毎週月曜9時に自動複製された定型フォーマットのURLを社内チャットへ自動投稿。これにより、発表者は迷うことなく記入可能に。発表資料の所在が曖昧で、独自資料が増え、議事録作成が不十分だった課題を解決。
1. 課題：正しい発表資料が分からない
MokuMokuコンサル社の営業部では、毎週金曜に Google Meet を使った営業報告会議を実施しています。会議の録画・文字起こしは自動保存され、議事録は NotebookLM を用いて作成する運用となっています。
本来、発表資料は毎週自動で複製される定型フォーマット（Googleドキュメント）に、全員が記入するルールです。しかし、複製されたドキュメントが毎週同じフォルダに蓄積され、似た名称のファイルが並ぶことで、発表者にとって「どのファイルに記入すればよいのか分かりにくい」状態になっていました。
その結果、一部の発表者は「探すより新しく作ったほうが早い」と判断し、独自に資料を作成するようになりました。これにより、NotebookLM が参照すべき資料が揃わず、議事録に内容が十分に反映されないという問題が発生していました。
2. 解決策：定型フォーマットのURLを毎週自動投稿
プロセスオーナーは、毎週月曜9時に自動複製される定型フォーマット（Googleドキュメント）のURLを、社内チャットへ自動投稿する仕組みを導入しました。
発表者はチャットの投稿からすぐに正しいファイルへアクセスできるため、迷うことなく記入作業に取りかかれるようになりました。
Before
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ドキュメント自動複製
発表資料用のテンプレートファイル（Google ドキュメント）が自動複製されます。
After
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ドキュメント自動複製
発表資料用のテンプレートファイル（Google ドキュメント）が自動複製されます。
Post #Sales
ドキュメント（発表資料用テンプレート）のリンクが社内チャットで自動共有されます。このドキュメントを使用し、営業部のメンバーは発表資料を作成します。
3. 効果
資料探索の負担軽減
探すだけで数分かかっていた“初動のムダ”がなくなり、すぐに記入作業へ進めます。
資料フォーマットの標準化
全員が同じ定型フォーマットに記入する運用が定着し、独自資料が発生しなくなりました。
議事録作成の安定化
NotebookLM の参照資料が揃うため、抜け漏れが減り、新人による校正作業もスムーズになりました。
4. その他の業務への応用
プロジェクト管理への応用
進捗報告書の自動生成とURL通知により、記入場所が統一され、報告形式のばらつきを抑制できます。
人事・評価業務への応用
目標管理シートなどを自動配信することで、フォーマット統一と提出漏れ防止が容易に。
バックオフィス（総務・経理）への応用
経費精算書などの定型書類を毎月自動作成し通知することで、申請の統一化と処理効率の向上を実現します。
