什麼是推動數位轉型（DX）的 SaaS BPMS？

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推動數位轉型（DX）面臨的挑戰

DX 人才短缺

DX 需要實現業務的數位化。若選擇自行開發或由內部推動，往往需要同時熟悉尖端技術、又能深入理解公司業務的跨域人才。然而，這類 IT 人才相當稀缺，無論招募或培訓，挑戰都不小。

DX 預算爭取困難

許多企業的現有系統或服務已佔用大筆既有預算（包含維運與授權成本），因此難以再編列額外經費投入新的系統。

轉型步驟不明確

不少企業面臨「不知道從哪裡開始」的困惑。其原因往往在於「DX 的目標和推動路徑不明確」、「缺乏梳理業務流程的方法」以及「不清楚該建立什麼樣的內部體制來推動 DX」。

什麼是 DX？

DX（Digital Transformation，數位轉型）是指利用數位技術，推動組織和業務適應外部環境變化（如技術革新）的過程。
DX 不僅僅是導入工具，更是透過創造新價值（如客戶體驗和機制創新），提升企業競爭力，進而變革社會制度、結構和文化。與 DX 相關的常用術語還包括「數位化（Digitization）」和「流程數位化／數位化應用（Digitalization）」。

數位化（Digitization）
指透過導入數位工具實現電子化、無紙化，將紙本/線下資訊或業務流程轉換為數位格式。

流程數位化／數位化應用（Digitalization）
不侷限於公司內部，而是涵蓋客戶、合作夥伴等整個業務流程數位化，包括產品服務提供方式和商業模式的變革。

什麼是 SaaS BPMS？

SaaS BPMS 是指基於雲端的業務流程管理系統，用於管理業務流程（工作流程／Workflow），涵蓋「定義（建立）」、「執行」和「優化」。

*BPMS (Business Process Management System)
是一種用於高效管理和改進組織內業務流程的工具。它可以實現任務流轉與處理的自動化，並能記錄、檢索及將業務流程視覺化。部分服務還可以透過 API 與企業已有的雲端服務對接，實現自動化協同處理。

SaaS BPMS 在 DX 中的關鍵角色

SaaS BPMS 在推動 DX 過程中發揮著以下關鍵作用：

業務流程自動化與高效化

SaaS BPMS 能夠實現業務流程自動化，減少重複任務和手動操作，從而降低人為錯誤並提高效率。這使員工能夠專注於更具創造性的高價值工作，提升整體生產力。作為 DX 的重要組成部分，流程自動化是增強企業競爭力的必要手段。

更迅速的任務流轉

SaaS BPMS 自動執行任務分派並使進度視覺化。這縮短了決策週期，使企業能夠更敏捷地應對市場變化。對於現代企業而言，速度是維持競爭優勢的關鍵。

高擴充性與靈活性

商業環境瞬息萬變。基於雲端的 SaaS BPMS 可以隨著企業成長輕鬆擴展。無論是添加新流程還是調整現有流程都非常簡便，能迅速適應業務需求。

SaaS BPMS 的核心優勢

導入 SaaS BPMS 具有顯著優勢，以下是幾個核心亮點：

低維運成本

SaaS 模式消除了高昂的硬體採購、維護成本以及昂貴的軟體永久許可費用。這使得企業能以極小的初始投資啟動項目，並有效控制後期營運成本。

部署便捷

由於部署在雲端，SaaS BPMS 可快速上線。與傳統的地端（On-premise）解決方案相比，它所需的實施時間和資源投入要少得多。

自動更新

SaaS BPMS 供應商負責系統的升級和維護，使用者隨時都能使用最新功能，並享有持續優化的資安保障。

可擴展性

SaaS BPMS 可以隨業務規模擴大而無縫擴展。例如，企業可以先在單個部門試點，見效後再逐步推廣至全公司。這種靈活性對於應對不斷變化的業務需求至關重要。

什麼是 “Questetra BPM Suite”？

“Questetra BPM Suite”（簡稱 Questetra）是一款日本原創的 SaaS BPMS。它支持無程式碼開發（No-code）業務系統（工作流應用）。只需在瀏覽器中透過拖放圖示繪製業務流程圖，即可完成業務系統的構建。

無程式碼開發

只需拖放流程圖示（節點）即可建立工作流程圖（Workflow）。繪製出的圖形可直接作為業務管理系統運作。透過無程式碼方式，各部門均可自主主導系統的建置與營運。

提升業務品質與速度

透過「自動處理工程（流程中的自動化步驟）」，可以實現各種操作的自動化。Questetra 支援與 Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Box 等多種雲端服務進行 API 聯動。自動化處理減少了人為失誤，顯著提升了業務品質和處理速度。

無需查閱手冊即可完成業務

系統嚴格按照流程圖分配任務。每一步都會明確提示所需的輸入或確認操作。因此，任何人都可以隨時按照規範完成相關工作流程，不再需要翻閱厚重的工作手冊。

業務流程視覺化

所有的工作內容、輸入數據和處理結果都會被完整記錄。您可以在流程圖上直觀地查看進度和處理情況。系統會自動統計「誰、在何時、處理了哪個步驟、耗時多久」，結果可隨時查閱並用於其他業務分析。

實現業務持續改進

Questetra 不僅僅是實現數位化，更支持持續改進（PDCA 循環）。例如，透過自動統計可以發現「哪個環節最耗時（瓶頸）」，進而將瓶頸環節替換為自動化步驟，實現流程優化。

透過 Questetra 加速 DX 策略

使用 SaaS BPMS 軟體 Questetra，可以有效解決 DX 推進過程中的主要課題。

解決 DX 人才短缺問題

Questetra 支持無程式碼建立系統，這意味著業務部門的任何人都可以參與 DX。業務人員自行建置應用，省去了向開發人員解釋業務邏輯的溝通成本。無需額外招聘即可快速啟動 DX，且一線人員能根據回饋即時優化，大大提升改進速度。

更容易獲得 DX 預算

Questetra 採用基於用戶數的按需計費模式。企業可以先從小團隊試點開始，驗證效果後再逐步推廣至全公司。這種「小步快跑」的模式讓投資報酬率 (ROI) 清晰可見，更容易獲得預算支持。

明確 DX 推進步驟

對於「不知道如何整理業務」的企業，Questetra 是絕佳的輔助工具。拖放圖示繪製流程圖的過程，本身就是梳理業務邏輯的過程。

關於「推動機制」，由於無程式碼特性，各部門可獨立完成自身業務的應用開發。如果再指定一名 DX 負責人進行整體協調，轉型過程將更加順暢。

Questetra 能大幅加速 DX。但需要強調的是，解決「DX 願景不明確」的問題，需要管理層向全公司傳達清晰的方向。DX 活動需要組織層面的支持，確定目標業務和管理體制，最終這仍是管理層不可推卸的責任。

結語

作為推動 DX 的核心工具，SaaS BPMS 已成為現代企業不可或缺的一部分。它在自動化、流程梳理和數據應用方面的優勢，能顯著增強企業競爭力及應對市場變化的能力。成功的 DX 需要明確的願景、流程優化、合適的供應商選擇以及持續的監控評估。讓我們利用 SaaS BPMS，開啟數位轉型之路。

Questetra, Inc. (株式会社クエステトラ) ： https://questetra.com/en/
客戶成功案例： https://questetra.com/en-solutions/
工作流應用範本： https://support.questetra.com/category/templates/