！

    1．課題：検討延期時の再コンタクト漏れ

    W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売しています。営業部の役割分担は、インサイドセールス担当者がリードから面談のアポイントを取得し、その後は営業担当者が商談を進めるという形を取っています。

    商談が順調に進んでも、提案先企業の事情で導入検討そのものが半年から一年などの長期間にわたって延期されることがあります。この場合、営業担当者はその商談を終了させ、インサイドセールス担当者が再検討時期にコンタクトすることで、再度の商談化を狙います。

    もし、インサイドセールス担当者がコンタクトを失念していた場合、一方で競合他社が積極的にコンタクトを取っている可能性があります。最近も、競合企業が以前検討が延期された案件を受注したという情報をプレスリリースサイトで目にすることがあり、経営層からも指摘が入っていました。

    2．解決策：次回連絡予定日にワークフローを自動開始させる

    営業マネージャは、商談において導入意思決定が延期された際には、「検討再開予定日時」を必ず確認し、商談情報に記録するように指示を出します。

    プロセスオーナーは、商談管理ワークフローシステムの管理項目に「検討再開予定日時」を追加します。また、検討再開予定日時にGoogleカレンダーに自動登録され、検討再開予定日時に商談管理プロセスが自動開始されるように改編します。

    Before :

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    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 終了判定
      • 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。

    After :

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    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 2x.商談リスト更新
      • 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
    • 終了判定
      • 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、商談終了と判定され、[再連絡判定]に流れます。
    • 再連絡判定
      • 商談情報の[失注時の次回連絡日]に値が入っている場合、[3.提案書添付]工程と合わせて、[6x.次回連絡予定登録]自動工程に流れます。
    • 6x.次回連絡予定登録
      • [失注時の次回連絡日]が Google カレンダーに自動登録されます。
    • 新たなプロセスとして
      • Google カレンダーに登録された日時が来ると、[延期商談際連絡]からプロセスが自動開始されます。

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    （スライダを動かせます）

    3．効果

    確実な再コンタクトで受注最大化

    • 再コンタクト予定日時にプロセスが自動的に開始することで、インサイドセールス担当者が再コンタクトを忘れるリスクを軽減します。
    • これにより、提案先企業が再度導入を検討する際に確実に連絡を取ることができ、商談の機会を逃さずに済みます。

    業務効率化

    • 商談情報の管理と再連絡のプロセスが自動化されることで、手動での管理作業が減り、営業担当者の業務負担が軽減されます。
    • これにより、営業活動に集中できる時間が増え、全体的な業務効率が向上します。
  • 提案書の散在を防ぎナレッジを蓄積

    提案書の散在を防ぎナレッジを蓄積

    提案書は自社の宝。誰でも探せることが効率UPには重要。

    1．課題：提案書ファイルの散在

    W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売しています。クライアント企業は、様々な業種に渡ります。

    営業担当者は、提案書作成時は同業種の過去の提案資料を参考します。同業種の場合、ビジネス課題が似通っているため、資料を再利用しやすく、提案書作成の効率化や受注確度の向上に繋がるためです。

    営業部では、各自が作成した提案書は他の部員が参照できるよう Google Drive の業種別フォルダに保存するルールになっています。しかし、保存漏れが多く、業種別の提案書が十分に蓄積されていない状況です。

    その結果、新規提案書の作成に時間がかかり、効率が低下しています。特に新メンバーは過去の提案書を参照できず、一から作成する必要があります。このため、提案書の質が一貫せず標準化が難しくなり、商談に進捗に影響を及ぼしています。

    2．解決策：業種ごとに提案書を自動保存

    プロセスオーナーは、商談終了時（受注または失注時）、営業担当者に提案書ファイルを必ず添付させる工程を追加します。また、顧客企業の業種分類別フォルダに提案書ファイルが自動保存される処理を追加します。

    Before :

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    • 1.アポイント取得
      • インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。(この際、[業種]の選択が必須です)
    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 2x.商談リスト更新
      • 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
    • 終了判定
      • 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。

    After :

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    • 1.アポイント取得
      • インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。(この際、[業種]の選択は必須です)
    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 2x.商談リスト更新
      • 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
    • 3.提案書添付
      • 営業担当者は、提案書ファイルを添付します。提案書ファイルの添付は必須項目です。
    • 4x.フォルダURLセット
      • [1.アポイント取得]工程で選択された[業種]から、該当業種の Google Drive フォルダのフォルダIDが自動セットされます。
    • 5x.提案書保存
      • 選択された[業種]のフォルダに提案書ファイルが自動保存されます。

    Compare Before/After

    （スライダを動かせます）

    3．効果

    提案の効率化と品質向上

    • 自動保存により、提案書が確実に業種別フォルダに保存されるため、業種ごとの提案書が体系的に蓄積されます。
    • これにより、営業担当者は過去の提案書を簡単に参照でき、新規提案書の作成時間を短縮し、提案書の質と一貫性を保つことができます。

    顧客満足度の向上

    • 最新情報が反映された提案書を迅速に提供できるため、顧客の要望に的確に応えることができ、顧客満足度の向上に繋がります。
    • また、過去の提案書を基にした精度の高い提案ができるため、受注確度も向上します。

    新メンバーの早期戦力化

    • 新しくチームに加わったメンバーも過去の提案書を簡単に参照でき、早期に戦力として活躍することができます。これにより、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
  • 重要商談は自動で進捗共有

    重要商談は自動で進捗共有

    状況が急変しても、迅速な対応で取りこぼしを防ぐ！

    1．課題：上司・部下間の連携不足

    W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売している企業です。

    W社の営業担当者は商談管理ワークフローシステム上で商談情報を管理しています。マネージャは、週次のチームミーティングで受注/失注といった結果や進行中商談の進捗を部下に確認します。

    しかし、このマネージャの確認方法では、商談の状況変化を迅速に察知した上での部下へのアドバイスができません。例えば、顧客の要件変更や新たな競合の出現といった対応すべき重要な情報をすぐに把握できず、結果としてマネージャがフォローする前に失注してしまうことがありました。

    部下にとっても、適時のアドバイスがあれば、顧客の要望に迅速に対応し成約にできたかも知れないと考えると、非常に悔しい思いをしていました。

    2．解決策：重要案件の上司報告を自動化

    営業部では、商談時や顧客との重要な連絡があった際、商談管理情報に商談メモを時系列で残しておくことをルールにしていました。

    プロセスオーナーは、フェーズ3以上の商談情報が更新された際に、「商談メモ」がマネージャにメール通知されるように改編します。

    さらに、より受注に近い「フェーズ4以上」の商談が更新された場合は、本部長にもメールが送信されるようにします。

    商談メモ イメージ

    Before :

    詳細を見る
    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 2x.商談リスト更新
      • 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。

    After :

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    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 報告メール送信
      • [商談フェーズ]項目が5段階中3の場合、マネージャ宛にメールが自動送信されます。
      • [商談フェーズ]項目が5段階中3・4の場合、マネージャと本部長宛にメールが自動送信されます。
    • 2x.商談リスト更新
      • 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。

    Compare Before/After

    （スライダを動かせます）

    3．効果

    受注確率の向上

    • 商談の重要な進捗情報がリアルタイムで上司に共有されることで、適切なタイミングでのアドバイスや支援が可能になります。これにより、顧客の要望に迅速に対応でき、受注確率が向上します。

    コミュニケーションの活性化

    • 進捗が自動的に共有されることで、上司に相談しにくいと考える部下との間でもコミュニケーションが活性化されます。これにより、商談に対する理解が深まり、チーム全体の一体感が高まります。

    部下の営業スキル向上

    • 上司が適切なフィードバックやアドバイスを提供することで、部下の営業スキルの向上が促進されます。これにより、部下の育成が効率的に行われ、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
  • 全商談の進捗をリアルタイムに集約

    全商談の進捗をリアルタイムに集約

    手間を無くして、売上予測の精度を大幅に向上させる

    1．課題：受注予定金額・予定日等の転記作業負荷

    W社は、BtoB向けクラウドサービスを販売しています。

    営業部では、インサイドセールス担当者が見込み顧客に連絡を取り、アポイントを取得します。取得できた場合、「商談」として営業担当者に引き継がれ、商談が進行します。この一連の業務は商談管理用のワークフローシステムを通じて行われます。

    マネージャは、経営層への売上予測の報告のため、商談の受注予定金額などを集計しています。売上予測のために、営業担当者は、毎週金曜日、ワークフローシステムから売上予測用の Google スプレッドシートに情報を転記する必要があります。この作業は非常に手間がかかっています。

    また、更新があった情報については転記漏れが多く、マネージャーの売上予測に影響を与えています。

    2．解決策：スプレッドシートへの行追加・更新を自動化する

    プロセスオーナーは、アポイントが取得できた商談が発生した場合、売上予測用のスプレッドシートに商談情報が自動的に追加されるように、ワークフローを改編します。また、商談情報に変更があった場合は自動的に上書きされるようにします。

    Before :

    詳細を見る
    • 1.アポイント取得
      • インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。
    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 商談終了判定
      • 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。

    After :

    詳細を見る
    • 1.アポイント取得
      • インサイドセールス担当者は、見込み顧客とのアポイントが取れた場合に[商談更新]工程に流します。
    • 1x.商談リスト追加
      • 売上管理用スプレッドシートの末尾に行が自動追加され、その各セルにデータが入力されます。
    • 2.商談更新
      • 営業担当者は、顧客とのアポイント後に商談情報を更新し、商談更新処理を完了します。
    • 2x.商談リスト更新
      • 売上管理用スプレッドシートの該当行の各セルが自動的に更新されます。
    • 終了判定
      • 商談ステータスで[受注]または[失注]が選択されていた場合、マネージャに終了報告のメールが自動送信されます。

    Compare Before/After

    （スライダを動かせます）

    3．効果

    予測精度の向上

    • 転記漏れや誤記がなくなり、マネージャーの売上予測の精度が大幅に向上します。
    • 正確なデータに基づいた予測が可能になるため、経営判断の質も向上します。

    業務効率化

    • 手動転記作業が無くなることで、営業担当者の業務負担が大幅に軽減されます。
    • これにより、営業担当者はより多くの時間を商談や顧客対応に充てることができ、生産性が向上します。

    売上予測のリアルタイム化

    • 商談情報が自動的に更新されるため、これまで週一度しかできなかった売上予測がリアルタイムで行えるようになります。
    • リアルタイムのデータに基づく予測により、迅速な対応が可能になります。

  • 見積書を確実に届けて受注率UP

    見積書を確実に届けて受注率UP

    ダウンロード状況の可視化で、顧客対応コストも削減！

    1. 課題：ダウンロード状況の把握困難

    株式会社◯◯の営業事務員は、見積書の発行・送付業務を担当しています。

    従来、顧客への見積書送付は、自動生成された期限付きのファイルダウンロードフォームで行われていました。しかし、この方法では、フォームの有効期限までに顧客が実際にダウンロードしたかどうかを確認することができず、以下のような問題が生じていました。

    • 未ダウンロードの見積書が存在する可能性があった。
    • 未ダウンロードの可能性がある場合、個別に顧客へ再送付する必要があり、事務作業の非効率化につながっていた。
    株式会社◯◯のファイル（見積書）ダウンロードフォーム

    2. 解決策：ダウンロード完了通知の導入

    プロセスオーナーは、ワークフローに「ファイルダウンロード完了通知」機能を追加します。

    これにより、顧客がファイルをダウンロードし、送信ボタンをクリックすると、担当者に自動で通知メールが送信されます。

    Before :

    1. 登録する
    • 担当者は、見積書ファイルを登録します。
    1x. ダウンロードURL生成
    • ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
    2. ダウンロードする
    • 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
    • 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
    3. URL確認
    • 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。

    After :

    1. 登録する
    • 担当者は、見積書ファイルを登録します。
    1x. ダウンロードURL生成
    • ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
    2. ダウンロードする
    • 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
    • 顧客がファイルをダウンロードすると、担当者に通知されます。
    • 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
    3. URL確認
    • 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。

    Before / After 比較（スライダが動きます）

    3. 効果

    顧客対応の効率化

    期限までにダウンロードしていない顧客に対して、個別に連絡する必要がなくなり、事務作業の負担が軽減されます。

    見積書送付の確実性向上

    ダウンロード状況を把握することで、見積書が確実に顧客に届けられていることを確認できます。

    4. 他業務での応用

    顧客対応業務

    • 顧客への資料送付：パンフレット、契約書、請求書など
    • 顧客への情報提供：イベント案内、キャンペーン情報、新製品情報など
    • 顧客からの問い合わせ対応：資料請求、クレーム対応、質問対応など

    マーケティング活動

    • プレスリリースの送付
    • ホワイトペーパーのダウンロード提供

    人事・労務

    • 給与明細書の送付
    • 各種書類の配布
  • 見積書の誤送信を防ぐ

    見積書の誤送信を防ぐ

    案内メールの自動化で、誤送信の不安を解消

    1. 課題：手作業によるファイル送信のリスク

    株式会社◯◯の営業事務員は、顧客への見積書発行業務を担当しています。

    従来、見積書発行業務においては、ファイルダウンロードフォームの自動生成とダウンロード状況の自動通知機能が導入されていました。

    しかし、ダウンロードフォームURLの案内メール作成と送信は、担当者が手作業で行う必要がありました。

    この手作業によるメール作成には、

    • 入力ミスによる誤送信のリスク
    • 業務効率の低下
    • 顧客対応の遅延

    などの問題がありました。

    株式会社◯◯のファイル（見積書）ダウンロードフォーム

    2. 解決策：顧客への案内メール送信を自動化

    プロセスオーナーは、ダウンロードURL記載の案内メールが自動送信される仕組みを構築します。

    Before :

    1. 登録する
    • 担当者は、見積書ファイルを登録します。
    1x. ダウンロードURL生成
    • ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
    2. ダウンロードする
    • 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
    • 顧客がファイルをダウンロードすると、担当者に通知されます。
    • 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
    3. URL確認
    • 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。

    After :

    1. 登録する
    • 担当者は、見積書ファイルを登録します。
    1x. ダウンロードURL生成
    • ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
    2. ダウンロードする
    • 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
    • 顧客がファイルをダウンロードすると、担当者に通知されます。
    • 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
    2x. メール本文生成
    • ファイルダウンロードフォームのURL案内メールが、自動生成されます。
    3. URL確認
    • 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。
    • ファイルダウンロードフォームのURL案内メールが自動生成されます。
    • 担当者は案内メールの送信方法を、手動と自動から選択できます。
    • 自動を選択すると、案内メールが顧客に自動送信されます。

    Before / After 比較（スライダが動きます）

    3. 効果

    セキュリティリスクの低減

    • 手作業による誤送信や情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。
    • 送信内容のテンプレート化により、人為的ミスを防止できます。

    業務効率の向上

    • 案内メールの作成と送信にかかる時間を大幅に削減できます。

    4. 他業務での応用

    顧客向け資料配布

    顧客に製品資料やマニュアルをダウンロードフォームで配布することで、顧客満足度向上に貢献できます。

    教育・研修

    受講者に教材をダウンロードフォームで配布することで、学習環境を整え、学習効果を高めることができます。

    ホワイトペーパー配布

    企業の専門知識をまとめたホワイトペーパーをダウンロードフォームで配布することで、リード獲得やブランディング効果を期待できます。

  • AIでセミナーのホットリードを検出

    AIでセミナーのホットリードを検出

    セミナー参加者のアンケート結果を元に、AIで温度感の高い顧客を自動検出。商談化率を高めます。

    1．課題：Webセミナー参加者の熱意が把握できていない

    A社は、自社製品の商談発掘を目的に、セミナーを頻繁に開催しています。

    対面での開催時には、セミナー後の名刺交換・挨拶を通じて見込み顧客の「温度感」を把握し、高い温度感を持つ顧客（ホットリード）に対しては、その場で商談のアポイントを取得していました。

    しかし近年、オンライン開催が主流となり、顧客との直接会話が困難になりました。 そのため、代替手段としてアンケート結果に基づいてホットリードを抽出していますが、参加者数の増加もあり、集計・判断に時間がかかり、迅速なホットリードへのアプローチが課題 となっています。

    その結果、セミナーからの商談化率が低下しています。

    2．解決策：アンケート内容からAIがホットリードを特定

    プロセスオーナーは、AIによるアンケート解析でホットリードが自動判定される工程を追加します。

    Before :

    1. 申込内容確認
      • Webフォームから参加申し込みがあると、セミナー担当者は企業名などの情報をもとに、参加の可否を判断します。
      • 許可された申込者に対して、受付完了メールや開催3日前のリマインドメールが送信されます。
    2. 出席確認
      • セミナー終了後、セミナー担当者は参加者の出席有無を更新します。
      • 出席者には自動的にアンケートメールが送信されます。
    3. ホットリード判断
      • アンケート回答内容（選択肢項目やフリーテキスト）をセミナー担当者が都度確認し、ホットリードと判断した場合に営業部に流します。

    After :

    （2.出席確認 まではbeforeと同じ）

    セミナーへの出席者がアンケートに回答すると、回答内容（選択肢項目やフリーテキスト）を元にAIが優先度（ホット/非ホット）を自動判定します。

    ホット判定された場合、すぐに「4.リードにコンタクト」工程に遷移し、営業部メンバがアプローチ可能になります。

    3．効果

    3.1 商談化率向上

    • AIによる迅速なホットリード判定により、営業担当者が早期にアプローチを開始できるため、商談化率の大幅な向上が期待できます。

    3.2 営業メンバのリソース最適化

    • ホットリードへの優先的なアプローチが可能になるため、営業担当者は非効率な顧客へのコンタクト作業から解放されます。

    3.3 部門間の業務棲み分け最適化

    • セミナー担当者がアンケート回答内容の即時確認をする必要がないため、アンケート結果の分析等、セミナー運営に専念することができます。
  • 押印済の見積書PDFを自動生成

    押印済の見積書PDFを自動生成

    上司承認後に押印済の見積書PDFを自動生成し、作業負荷削減と顧客提出までのスピードアップを実現します。

    1．課題：時間のかかる見積書作成プロセス

    顧客に提出する見積書の作成は、効率的に処理することが求められます。 しかし、Excelで見積書を作成し、上司の承認を得た後、印刷して押印をもらう、というプロセスは非常に時間がかかります。また、印刷ミス等による手戻りが問題となります。

    2．解決策：上司承認後に押印済の見積書PDFを自動生成

    プロセスオーナーは、見積内容の上司承認後、押印済の見積書PDFが自動生成されるよう処理を改編します（見積書PDFの生成元となる台紙ファイルに押印をあらかじめ含めておきます）。

    Before :

    営業担当者は、Excelで見積書を作成し、ファイル添付して起案します。上司承認を得た後に見積書を印刷し、印刷した書類に押印をもらっていました。

    After :

    営業担当者は、見積データを入力して起案します。上司が承認すると、見積データを元に押印済の見積書PDFが自動生成されます。

    自動PDF生成が可能なツール一覧

    • DocRaptor
    • Adobe PDF Services

    3．効果

    3.1 見積書作成に関わる作業時間の短縮

    • 営業担当者は、見積書作成から承認・押印までの時間を大幅に削減できます。
    • 削減した時間を、他の営業活動に充てることができます。また、面倒な作業から解放されることで、担当者のモチベーションを向上させます。
    • 物理的な印刷・押印が不要となり、顧客への提出が迅速に行えます。見積修正時の再作成もスピーディに対応できます。

    3.2 見積書の正確性の向上

    • 自動生成されるPDFは、入力データに基づいているため、手作業でのミスが削減され、データの正確性が向上します。

    3.3 データ管理の効率化

    • 営業の管理者は、過去に提出した見積書の内容・進捗状況をリアルタイムで確認できます。

    4．事例展開

    顧客に提出する作業報告書PDFの自動生成、請求書PDFの自動生成