Questetra BPM Suite 導入前の課題

広島大学病院では、複数のシステムや手段をまたぐ業務が存在していました。電子カルテリモートアクセス申請では、「申請受付業務」と「アクセス権限付与業務」が異なる仕組みで行われており、その間を人手でつなぐことが常態化していました。そのため、申請から権限付与までに時間がかかるだけでなく、転記や引き継ぎのミス・対応漏れが起きるリスクも抱えていました。

また、こうした非効率な状態に加え、人員体制にも余裕がなかったことから、院内で新たな業務ニーズが生じても、対応を断らざるを得ないケースがありました。

Questetra BPM Suite を知ったきっかけと選定理由

こうした課題から、医療DXの推進にあたっては、限られた人員でも現場主導ですばやく業務をシステム化できるツールが求められていました。

選定の決め手となったのは、現場の担当者自身がノーコードでアプリ（Webフォームやワークフロー）をすばやく立ち上げられる柔軟性でした。加えて、電子カルテやMicrosoft 365、FileMaker、Googleスプレッドシートといった外部システムとの連携や、生成AI（ChatGPT／LLM／Dify等）との組み合わせが検証できる拡張性の高さも、選定の理由となりました。

こうして日常業務でのアプリ化が積み重なる中、思わぬ形でQuestetraの価値が証明される出来事がありました。ある日、ネットワーク障害が発生し、電子カルテが一時的に使用できなくなったのです。電話回線だけでは再予約の受付がパンクしかねない状況の中、医療情報部はQuestetraでシンプルな公開Webフォーム（緊急予約受付フォーム）を急遽立ち上げ、事なきを得ました。

導入効果

1. 業務の省力化・自動化

電子カルテリモートアクセス権限申請や問い合わせ対応など、以前は手作業のコピペやメール送信で行っていた大量処理がQuestetraで自動化されました。あわせて、Questetraを扱える事務担当者が院内で育ち、業務改善の核となる人材へと成長しています。

2. 複雑なステークホルダー間のコミュニケーション円滑化

電子カルテ調達時のような「複数部署×複数ベンダ」にまたがる膨大な問い合わせをQuestetra上で処理することで、回答の有無や進捗の可視化が実現し、担当者の負担軽減につながりました。

3. 想定外の場面で発揮された緊急対応力

日常業務のアプリ化を進めるなかで、電子カルテ障害という想定外の事態でも、Questetraで短時間のうちに診療受付フォームを立ち上げて対応でき、業務停止や混乱を最小限に抑えることができました。これは障害対策として事前に準備していたものではなく、普段からアプリ開発に慣れていたことで生まれた結果的な効果です。

4. 医療DX・標準化に向けた基盤づくり

広島大学病院では、病院間や他システムとのデータ連携を見据え、入力データの標準化（コード付与）やRPA連携の検討を進めています。また、同院で確立・安定化した運用フロー（オンコール対応）をテンプレート化し、人材不足に悩む他病院・中小病院へ横展開する動きにもつながっています。

Questetra BPM Suiteの便利な機能

ノーコードでのアプリ設計・改修が可能なため、医療情報部の担当者自身が現場の変化に合わせて迅速にアプリを見直せます。公開Webフォーム機能を使えば、Questetraアカウントを持たない相手からの申請・報告も受け付けられ、ネットワーク障害時にも短時間でシンプルな受付窓口を新設できる点も評価されています。

さらに、電子カルテ・Microsoft 365・FileMaker・Googleスプレッドシートなど外部システムとのデータ連携や、ChatGPT・LLM・Difyといった生成AIとの組み合わせを試行できる拡張性も、他システムにはない強みとして活用されています。

同様の課題を抱える医療機関へのメッセージ

紙・メール・手作業に依存した定型業務や、部署をまたぐ複雑な問い合わせ対応は、多くの医療機関に共通する課題です。Questetra BPM Suiteは、こうした日常業務を現場主導でシステム化できるだけでなく、稟議や各種申請の電子決裁も実現可能であり、いざという時には急な業務にも即応できる基盤として機能します。

小さな業務のアプリ化から始め、担当者自身が運用フローを育てていくことで、現場発の医療DXを着実に前進させませんか？