出荷梱包作業の遅延を検知し、別担当者へ作業を自動で割り振り、作業チームの稼働率を向上します。
1．課題：作業完了時間のばらつきによる遅延
◯◯アウトソーシング社は、出荷作業を受注から3時間以内に終えるサービスレベルで業務を受託しています。梱包作業チームのスタッフは、受注管理チームの指示に従い、梱包作業を実施します。
多数の出荷案件を受注した場合、1人のスタッフに複数の梱包作業が割り当てられます。案件ごとに梱包作業にかかる時間は異なり、一部のスタッフは梱包作業に時間がかかり、次の作業に着手できないことがあります。一方で、手が空いているスタッフは、他スタッフが担当している未着手作業に気づくことができず、結果、梱包作業の着手が遅れ、出荷納期に間に合わず、問題となっています。
2．解決策：遅延作業を別スタッフへ割当
◯◯アウトソーシング社は、梱包作業チームの稼働効率を最適化するために、作業割当ルールを変更します。
プロセスオーナーは、作業割当後、2時間経過した未完了の作業を他のスタッフに自動割当する仕組みを追加設定します。
Before :
出荷指示から梱包作業までの流れは以下です。
- 通販受注管理チームから”1.出荷指示入力”工程で出荷先住所や納品物が入力されます。
- 管理チームリーダの指示内容確認後、梱包作業スタッフへ作業が割り当てられます。
- 梱包作業完了と同時に、出荷先へ発送メールが送信されます。
After :
出荷指示から梱包作業までの流れは以下です。
- 通販受注管理チームから”1.出荷指示入力”工程で出荷先住所や納品物が入力されます。
- 管理チームリーダの指示内容確認後、梱包作業スタッフへ作業が割り当てられます。
- ”4.梱包完了”工程が2時間で処理完了しなければ、別のスタッフに梱包作業が割り当てられます。
- 梱包作業完了と同時に、出荷先へ発送メールが送信されます。
3．効果
3.1 出荷納期の遵守
- 梱包作業チームの稼働率が上がることにより、梱包作業開始の遅延が防止でき、出荷案件の納期遵守が期待できます。
3.2 人件費増の抑止
- 梱包作業の割振が平準化され、スタッフの作業効率が向上します。スタッフの増員が不要となり、人件費増の防止が期待できます。
3.3 管理作業の効率化
- 梱包作業チームの負荷が均等になることで、チームの管理者は、チームスタッフの作業負荷を調整する必要がなくなります。
4．事例展開
問い合わせ対応、クレーム対応、稟議申請、見積作成 等
