如何在 SaaS BPMS 中高效利用 AI

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1. AI 走进日常生活

近年来，AI（Artificial Intelligence：人工智能）在我们的生活中变得越来越普遍。

“AI” 这一概念并非新鲜事物，普遍认为由美国计算机科学家约翰·麦卡锡（John McCarthy）于 1956 年首次提出。AI 是一种模仿人类思维过程来处理信息的技术。它通过对海量数据进行学习（机器学习），发现其中的模式或规则，从而对事物进行识别和判断。

个人用户熟悉的 AI 案例包括 Apple 提供的 “Siri” 和 Amazon 提供的 “Alexa”。这些 AI 助手服务都应用了语音识别和自然语言处理等技术。

此外，企业对 AI 的利用也在飞速发展。一个典型的例子是 OpenAI 于 2022 年 11 月发布的 AI 聊天机器人 “ChatGPT”。这被称为生成式 AI（Generative AI），许多企业正积极尝试将其应用于业务中。

该图像由 Questetra BPM Suite 的 OpenAI DALL·E 2 插件创建（2022年作品）。

2. 什么是生成式 AI？

生成式 AI 是一种能够生成各种内容的人工智能。传统 AI 与生成式 AI 的主要区别在于是否具有“创造性”。传统 AI 的输出通常是基于现有数据的识别或分类，而生成式 AI 的输出则是以前不存在的全新内容。

2-1. 传统 AI

传统 AI 主要侧重于自动化处理预设任务，如识别或预测。例如：图像识别、语音识别和自然语言处理。这些技术已广泛应用于医疗（辅助影像诊断）、交通（自动驾驶）和 IT（人脸识别、AI 助手服务）等多个领域。

2-2. 生成式 AI

与之相对，生成式 AI 是生成（创造）文本、图像、视频、音频和音乐等内容。由于其生成内容的特性和极高的输出精度，其在企业业务中的应用潜力正备受瞩目。

2-3. 生成式 AI 的类型与服务案例

生成式 AI 包括以下几种类型：

文本生成
- 文章（自然语言）生成
- 语音转文字（转录）
图像生成
视频生成
音频生成

在文本生成 AI 中，“自然语言生成”类型通过输入提示词（Prompt）来输出文章；“转录”类型则通过输入音频来输出文字。前者的典型服务是 ChatGPT (OpenAI)，后者则是 Whisper (OpenAI)。

图像生成 AI 是通过输入文字描述（PROMPT）来生成对应的图像，如 DALL·E 2 (OpenAI)。

视频生成 AI 是通过输入提示词、视频或图像来生成对应的视频，如 D-ID。

音频生成 AI 是通过输入提示词或音频样本来生成对应的语音，如 Microsoft 的 VALL-E。

3. 什么是 SaaS BPMS？

SaaS BPMS* 是一种用于定义（创建）、执行和优化业务流程（工作流）的“云端业务流程管理系统”。

* BPMS (Business Process Management System)：一种旨在高效管理和改进组织内部业务流程的工具。它可以实现任务的传递和处理自动化，并支持业务流程的记录、搜索和可视化。部分服务还支持与企业已有的云服务进行 API 集成，实现全自动处理。

4. SaaS BPMS 的优势

引入 SaaS BPMS 具有诸多优势，以下是其中的几个核心重点：

4-1. 低成本

SaaS 模式消除了高昂的硬件采购和维护成本，并减少了软件授权费用。这使得初期投资降至最低，且能有效管理运维成本。

4-2. 部署简便

由于 SaaS BPMS 部署在云端，因此引入非常快捷。与本地部署 (On-premise)解决方案相比，所需的部署时间和资源大大减少。

4-3. 自动更新

SaaS BPMS 供应商负责系统的更新和维护。用户始终可以享受到最新的功能和安全性的提升。

4-4. 可扩展性

SaaS BPMS 可以随着业务的发展灵活扩容，并根据需要扩展功能。例如，可以先在一个部门试行，见效后再逐步推广到其他部门。这种可扩展性对于应对不断变化的业务需求至关重要。

5. 什么是 “Questetra BPM Suite”？

“Questetra BPM Suite”（以下简称 Questetra）是一款源自日本的 SaaS BPMS。它支持无代码（No-code）构建业务系统（工作流应用）。只需在浏览器上拖拽图标即可创建工作流图，业务系统便随之建成。

Questetra 的主要特点如下：

5-1. 无代码开发

通过拖拽任务图标即可创建工作流图（业务流程图）。创建好的图表可直接作为业务流程管理系统运行。您可以将任何业务流程系统化，且支持各部门业务人员主导系统构建与运行。

5-2. 提升业务效能与准确性

利用自动处理步骤，可以实现各种操作的自动化。它还支持与 Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Box, OpenAI 等云服务进行 API 联动。自动化处理可减少人为失误和遗漏，显著提升业务质量和处理速度。

5-3. 无需手册即可处理业务

系统会严格按照工作流图分配任务。在每个环节，系统都会提示所需的输入或确认操作。因此，无论何时何人，都能确保业务按照既定流程准确执行。

5-4. 业务可视化

操作内容、输入信息、处理结果等所有“数据”都会被完整记录。因此，您可以在工作流图上直观查看进度和业绩。例如，系统会自动统计各流程中“何时、由谁、处理了哪个环节、耗时多久”，并支持随时检索处理结果以供其他业务参考。

5-5. 实现持续的业务优化与迭代

它不仅仅是数字化，更能实现持续的业务优化与迭代（PDCA 循环）。例如，通过自动统计可以发现“哪个环节最耗时（瓶颈）”，从而通过引入自动处理来优化该瓶颈环节，实现效率飞跃。

6. 生成式 AI 的应用案例

生成式 AI 能够创造文本、图像、视频、音频和音乐等内容。根据生成内容的不同，它可以灵活应用于各种业务场景。

6-1. 文本（自然语言）生成

文本生成 AI 可用于网站上的“智能客服”，服务于访客。在企业内部，也可用于辅助编写 FAQ/问答、文章摘要提取以及校对工作。

6-2. 语音转文字

转录 AI 可用于生成会议或采访的纪要。结合其他 AI 使用，还可以低成本掌握外语音频内容。例如，将外语音频转换为文字，再由 AI 进行自动翻译和摘要，即可快速生成一份中文版的摘要报告。

6-3. 图像生成

图像生成 AI 可应用于广告和网站的配图制作。具体包括由 AI 生成大部分图像，或由 AI 生成部分素材后再由人工合成。这可以大幅降低图像制作成本和素材搜寻成本。

6-4. 视频与音频生成

这些 AI 可以助力广告和网站的视频制作。视频通常是制作成本最高的內容之一，一旦实现自动化，将极大提升业务速度。虽然目前部分视频 AI 的质量仍有提升空间，但未来的发展非常值得期待。

7. 如何在 Questetra 中利用生成式 AI

通过 Questetra，利用生成式 AI 的门槛将大大降低，并更容易将其转化为日常的定型业务。具体而言，Questetra 与提供 API 的生成式 AI 联动后，可以在 Questetra 的工作流应用中自动调用 AI 服务。这可以通过使用 Questetra 已与 OpenAI 各项服务联动的自动处理步骤（插件）来实现。

7-1. 自动创建（广告/网站）图像

结合使用 Questetra 和 DALL·E 2 (OpenAI)。在 Questetra 构建的“AI 图像制作”工作流应用中，于 “1. input Prompt” 环节输入图像描述指令。

参考 URL：https://support.questetra.com/zh-cn/templates/ai-art-creation-process-20230713

例如，若想创建一张机器人跳舞的图，可以输入：“A robot is dancing. happy, Elegant Futuristic, 3D art, on a white background”。随后，指令通过 API 发送至 DALL·E 2，生成结果将显示在 Questetra 界面上。如果不满意，点击重新生成按钮即可。满意的图像可以下载并进一步加工利用。