SaaS BPMS（Business Process Management System，業務流程管理系統）近年來作為支援各類企業活動中所需業務改善的平台而備受關注。與傳統 BPMS 相比，其透過在雲端運行提升了彈性，並能大幅降低維持與管理成本，這是其顯著特徵。
另一方面，生成式 AI 作為一種基於大量資料生成新內容的技術正迅速演進，已開始在文字、影像、影片、音訊等多方面被運用。將其導入業務之中，可望實現各類流程的節省人力與提升效率，因此受到許多企業高度關注。
本文將在整理 SaaS BPMS 與生成式 AI 基礎的同時，廣泛解說將兩者整合的優勢、具體導入方法，以及應用案例等內容。若你希望更深入改善自家業務課題，歡迎參考本文。
SaaS BPMS 是什麼？
解說在雲端運作的 BPMS 特徵與導入優勢。
SaaS BPMS 是一種在雲端環境中運作形態的業務流程管理系統。與本地部署型（On-Premise）BPMS 相比，不需要企業自行建置與維護基礎設施，因而能減輕導入成本與營運負擔，這是其最大的特徵之一。使用企業不必在內部準備伺服器，即使沒有專業知識也能在短時間內開始使用，這也是其優勢所在。
即使企業不自行管理，供應商也會靈活應對更新與資安對策。因此更容易導入最新功能，並能抑制資安風險。此外，由於可從世界各地存取，也適合遠距工作以及與海外據點協作。
這類 SaaS 型特性，對於需要頻繁檢討業務步驟與工作流程的企業而言非常有用。特別是業務規則變更多的企業，或重視導入速度的新創公司，也可以說 SaaS BPMS 是值得積極評估的工具
BPM 與 BPMS 的差異
BPM（Business Process Management）是指對企業內的業務流程整體進行設計、分析、改善的一種思維與方法。相較之下，BPMS（Business Process Management System）則是以工具形式支援 BPM 概念，使流程視覺化、自動化與管理能更順暢進行的系統。
BPM 作為管理手法被廣義使用，目標在於組織整體業務流程的最佳化；而 BPMS 則是將其在具體運作層面落地的軟體。能在管理畫面中繪製業務流程「設計圖」，並將其狀態即時分享給相關人員，這是其重要特徵。
－SaaS 型 BPMS 的特徵與傳統型的比較
傳統型 BPMS 多以本地部署方式導入，伺服器建置、授權費用以及系統維護管理都會成為導入企業的重大負擔。另一方面，SaaS 型 BPMS 只要透過網頁瀏覽器即可立即使用，能大幅削減導入所需的初期投資。
此外，SaaS 型以「按使用量付費」的訂閱模式為主流，因此更容易清楚管理成本。也有許多產品具備完善的無程式碼或低程式碼功能，可大幅縮短開發與改修所需時間，其優勢在於不僅系統人員，業務現場部門使用者也更容易上手。
生成式 AI 是什麼？
整理目前備受關注的生成式 AI 概要、與傳統 AI 的差異、以及使用情境。
生成式 AI 是一種基於輸入資料與學習模型，生成新的文字、影像、音訊等內容的技術。過去的 AI 多在分類與預測方面發揮效用，而生成式 AI 的最大特徵在於能夠「生成」全新內容。
近年來，基於文字生成模型的聊天機器人、基於影像生成模型的設計支援等，已在多領域推進應用。隨著 AI 技術進化，自動生成自然語言表達與多樣化影像/影片的精度顯著提升，商務活用的可能性也進一步擴大。
目前在諮詢應對、業務（銷售）活動、內容行銷等多種情境中都能看到生成式 AI 的導入案例。與 SaaS BPMS 整合後，不僅能擴大業務自動化範圍，也能用於產生改善方案的想法，因此備受矚目。
－與傳統 AI 的差異點
傳統 AI 主要從大量資料中抽取特徵並進行分類或判斷，而生成式 AI 更進一步，能輸出所謂「創造性」成果。例如，文字生成 AI 能在理解輸入文字脈絡的同時，自動撰寫新文件，也就是能做到「自動生成」。
此外，影像生成 AI 也能解析既有影像，生成具有相似結構或風格的新影像。這些能力能提升行銷資料、產品型錄等製作效率，並大幅支援傳統 AI 不擅長的創意型工作。
－生成式 AI 的優勢與活用案例
生成式 AI 的重要優勢之一是：即使人不從零開始構思，也能高速輸出點子或文案。對於原本以人工為主、耗時耗力的部分，透過事先學習的模型即可在短時間生成成果，進而提升業務效率與生產力。
例如，在客戶應對腳本、Web 文章初稿、社群媒體創意製作等方面活用生成式 AI，可大幅降低負責人的作業負擔。此外，多語言翻譯與摘要也能在短時間完成，是支援國際化業務拓展的強力手段。
SaaS BPMS 與生成式 AI 結合的優勢
解讀兩者協同：同時實現流程視覺化與高階自動化。
SaaS BPMS 是將企業內部各類流程數位化，並統一管理核准、通知等工作流程的平台。結合生成式 AI 後，不僅停留在自動化，也能擴展到改善方案提示與文件製作效率化等更高階應用。
生成式 AI 提供的新提案與內容生成能力，與 SaaS BPMS 中視覺化的業務流程結合後，有助於組織整體主動推進改善活動。特別是在客戶應對或商品企劃等涉及多部門的流程中，可望獲得顯著效果。
－流程視覺化與改善提案的自動化
可將 SaaS BPMS 上監控的業務資料輸入生成式 AI，由 AI 指出流程中的瓶頸或浪費。例如，若核准步驟耗時過長，AI 可提出可自動化的功能或改善方向。
同時也逐漸出現這樣的運用：不必由負責人從零思考新流程設計，而是 AI 依據過往類似案例提出最適流程原型。如此一來，過去必須依賴專家知識的業務改善，也能讓更廣泛的員工更輕鬆地進行。
－透過任務管理與自動化防止屬人化
將 SaaS BPMS 的自動化功能與生成式 AI 結合，可讓任務推進不過度依賴個人負擔或技能。例如，AI 起草定型郵件，系統自動推進審閱流程等，可將屬人化流程標準化。
也能更容易在組織內共享訣竅與知識。透過讓系統記錄流程、並讓 AI 持續提示最適解，可降低離職或部門異動帶來的風險。
－透過與外部系統整合提升效率
SaaS BPMS 透過與 CRM、ERP 等系統 API 整合，可實現資料集中管理與業務流程一體化。活用生成式 AI，也能基於整合資料自動生成報告與市場分析，或製作針對客戶的提案資料。
隨著資料活用範圍擴大，可從業務（銷售）活動到後勤業務廣泛提升效率。特別是在能提升客戶滿意度的領域，可讓現場負責人專注於更高附加價值的活動，並帶動企業競爭力強化
選擇 SaaS BPMS 時的檢查要點
為導入最適合自家的 SaaS BPMS，介紹需要掌握的標準。
SaaS BPMS 產品眾多，各自特徵與適用企業規模不同。應在明確導入目的與運用體制後，檢查是否具備必要功能、擴充性是否充分等，這對選型非常重要。
特別是在考慮生成式 AI 整合時，也應重視後續透過 API 導入外部服務時的門檻是否足夠低。掌握以下要點，可降低失敗風險並順利完成系統選擇。
－成本削減
透過檢討屬人化與人工操作，可削減多餘人力、紙張使用與保管成本等。在勞動力短缺日益嚴峻的情況下，最佳化必要人力配置是企業成長的重要優勢。
在已將報銷與發票處理電子化的企業中，也有「每件處理成本大幅下降」的案例。透過徹底效率化而產生的時間與資源，可轉投核心業務與新事業。
－BPMN 支援與工作流程範本的充實度
BPMN（Business Process Model and Notation）是將業務流程以圖形方式視覺化的國際標準。若產品支援 BPMN，可更順暢地進行流程建模，也更容易導入他社案例與既有範本。
同時，是否提供充實的工作流程範本也很重要。部分產品提供大量可立即導入的範本，如核准流程、請款管理流程等常用業務流程。
－可客製化程度、是否支援無程式碼/低程式碼開發
業務規格持續變化，因此具備可按需靈活客製的機制非常重要。若產品支援無程式碼/低程式碼開發，即使是非工程師的業務人員也更容易修改流程或製作簡易應用，從而快速推進導入後的持續改善循環。
此外，能客製的範圍越廣，越容易反映組織自身的知識與訣竅。不論初期導入或持續營運，都應列為重點確認項目。
－以生成式 AI 整合為前提的 API 彈性
若考慮與生成式 AI 整合，關鍵在於該 SaaS BPMS 是否具備便於與外部服務順暢交換資訊的 API 或 Webhook 機制。API 易於使用時，可更容易追加導入聊天機器人、翻譯引擎、影像生成工具等多種 AI 服務。
對於未來可能擴充功能的企業，或計畫更換其他 AI 工具的企業，選擇採用開放規格的 SaaS BPMS，可降低風險。
推薦的 SaaS BPMS 產品
SaaS BPMS 在國內外大量湧現，這裡介紹導入實績與功能評價較高的產品。
最適合的產品會因組織規模、產業、希望整合的外部工具而不同。建議結合功能需求，並比較支援體制與使用成本等因素後再評估導入。
－Questetra BPM Suite
Questetra BPM Suite 作為純日本產 SaaS BPMS，在眾多日本企業中擁有導入實績。其強調無程式碼開發，業務使用者可透過拖放方式直觀構建工作流程，這是其特徵。
此外，其具備多樣化的自動化功能，不僅可用於內部核准流程，也可將定型表單製作與客戶應對等多種業務進行統一管理。其架構具備較高彈性，易於推進與生成式 AI 整合（如諮詢應對、翻譯等），這也是其魅力所在。
SaaS BPMS 與生成式 AI 可做到的主要活用例
從內外部溝通到資訊製作，介紹具體活用例。
社會上存在各種業務，其中多數可分為「定型流程」與「創意性作業」。在以 SaaS BPMS 管理定型流程的同時，由生成式 AI 輔助創意性產出，可使組織整體生產力大幅提升。
這裡將列舉實際推進企業逐漸增加的活用例，並逐一詳細解說。對於屬人化部分，應以系統與 AI 雙輪推進效率化尤為重要。
－諮詢應對文案的自動生成
客戶諮詢內容與表達多樣，往往成為負責人的負擔。若使用 SaaS BPMS 自動取得諮詢表單輸入並指派負責人，同時由生成式 AI 參考升級內容與範本起草回覆文案，便能兼顧縮短處理時間與維持品質。
此外，生成式 AI 可從歷史諮詢紀錄學習常見問題與回答模式，提出更準確的文案建議。負責人只需專注最終檢查與微調，從而提升客戶滿意度的可能性。
－手冊製作與翻譯業務的效率化
業務手冊與操作步驟書是組織的重要知識資產，但初次製作與後續維護更新需要大量成本。透過 SaaS BPMS 建立核准流程，並結合生成式 AI 的草稿生成，可實現新舊手冊的快速製作與更新。
此外，在需要多語言擴展的企業中，翻譯業務常是重大課題。讓生成式 AI 負責初期翻譯雖仍需專家檢查，但能在短時間完成大量翻譯初稿，從而提升國際業務推進速度。
－將影像/影片活用流程化
在產品設計、廣告創意等大量使用影像/影片的業務中，SaaS BPMS 與生成式 AI 結合也有很大優勢。可在流程管理系統上統一管理概念審查與核准流程，並導入生成式 AI 的影像/影片自動生成與編輯輔助，從而提升創意製作的品質與速度。
例如，在 BPMS 上管理新品 PR 影片製作流程的同時，由 AI 製作影像初稿，使人能專注於高附加價值部分。由此部門間溝通也更順暢，並更容易在短期內完成專案。
總結
將 SaaS BPMS 與生成式 AI 結合，可實現前所未有的彈性與業務效率提升。依據企業課題選擇最適合的工具並完善運用體制，即可把業務改善推進至下一階段。
SaaS BPMS 是支撐業務流程視覺化與自動化的基礎，而生成式 AI 則促進對依賴人工的作業進行效率化並活用知識訣竅。兩者整合將進一步拓展企業競爭力提升的可能性。
導入時，應選擇易於視覺化的 BPMS 與可靈活整合的生成式 AI，並在導入後持續保持改善意識非常重要。透過導入新技術並構建最適合自家的流程，即可打造強大的競爭力。
本文介紹的 Questetra BPM Suite 也準備了大量活用生成式 AI 的業務改善示例，並可 60 天免費試用，歡迎親自體驗生成式 AI 驅動的業務改善。