如何在 SaaS BPMS 中高效運用 AI

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1. AI 走進日常生活

近年來，AI（Artificial Intelligence：人工智慧）在我們的生活中變得越來越普遍。

「AI」這一概念並非新鮮事物，普遍認為由美國電腦科學家約翰·麥卡錫（John McCarthy）於 1956 年首次提出。AI 是一種模仿人類思維過程來處理資訊的技術。它通過對海量數據進行學習（機器學習），發現其中的模式或規則，從而對事物進行識別和判斷。

個人用戶熟悉的 AI 案例包括 Apple 提供的「Siri」和 Amazon 提供的「Alexa」。這些 AI 助手服務都應用了語音辨識和自然語言處理等技術。

此外，企業對 AI 的利用也在飛速發展。一個典型的例子是 OpenAI 於 2022 年 11 月發佈的 AI 聊天機器人「ChatGPT」。這被稱為生成式 AI（Generative AI），許多企業正積極嘗試將其應用於業務中。

該圖像由 Questetra BPM Suite 的 OpenAI DALL·E 2 插件建立（2022年作品）。

2. 什麼是生成式 AI？

生成式 AI 是一種能夠生成各種內容的人工智慧。傳統 AI 與生成式 AI 的主要區別在於是否具有「創造性」。傳統 AI 的輸出通常是基於現有數據的識別或分類，而生成式 AI 的輸出則是以前不存在的全新內容。

2-1. 傳統 AI

傳統 AI 主要側重於自動化處理預設任務，如識別或預測。例如：圖像辨識、語音辨識和自然語言處理。這些技術已廣泛應用於醫療（輔助影像診斷）、交通（自動駕駛）和 IT（人臉辨識、AI 助手服務）等多個領域。

2-2. 生成式 AI

與之相對，生成式 AI 是生成（創造）文本、圖像、影片、音頻和音樂等內容。由於其生成內容的特性和極高的輸出精準度，其在企業業務中的應用潛力正備受矚目。

2-3. 生成式 AI 的類型與服務案例

生成式 AI 包括以下幾種類型：

文本生成
- 文章（自然語言）生成
- 語音轉文字（逐字稿）
圖像生成
影片生成
音頻生成

在文本生成 AI 中，「自然語言生成」類型通過輸入提示詞（Prompt）來輸出文章；「逐字稿」類型則通過輸入音頻來輸出文字。前者的典型服務是 ChatGPT (OpenAI)，後者則是 Whisper (OpenAI)。

圖像生成 AI 是通過輸入文字描述（Prompt）來生成對應的圖像，如 DALL·E 2 (OpenAI)。

影片生成 AI 是通過輸入提示詞、影片或圖像來生成對應的影片，如 D-ID。

音頻生成 AI 是通過輸入提示詞或音頻樣本來生成對應的語音，如 Microsoft 的 VALL-E。

3. 什麼是 SaaS BPMS？

SaaS BPMS* 是一種用於定義（建立）、執行和優化業務流程（工作流）的「雲端業務流程管理系統」。

* BPMS (Business Process Management System)：一種旨在高效管理和改進組織內部業務流程的工具。它可以實現任務傳遞和處理的自動化，並支持業務流程的記錄、搜索和視覺化。部分服務還支持與企業已有的雲端服務進行 API 整合，實現全自動處理。

4. SaaS BPMS 的優勢

引入 SaaS BPMS 具有諸多優勢，以下是其中的幾個核心重點：

4-1. 低成本

SaaS 模式消除了高昂的硬體採購和維護成本，並減少了軟體授權費用。這使得初期投資降至最低，且能有效管理維運成本。

4-2. 部署簡易

由於 SaaS BPMS 部署在雲端，因此引入非常快速。與地端部署 (On-premise) 解決方案相比，所需的部署時間和資源大大減少。

4-3. 自動更新

SaaS BPMS 供應商負責系統的更新和維護。用戶始終可以享受到最新的功能和安全性提升。

4-4. 高擴展性

SaaS BPMS 可以隨著業務的發展靈活擴容，並根據需要擴展功能。例如，可以先在一個部門試行，見效後再逐步推廣到其他部門。這種擴展性對於應對不斷變化的業務需求至關重要。

5. 什麼是「Questetra BPM Suite」？

「Questetra BPM Suite」（以下簡稱 Questetra）是一款源自日本的 SaaS BPMS。它支持無程式碼（No-code）建構業務系統（工作流應用程式）。只需在瀏覽器上拖放圖示即可建立工作流程圖，業務系統便隨之建成。

Questetra 的主要特點如下：

5-1. 無程式碼開發

通過拖放任務圖示即可建立工作流程圖（業務流程圖）。建立好的圖表可直接作為業務流程管理系統運行。您可以將任何業務流程系統化，且支持各部門業務人員主導系統建構與運作。

5-2. 提升業務效能與準確性

利用自動處理步驟，可以實現各種操作的自動化。它還支持與 Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Box, OpenAI 等雲端服務進行 API 連動。自動化處理可減少人為錯誤和遺漏，顯著提升業務品質和處理速度。

5-3. 無需手冊即可處理業務

系統會嚴格按照工作流程圖分配任務。在每個環節，系統都會提示所需的輸入或確認操作。因此，無論何時何人，都能確保業務按照既定流程準確執行。

5-4. 業務視覺化

操作內容、輸入資訊、處理結果等所有「數據」都會被完整記錄。因此，您可以在工作流程圖上直觀查看進度和業績。例如，系統會自動統計各流程中「何時、由誰、處理了哪個環節、耗時多久」，並支持隨時檢索處理結果以供其他業務參考。

5-5. 實現持續的業務優化與迭代

它不僅僅是數位化，更能實現持續的業務優化與迭代（PDCA 循環）。例如，通過自動統計可以發現「哪個環節最耗時（瓶頸）」，從而通過引入自動處理來優化該瓶頸環節，實現效率飛躍。

6. 生成式 AI 的應用案例

生成式 AI 能夠創造文本、圖像、影片、音頻和音樂等內容。根據生成內容的不同，它可以靈活應用於各種業務場景。

6-1. 文本（自然語言）生成

文本生成 AI 可用於網站上的「智慧客服」，服務於訪客。在企業內部，也可用於輔助編寫 FAQ、文章摘要提取以及校對工作。

6-2. 語音轉文字

轉錄 AI 可用於生成會議或採訪的逐字稿。結合其他 AI 使用，還可以低成本掌握外語音頻內容。例如，將外語音頻轉換為文字，再由 AI 進行自動翻譯和摘要，即可快速生成一份繁體中文版的摘要報告。

6-3. 圖像生成

圖像生成 AI 可應用於廣告和網站的配圖製作。具體包括由 AI 生成大部分圖像，或由 AI 生成部分素材後再由人工合成。這可以大幅降低圖像製作成本和素材搜尋成本。

6-4. 影片與音頻生成

這些 AI 可以助力廣告和網站的影片製作。影片通常是製作成本最高的內容之一，一旦實現自動化，將極大提升業務速度。雖然目前部分影片 AI 的品質仍有提升空間，但未來的發展非常值得期待。

7. 如何在 Questetra 中利用生成式 AI

通過 Questetra，利用生成式 AI 的門檻將大大降低，並更容易將其轉化為日常的定型業務。具體而言，Questetra 與提供 API 的生成式 AI 連動後，可以在 Questetra 的工作流應用程式中自動調用 AI 服務。這可以通過使用 Questetra 已與 OpenAI 各項服務連動的自動處理步驟（插件）來實現。

7-1. 自動建立（廣告/網站）圖像

結合使用 Questetra 和 DALL·E 2 (OpenAI)。在 Questetra 建構的「AI 圖像製作」工作流應用程式中，於「1. input Prompt」環節輸入圖像描述指令。

參考 URL：https://support.questetra.com/zh-cn/templates/ai-art-creation-process-20230713

例如，若想建立一張機器人跳舞的圖，可以輸入：「A robot is dancing. happy, Elegant Futuristic, 3D art, on a white background」。隨後，指令通過 API 發送至 DALL·E 2，生成結果將顯示在 Questetra 介面上。如果不滿意，點擊重新生成按鈕即可。滿意的圖像可以下載並進一步加工利用。