月次契約の更新意思確認を、毎月20日に全顧客へ自動でメール案内します。
1. 課題: 遡及解約請求の対応負荷
◯◯サービス社は、クラウドサービスをサブスクリプション形式で提供しています。毎月25日までに解約の申し入れがない限り、自動更新されるという利用規約を設けています。
しかし、契約企業の中には解約の申し入れを忘れてしまうケースがあり、こうした状況を踏まえ、営業担当が毎月20日に全ての契約企業（200社超）へ解約意思確認メールを送付していました。
ところが、手動によるメール送信では送信漏れが発生し、契約の自動更新後、遡及解約の申し出やクレームが寄せられるケースが頻発。対応に苦慮していました。
2. 解決策: 契約リストを用いた自動更新の案内
プロセスオーナーは、”毎月20日9:00に全契約顧客への更新意思確認メールが自動送信される”仕組みを追加設定します。なお、更新意思確認メール文には、契約顧客リストから自動取得した宛名やメールアドレスが差し込まれます。
Before
契約情報の入力から請求処理に至るまでの手順は、以下の通りです。全契約企業分、繰り返し開始されます。
- 営業担当は、契約企業の企業名・担当名・担当者メールアドレスや契約サービスの情報を入力します。
- 入力された情報を元に契約担当者へ更新意思の確認メールが送信されます。
- （確認メール送信後）5日経過し、顧客から連絡が無い場合、”契約更新の意思有り”と判断し、更新完了案内メールを自動送信します。
- 管理部は、請求業務を行います。
After
契約情報の入力から請求処理に至るまでの手順は、以下の通りです。全契約企業分、繰り返し自動開始されます。
- 毎月20日9:00に、
サブスクリプション更新プロセスが自動開始します。 - ”x1.契約情報 格納”自動処理工程で、契約リストから契約企業の企業名・担当名・担当者メールアドレスや契約サービスの情報を取得します。
- 取得された情報を元に契約担当者へ更新意思の確認メールが送信されます。
- （確認メール送信後）5日経過し、顧客から連絡が無い場合、”契約更新の意思有り”と判断し、更新完了案内メールを自動送信します。
- 管理部は、請求業務を行います。
▼ ワークフロー図上のスライダを左右に操作することでビフォーアフター比較画像をご確認いただけます。
3. 効果
- 遡及解約処理の対応時間削減
更新意思確認を確実に実施することで、顧客の解約忘れを防止し、自動更新後の遡及解約処理にかかる時間とコストを削減できます。 - 有効な営業活動時間の確保
契約更新案内の自動化により、営業担当の作業負担が軽減され、業務効率が向上します。営業担当は、新規契約取得や契約継続に向けた活動に集中できます。 - 顧客コミュニケーションの効率化
契約更新確認の案内文作成を自動化することで、誤記を減らし、案内文の正確性を向上させます。これにより、問い合わせやクレームが減少し、不要な顧客対応がなくなります。
4. 事例展開
請求業務、アフターフォロー対応、打ち合わせ報告、顧客満足度調査等
