SaaS BPMS（Business Process Management System，业务流程管理系统）近年来作为支持各类企业活动中所需的业务改善的平台而备受关注。与传统 BPMS 相比，通过在云端运行提升了灵活性，并能够大幅降低维持与管理成本，这是其显著特点。
另一方面，生成式 AI 作为一种基于海量数据生成新内容的技术正迅速演进，并开始在文本、图像、视频、音频等多个方向得到应用。将其嵌入业务之中，可望实现各类流程的自动化与效率提升，因此吸引了众多企业的高度关注。
本文将在整理 SaaS BPMS 与生成式 AI 基础概念的基础上，广泛解读将二者联动的优势、具体导入方式以及应用案例等内容。希望更深度改善本企业业务课题的读者，不妨参考本文。
什么是 SaaS BPMS？
解读运行于云端的 BPMS 特点与导入优势。
SaaS BPMS 是一种在云环境中运行形态的业务流程管理系统。其最大特点之一在于，与本地部署型（On-Premise）BPMS 相比，不再需要企业自行进行基础设施构建与维护管理，从而减轻导入成本与运维负担。使用企业无需在内部准备服务器，即便没有专业知识也能在短时间内开始使用，这是其优势所在。
即使企业不自行管理，供应商也会灵活应对更新与安全对策。因此更容易导入最新功能，同时也能抑制安全风险。并且由于可以从全球任何地点访问，也适用于远程办公以及与海外据点协作。
这种 SaaS 形态的特征，对需要频繁审视业务步骤与工作流的企业而言非常有用。尤其是业务规则变更较多的企业，或重视导入速度的初创企业，也可以说 SaaS BPMS 是值得积极评估的工具。
BPM 与 BPMS 的区别
BPM（Business Process Management，业务流程管理）是指为了在企业内部对业务流程整体进行设计、分析、改善的一套思想与方法。与此相对，BPMS（Business Process Management System）是以工具形态支援 BPM 概念，使流程可视化、自动化与管理更顺畅进行的系统。
BPM 作为管理方法被广义使用，目标是组织整体业务流的最优化；而 BPMS 则是将其在具体运行层面实现的软件。可以在管理界面中绘制业务流程“设计图”，并将其状态实时共享给相关人员，这是其重要特征。
－SaaS 型 BPMS 的特征与传统型的比较
传统型 BPMS 多以本地部署方式导入，服务器构建、许可费用以及系统运维管理都会成为导入企业的重大负担。另一方面，SaaS 型 BPMS 可通过 Web 浏览器立即使用，能够大幅削减导入所需的初期投资。
此外，SaaS 型以“按使用量付费”的订阅模式为主流，因此更容易清晰管理成本。也有许多产品具备完善的无代码或低代码功能，可将开发与改修所需时间大幅缩短，其优势在于不仅系统人员，业务现场部门用户也更易上手。
什么是生成式 AI？
整理当前备受关注的生成式 AI 概要、与传统 AI 的差异、以及应用场景。
生成式 AI 是一种基于给定数据与学习模型，生成新的文本、图像、音频等内容的技术。过去的 AI 在分类与预测方面发挥作用，而生成式 AI 的最大特点在于能创造全新的内容。
近年来，基于文本生成模型的聊天机器人、基于图像生成模型的设计辅助等应用在多个领域持续推进。随着 AI 技术进化，自动生成自然语言表达与多样化图像/视频的精度显著提升，业务应用的可能性进一步扩大。
如今在售后支持、销售活动、内容营销等多种业务场景中都能看到生成式 AI 的导入案例。通过与 SaaS BPMS 联动，不仅可扩大业务自动化范围，也能用于生成改善方案的构思，因此备受关注。
－与传统 AI 的差异点
传统 AI 主要是从海量数据中提取特征并进行分类与判断，而生成式 AI 更进一步，能输出所谓“创造性”的成果。例如，文本生成 AI 能在理解输入文本语境的同时，自动撰写新的文档，即可实现“自动化生成”。
此外，图像生成 AI 也可以解析既有图像，并生成具有相似结构或风格的图像。这些能力可提高营销资料或产品目录等制作效率，并大幅支援传统 AI 不擅长的创意型任务。
－生成式 AI 的优势与应用案例
生成式 AI 的重要优势之一是：无需人从零构思，也能高速输出创意与文案。对于以手工作业为主、耗时耗力的部分，基于预先学习的模型即可在短时间生成成果，从而提高业务效率与生产力。
例如，在客户应对脚本、Web 文章初稿、社交媒体创意制作等方面使用生成式 AI，可显著降低负责人负担。此外，多语言翻译与摘要也能在短时间完成，是支撑国际化业务拓展的强力手段。
SaaS BPMS 与生成式 AI 结合的优势
解读二者协同：同时实现流程可视化与高级自动化。
SaaS BPMS 是将企业内部各类流程数字化，并统一管理审批、通知等工作流的平台。将其与生成式 AI 结合后，不仅仅停留在自动化，还可将视野扩展至改善方案提示与文档制作效率化等。
生成式 AI 提供的新提案与内容生成能力，与 SaaS BPMS 中被可视化的业务流程结合后，可促使组织整体更主动地开展改善活动。尤其在客户应对、商品企划等涉及多部门的流程中，预期将产生显著效果。
－流程可视化与改善提案的自动化
可以考虑将 SaaS BPMS 上监控的业务数据输入生成式 AI，由 AI 指出流程中的瓶颈或浪费。例如，当审批步骤耗时过长时，AI 能提议可自动化的功能或改造方向。
同时也逐渐出现这样的运用：无需负责人从零思考新流程设计，而是 AI 基于过往类似案例提出最优流程原型。由此，过去必须依赖专家知识的业务改善，也能让更广泛的员工更轻松地开展。
－通过任务管理与自动化防止过度依赖特定人员
将 SaaS BPMS 的自动化功能与生成式 AI 结合，可让任务推进不再过度依赖个人负担或技能。例如，AI 起草定型邮件，系统自动推进审阅流程等，可将过度依赖特定人员的流程标准化。
同时也能更容易在组织内部共享经验与知识储备。通过让系统记录流程、并让 AI 持续提示最优解，可降低离职或部门调动带来的风险。
－通过与外部系统联动实现效率提升
SaaS BPMS 通过与 CRM、ERP 等系统进行 API 联动，可实现数据集中管理与业务流程一体化。利用生成式 AI，也可以基于联动数据自动生成报告与市场分析，或制作面向客户的提案资料。
随着数据应用范围扩大，可从销售活动到后台业务广泛提升效率。尤其在能提升客户满意度的领域，可让现场负责人集中于更高附加价值的活动，并带动企业竞争力增强。
选择 SaaS BPMS 时的检查要点
为导入最适合本企业的 SaaS BPMS，介绍需要掌握的选型标准。
SaaS BPMS 产品众多，各自特征与适用企业规模不同。需要在明确导入目的与运用体制的基础上，检查是否具备必要功能、扩展性是否充分等，进行选型非常关键。
特别是在考虑生成式 AI 联动时，也应重视后续通过 API 引入外部服务时的门槛是否足够低。掌握以下要点，有助于降低失败风险并顺利进行系统选型。
－成本削减
通过审视过度依赖特定人员的工作与人工作业，可削减无谓人力、纸张使用以及保管成本等。在劳动力短缺日益严峻的背景下，优化必要人手配置将成为企业成长的重要优势。
在已将报销与发票处理电子化的企业中，也有“每件处理成本大幅下降”的案例。通过彻底效率化而产生的时间与资源，可转投核心业务与新业务。
－BPMN 支持与工作流模板充实度
BPMN（Business Process Model and Notation）是将业务流程以图形方式可视化的国际标准。若产品支持 BPMN，可更顺畅地进行流程建模，也更容易导入他社案例与既有模板。
同时，是否提供充实的工作流模板也很重要。部分产品提供大量可立即导入的模板，如审批流程、结算管理流程等常用业务流程。
－可定制性、是否支持无代码/低代码开发
业务规格持续变化，因此具备可按需灵活定制的机制非常重要。若产品支持无代码/低代码开发，即使是非工程师的业务人员也更容易修改流程或制作简单应用，从而快速推进导入后的持续改善循环。
此外，可定制范围越广，越容易反映组织自身的知识与核心技能。无论初期导入还是持续运营，都应作为重点确认项。
－面向生成式 AI 联动的 API 灵活性
如需考虑与生成式 AI 联动，关键在于该 SaaS BPMS 是否具备便于与外部服务顺畅交换信息的 API 或 Webhook 机制。若 API 易于使用，可更容易追加导入聊天机器人、翻译引擎、图像生成工具等多种 AI 服务。
对于未来可能扩展功能的企业，或计划更换其他 AI 工具的企业，选择采用开放规格的 SaaS BPMS，可降低风险。
推荐的 SaaS BPMS 产品
SaaS BPMS 在国内外大量涌现，这里介绍导入实绩与功能评价较高的产品。
适合的产品会因组织规模、行业、希望联动的外部工具而不同。建议结合功能需求，比较支持体制与使用成本等因素后再进行导入评估。
－Questetra BPM Suite
Questetra BPM Suite 作为源自日本的 SaaS BPMS，在众多日本企业中拥有导入实绩。其强调无代码开发，业务用户可通过拖拽方式直观构建工作流，这是其特征。
此外，其具备多样化的自动化功能，不仅可用于内部审批流程，也可对定型表单制作与客户应对等多种业务进行统一管理。其架构具备较高灵活性，易于推进与生成式 AI 联动（如售后支持、翻译等），这也是其魅力所在。
SaaS BPMS 与生成式 AI 可实现的主要应用示例
从内外部沟通到信息制作，介绍具体应用示例。
社会中存在各种业务，其中多数可分为“定型流程”与“创意性作业”。在用 SaaS BPMS 管理定型流程的同时，由生成式 AI 辅助创意性产出，可显著提升组织整体生产力。
这里将列举实际推进企业不断增加的应用示例，并逐一详细解说。对过度依赖特定人员的部分，需要以系统与 AI 双轮驱动推进效率化尤为重要。
－售后支持文案的自动生成
客户咨询内容与表达多样，往往成为负责人的负担。若使用 SaaS BPMS 自动获取咨询表单输入并分配负责人，同时由生成式 AI 参考升级内容与模板起草回复文案，则可兼顾缩短处理时间与维持质量。
此外，生成式 AI 可从历史咨询记录学习常见问题与回答模式，提出更准确的文案建议。负责人只需专注最终检查与微调，从而提升客户满意度的可能性。
－手册制作与翻译业务的效率化
业务手册与操作步骤书是组织的重要知识资产，但初次制作与后续维护更新需要大量成本。通过 SaaS BPMS 建立审批流程，并结合生成式 AI 生成草稿，可实现新旧手册的快速制作与更新。
此外，在需要多语言扩展的企业中，翻译业务常是重大课题。让生成式 AI 负责初期翻译虽仍需专家检查，但能在短时间完成大量翻译初稿，从而提升国际业务推进速度。
－将图像/视频应用流程化
在产品设计、广告创意等大量使用图像/视频的业务中，SaaS BPMS 与生成式 AI 结合也有很大优势。可在流程管理系统上统一管理概念评审与审批流程，并引入生成式 AI 的图像/视频自动生成与编辑辅助，从而提升创意制作质量与速度。
例如，在 BPMS 上管理新品 PR 视频制作流程的同时，由 AI 制作影像初稿，使人能集中在高附加值部分。由此部门间沟通也更顺畅，项目更易在短期内完成。
总结
将 SaaS BPMS 与生成式 AI 结合，可实现前所未有的灵活性与业务效率提升。根据企业课题选择最适合的工具并完善运用体制，即可将业务改善推进至下一阶段。
SaaS BPMS 是支撑业务流程可视化与自动化的基础，而生成式 AI 则促进对依赖人工的作业进行效率化并活用知识诀窍。二者联动将进一步拓展企业竞争力提升的可能性。
导入时，应选择易于可视化的 BPMS 与可灵活联动的生成式 AI，并在运用后持续保持改善意识非常重要。通过引入新技术并构建最适合企业的流程，即可打造强大的竞争力。
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